Automatisering van gasten-check-ins en schoonmaakworkflows voor een 18e-eeuws luxehotel

Domaine Sur Les Sarts is een luxe hotel, spa en seminarie locatie gelegen in België. Gelegen in een verbouwde 18e-eeuwse kasteelhoeve die tien jaar geleden volledig is gerenoveerd, biedt het premium landgoed hoogwaardige accommodaties naast evenementenruimtes. Historisch gezien beheerde de accommodatie haar fysieke sleutels via een traditioneel receptiemodel, waardoor een uitgebreid tijdsvenster voor de planning noodzakelijk was voor het receptiepersoneel om sleutels fysiek aan elke aankomende gast te overhandigen. Deze handmatige operationele opzet creëerde aanzienlijke frictie tijdens niet-standaard aankomsttijden. Late check-ins in de nacht en vroege aankomsten van gasten leidden vaak tot planningsdruk en logistieke uitdagingen voor de accommodatie. Omdat een receptionist fysiek aanwezig moest zijn bij de balie om sleutels uit te delen, dwongen onverwachte wijzigingen in de aankomsttijden van gasten het hotel om een inflexibel, arbeidsintensief receptieschema te handhaven.

Om deze operationele knelpunten op te lossen, heeft Domaine Sur Les Sarts het geautomatiseerde sleutelbeheersysteem van Keycafe in hun pand geïntegreerd. Binnen de gemoderniseerde workflow neemt het hotel enkele dagen voor aankomst contact op met de gasten om hen standaard aankomstinformatie en nauwkeurige, stapsgewijze instructies te verstrekken over het gebruik van het Keycafe systeem.

Wanneer gasten ter plaatse arriveren, hoeven ze niet langer te wachten bij de receptie. In plaats daarvan voeren ze een self-service check-in uit bij de Keycafe smart locker, waarbij ze hun kamersleutel in minder dan twee minuten ophalen voordat ze rechtstreeks naar hun accommodatie gaan. Ondanks aanvankelijke aarzeling van enkele medewerkers tijdens de beginfase van de implementatie, heeft het hele team zich snel aan het systeem aangepast, door het te integreren in de dagelijkse werkzaamheden om de toegang tot het pand in realtime te monitoren.

Sinds de adoptie van Keycafe heeft Domaine Sur Les Sarts menselijke fouten geëlimineerd in zowel de self-service als de traditionele incheckprocessen. De automatisering van de sleuteloverdracht heeft het pand in staat gesteld de openingstijden van de receptie terug te schroeven, waardoor de arbeidskosten aanzienlijk zijn geoptimaliseerd en de algehele operationele flexibiliteit is verbeterd.

Bovendien biedt het systeem real-time inzicht in aankomsten en vertrekken van gasten, wat het interne vastgoedbeheer direct heeft gestroomlijnd. De huishoudelijke dienst vertrouwt op deze directe statusupdates om de kamerwissels naadloos te coördineren, wat een zeer agile, wrijvingsloze workflow garandeert over het gehele landgoed.