We Host Group korzysta z Keycafe, aby zautomatyzować zameldowania i wymeldowania gości w ośmiu budynkach. Powiązane z rezerwacjami kody dostępu, ograniczony czasowo odbiór kluczy oraz przypisane do konkretnych lokali uprawnienia dla personelu sprzątającego wyeliminowały kolejki w recepcji, zapobiegły zbyt wczesnemu wchodzeniu do nieprzygotowanych apartamentów i położyły kres gubieniu kluczy.
W wynajmie krótkoterminowym pierwsze pięć minut pobytu nadaje ton całemu doświadczeniu. Gość, który ląduje późno w nocy, ciągnie bagaże do budynku, a następnie czeka w recepcji na klucz, jest sfrustrowany jeszcze zanim otworzy drzwi. Dla operatorów nieposiadających personelu na miejscu każde przekazanie kluczy zależne od osób trzecich stanowi ryzyko dla satysfakcji gości oraz wystawianych przez nich opinii.
We Host Group to kompleksowa firma zarządzająca nieruchomościami na wynajem wakacyjny, działająca na terenie całych Stanów Zjednoczonych. Jej zespół składający się z ponad 100 specjalistów pomaga właścicielom nieruchomości maksymalizować zyski dzięki całkowicie bezobsługowemu wynajmowi. Firma zarządza wszystkim — od dynamicznego ustalania cen i komunikacji z gośćmi po sprzątanie i konserwację — mając na celu zapewnienie hotelowej jakości obsługi na szeroką skalę.
Carolina Diaz, koordynatorka ds. operacyjnych w We Host Group, nadzoruje codzienny przepływ gości, personelu sprzątającego i techników w lokalach firmy. We Host Group korzysta z Keycafe od ponad dwóch lat.
Problem: Oczekiwanie w recepcji
Przed wdrożeniem Keycafe zarówno goście, jak i personel We Host Group musieli odbierać klucze bezpośrednio w recepcji każdego budynku. Gdy obsługa recepcji była zajęta — co zdarzało się często — wszyscy musieli czekać.
„Pracownicy recepcji często byli zajęci, co oznaczało, że goście, a czasem nawet nasz własny personel, musieli czekać 15–20 minut tylko po to, aby odebrać klucz” — wyjaśnia Carolina. „Powodowało to ogromną frustrację i częste skargi ze strony gości, którzy musieli stać i czekać na możliwość wejścia do apartamentu”.
Następnie sytuacja zmieniła się z dnia na dzień. Zarządca jednego z budynków poinformował We Host Group, że od kolejnego miesiąca firma będzie musiała samodzielnie zarządzać wszystkimi kluczami podczas zameldowań i wymeldowań.
„To był dla nas punkt zwrotny” — mówi Carolina. „Jako operator wynajmu krótkoterminowego nie mamy na miejscu gospodarzy, którzy mogliby osobiście witać każdego gościa, dlatego musieliśmy szybko znaleźć niezawodne i skalowalne rozwiązanie”.
Gdy skrytki pocztowe nie sprawdzają się jako depozytory kluczy
W jednym z budynków firma We Host Group wypróbowała już wcześniej system skrytek. Problem polegał na tym, że zostały one zaprojektowane z myślą o dostarczaniu paczek, a nie przekazywaniu kluczy.
Gdy skrytki się zapełniały, personel budynku opróżniał je i przenosił całą zawartość do osobnego pomieszczenia na paczki — łącznie z kluczami. Goście przyjeżdżający późno, czasem o północy, wpisywali swój kod i odkrywali, że klucza nie ma w środku.
„Można sobie wyobrazić, jakie problemy mieliśmy za każdym razem” — mówi Carolina. „Odkąd w tym budynku przeszliśmy na Keycafe, proces ten znacznie się usprawnił”.
Rozwiązanie: Samoobsługowy dostęp do kluczy powiązany z rezerwacją
Firma We Host Group połączyła system Keycafe bezpośrednio ze swoją platformą rezerwacyjną, dzięki czemu dostęp do kluczy jest generowany w momencie pojawienia się rezerwacji. Goście, personel sprzątający i technicy korzystają z tego samego urządzenia Keycafe SmartBox, a każdy z nich ma dostęp wyłącznie do tego, czego potrzebuje.
Jak wygląda codzienny przepływ pracy
Rezerwacja: W momencie pojawienia się nowej rezerwacji automatycznie generowany jest unikalny kod dostępu.
Powiadomienie gościa: Przed przyjazdem gość otrzymuje kod w wiadomości SMS lub e-mail.
Zameldowanie: O godzinie 16:00 kod staje się aktywny, a gość odbiera klucz z urządzenia Keycafe SmartBox.
Wymeldowanie: Na koniec pobytu gość zwraca klucz do tego samego urządzenia SmartBox do godziny 11:00.
Przygotowanie lokalu: Personel sprzątający pobiera klucz, aby przygotować apartament dla kolejnych gości, a zespół konserwacyjny korzysta z systemu zawsze, gdy potrzebuje dostępu do lokalu.
System dostosowuje się również do większych grup. Gdy pięć lub sześć osób dzieli apartament i ma różne plany dnia, goście mogą poprosić o dodatkowy klucz lub używać skrytek do przekazywania sobie dostępu.
Rezultaty: Pełna kontrola nad każdym zameldowaniem i wymeldowaniem
Dostęp ograniczony czasowo eliminuje problem zbyt wczesnych zameldowań
Dla Caroliny jedną z najbardziej wartościowych funkcji jest możliwość dokładnego kontrolowania czasu działania kodu. Kody dla gości są ustawione tak, aby aktywowały się o godzinie 16:00, czyli w oficjalnej godzinie zameldowania.
„Nawet jeśli gość fizycznie pojawi się przy skrytkach wcześniej, nie będzie mógł odebrać klucza przed zaplanowaną godziną” — wyjaśnia. „Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ prośby o wcześniejsze zameldowanie często stwarzały problemy. Goście odbierali klucze z recepcji przed czasem i wchodzili do lokali, które czasami były jeszcze niesprzątnięte. Teraz to ryzyko zostało całkowicie wyeliminowane”.
Dostęp przypisany do lokali dla ekip sprzątających
Pracownicy sprzątający We Host Group są w ciągu dnia przydzielani do różnych apartamentów. Dzięki Keycafe kody dostępu są powiązane z konkretnymi lokalami, więc każdy pracownik może pobrać klucze wyłącznie do tych mieszkań, za które odpowiada.
„Minimalizuje to pomyłki i pomaga nam utrzymać płynność działań operacyjnych” — mówi Carolina.
Codzienny audyt wymeldowań w kilka minut
Każdego ranka, około godziny 11:00–11:30, Carolina sprawdza, czy wszystkie klucze z wymeldowań danego dnia zostały zwrócone. Jeśli któregoś brakuje, zespół może natychmiast zareagować.
„Pozwala nam to działać szybko i dokładnie zweryfikować, co się stało — możemy zadzwonić do gościa i zapytać: »Gdzie zostawił Pan/Pani klucz?« lub »Gdzie obecnie znajduje się klucz?«”.
Koniec z zagubionymi kluczami
Największą zaletą Keycafe okazał się poziom kontroli i przejrzystości, jaki system zapewnia w codziennym zarządzaniu kluczami:
„Teraz mam pełny wgląd i kontrolę nad każdym zameldowaniem i wymeldowaniem każdego dnia, a co najważniejsze — nie ma już zagubionych kluczy” — mówi. „Wcześniej goście po prostu zostawiali klucz w recepcji, a jej pracownicy czasami mówili: »Nie, nie mam tego klucza«. Dzięki Keycafe możemy zweryfikować, kto odebrał klucz, kto go zwrócił i o której dokładnie godzinie”.
Od jednego budynku do ośmiu
Carolina podkreśla, że poza zwrotem finansowym największe znaczenie miało zbudowanie wiarygodności operacyjnej w oczach zarządców budynków.
„Udało nam się udowodnić zarządcom budynków, że potrafimy samodzielnie obsługiwać naszych gości bez zakłócania pracy recepcji” — wyjaśnia. „To naprawdę ważne. Zaczynaliśmy od jednego budynku, a teraz wdrożyliśmy ten system już w ośmiu”.
Takie rezultaty umocniły relacje partnerskie We Host Group z administracją budynków, w których firma prowadzi działalność.
„Zbudowaliśmy silne relacje z zarządcami tych budynków, a to jest jeszcze cenniejsze niż korzyści finansowe”.
Skalowalne rozwiązanie dla operatorów wynajmu krótkoterminowego
Firmom rozważającym wdrożenie systemu do zarządzania kluczami Carolina wskazuje szereg istotnych korzyści:
„To doskonałe rozwiązanie, szczególnie dla operatorów wynajmu krótkoterminowego. Jest proste, skalowalne i dopasowuje się do różnych typów nieruchomości, w tym budynków mieszkalnych, domów, a nawet magazynów. Jeśli zostanie prawidłowo wdrożone, może naprawdę usprawnić działania operacyjne i pomóc wznieść biznes na wyższy poziom — dokładnie tak, jak w naszym przypadku”.
Kluczowe wnioski dla operatorów wynajmu krótkoterminowego
Wyłącz recepcję z procesu przekazywania kluczy. Samoobsługowy odbiór kluczy oznacza, że goście nigdy nie muszą czekać na zajęty personel budynku, aby rozpocząć swój pobyt.
Połącz klucze ze swoją platformą rezerwacyjną. Kody generowane automatycznie na podstawie rezerwacji eliminują konieczność ręcznej konfiguracji przed każdym pobytem.
Powiąż dostęp z godziną zameldowania. Kody aktywowane czasowo uniemożliwiają gościom wejście do lokalu przed zakończeniem sprzątania.
Przypisz dostęp dla personelu sprzątającego według lokali. Każdy członek zespołu ma dostęp wyłącznie do kluczy od apartamentów, za które odpowiada.
Codziennie rano sprawdzaj zwroty. Szybka codzienna weryfikacja po godzinie wymeldowania pozwala skontaktować się z gośćmi, zanim brakujący klucz stanie się problemem.
Wykorzystaj niezawodność do rozwoju firmy. Udowodnienie, że potrafisz samodzielnie obsługiwać proces zameldowania, buduje zaufanie zarządców budynków i otwiera drzwi do pozyskiwania nowych nieruchomości.
Zobacz, jak Keycafe może pomóc Twojej firmie z branży wynajmu krótkoterminowego zautomatyzować zameldowania gości i zachować pełną kontrolę nad każdym kluczem.
