Hotel Hospitz Bespaart €25.000 op de bedrijfskosten in het laagseizoen met Keycafe

Hotel Hospitz is een historisch boetiekhotel aan het meer, gelegen in Savonlinna, Finland, en heeft sinds 1933 22 kamers. Als een sterk seizoensgebonden onderneming die ongeveer 80% van haar jaarlijkse omzet genereert tijdens de zomermaanden, staat het hotel voor aanzienlijke operationele uitdagingen om de winstgevendheid te handhaven tijdens het laagseizoen van september tot mei. Historisch gezien waren de receptiewerkzaamheden volledig afhankelijk van fysieke sleuteloverdrachten. Wanneer late reserveringen arriveerden tijdens onbemenste avonduren, moest het personeel sleutels achterlaten in papieren enveloppen bij de receptie of handmatig naar het pand rijden om sleutels persoonlijk te overhandigen.

Het handmatig beheren van check-ins buiten openingstijden legde een ondraaglijke financiële en persoonlijke last op het management. Het in dienst houden van avondreceptionisten tijdens maanden met weinig vraag genereerde onbetaalbare arbeidskosten voor het hotel. Bovendien verstoorde de constante noodzaak om late aankomsten te controleren de persoonlijke tijd ernstig, waardoor het hotelmanagement gedwongen werd om voortdurend oproepbaar te zijn en op korte termijn terug naar het hotel te rijden om inkomende gasten op te vangen.

Om avondpersoneel overbodig te maken en het hotel het hele jaar door open te houden, heeft Hotel Hospitz het SmartBox systeem van Keycafe geïmplementeerd om het sleuteloverdrachtproces te automatiseren. Het hotel heeft zijn technische infrastructuur gekoppeld met behulp van Mews, Duve Guest Platform en Keycafe. Wanneer een gast een reservering maakt, haalt Duve de boekingsdetails op uit Mews en stuurt automatisch een gepersonaliseerd welkomstbericht met een speciale PIN-code voor de Keycafe kluis die de kamersleutel bevat. Bij aankomst betreden gasten het gebouw, voeren hun code in op het intuïtieve SmartBox touchscreen en halen hun kamersleutel op zonder hulp van de receptie.

Naast het inchecken van gasten heeft Hotel Hospitz de toegang tot het pand geoptimaliseerd door sleutelhangers direct te integreren met het hoofdingangsslot van het hotel, waardoor gasten het gebouw kunnen betreden met dezelfde toegangstoken die aan hun kamersleutel is bevestigd. Het management overziet alle sleuteltoegang op afstand met behulp van de Keycafe mobiele applicatie, waardoor zij toegang kunnen verlenen, sleutels kunnen vrijgeven of sleutelgerelateerde problemen direct vanaf hun telefoon kunnen oplossen.

De implementatie van Keycafe stelde Hotel Hospitz in staat om tijdens het laagseizoen over te stappen op een efficiënt zelfbedienings operationeel model, zonder in te boeten aan gasttevredenheid. Aankomende gasten passen zich snel aan het intuïtieve SmartBox touchscreen aan, waarbij de moderne opstelling vaak een positieve eerste indruk creëert. Het elimineren van handmatige sleuteloverdrachten 's avonds bevrijdde het hotelmanagement van constante stress buiten werktijd, wat zorgde voor volledige gemoedsrust en afstandsbediening over de toegang tot het pand.