JHMH: Automatisering van Toegang op Afstand en Sleuteltraceerbaarheid voor Luxe Aparthotels

JHMH beheert Quartier Libre Collection, een luxe aparthotelgroep met vier- en vijfsterrenaccommodaties variërend van standaard studio's tot grote appartementen met meerdere slaapkamers. Bij hun Quartier Libre Saint-Georges accommodatie met 19 eenheden, beheert het management de operaties door te vertrouwen op traditionele mechanische sleutelkluisjes die beschermd zijn met handmatige combinatiecodes om de toegang te regelen. Deze traditionele opzet veroorzaakte uitgebreide operationele frictie. Personeelsleden besteedden aanzienlijke tijd aan het handmatig wijzigen van de codes van de sleutelkluisjes wanneer ze wilden voorkomen dat voormalige gasten of externe aannemers toegang kregen tot sleutels. Bovendien betekende het vertrouwen op basische sleutelkluisjes dat er geen operationele traceerbaarheid was, waardoor het management geen gegevens had over wie specifieke sleutels bezat of wanneer deze waren meegenomen.

Om deze kwetsbaarheden te elimineren, heeft JHMH het geautomatiseerde SmartBox-systeem van Keycafe rechtstreeks in de lobby van de Quartier Libre Saint-Georges accommodatie geïntegreerd. Het systeem bewaart alle cruciale sleutels van het gebouw, inclusief die voor gastenappartementen, gemeenschappelijke ruimtes en technische of onderhoudsruimtes.

De dagelijkse workflow is overgegaan in een zeer efficiënte, hybride operatie. Terwijl 90% van de functionaliteit van Keycafe op afstand wordt beheerd door de administratie, werken medewerkers ter plaatse naadloos samen met de SmartBox met behulp van de mobiele applicatie van Keycafe en fysieke sleutelbadges. Het management kan unieke eenmalige codes toewijzen aan externe aannemers of kluisjes op afstand openen vanaf hun smartphones. Voor laat arriverende gasten die na de receptie-uren toegangsproblemen ondervinden, kan het personeel de gast eenvoudigweg telefonisch instrueren om voor de SmartBox te gaan staan, het scherm aan te raken en direct hun kamersleutel op te halen.

Sinds de implementatie van Keycafe heeft JHMH volledig operationeel overzicht verkregen over al zijn luxe aparthotelactiviteiten. De integratie heeft het management definitieve gemoedsrust geboden, door handmatige administratieve overhead te vervangen door real-time trackinggegevens. Sleutelbeheer is intuïtief geworden en vereist vrijwel geen gespecialiseerde personeelstraining, terwijl de beschikbaarheid van technische ondersteuning ervoor zorgt dat eventuele zeldzame hardwarevragen snel worden opgelost. Na het initiële succes heeft JHMH zijn Keycafe-implementatie uitgebreid naar vijf accommodaties in Parijs, waarmee hoogwaardige operaties in hun groeiende portfolio zijn gestandaardiseerd.