Zarządzanie kluczami dla Biur Rządowych i Agencji

Każda transakcja kluczem w Keycafe jest automatycznie rejestrowana, zawierając tożsamość użytkownika, opis klucza oraz dokładny czas odbioru i zwrotu. Te logi są przechowywane w systemie i mogą być w każdej chwili eksportowane w formacie odpowiednim dla wewnętrznych audytów, przeglądów organów nadzoru lub wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Nie jest wymagane ręczne prowadzenie ewidencji.

Tak. System uprawnień oparty na rolach Keycafe umożliwia administratorom ograniczanie dostępu do kluczy według działu, roli lub dowolnej niestandardowej kategorii, która odzwierciedla strukturę ich agencji. Wrażliwe klucze — takie jak te do zabezpieczonych obiektów, przechowywania dowodów lub pojazdów o ograniczonym dostępie — mogą być dostępne tylko dla specjalnie upoważnionego personelu.

Każdy klucz do pojazdu flotowego jest śledzony indywidualnie. Gdy pracownik wypożycza klucz do pojazdu, transakcja jest rejestrowana wraz z jego tożsamością i znacznikiem czasu. Gdy klucz jest zwracany, zwrot jest rejestrowany. Menedżerowie mogą w dowolnym momencie przeglądać pełną historię użytkowania dowolnego pojazdu, a także ustawiać alerty dotyczące spóźnionych zwrotów lub dostępu poza godzinami pracy.

Tak. Każda lokalizacja ma swój własny SmartBox, a wszystkie jednostki są zarządzane w ramach jednego konta. Kierownikom działów można przyznać wgląd w ich własną lokalizację, podczas gdy centralni administratorzy mają nadzór nad całą agencją. Dodanie nowej lokalizacji jest proste i nie wymaga nowej infrastruktury poza zasilaniem i Wi-Fi.

Dostęp może być natychmiastowo cofnięty lub zaktualizowany z panelu Keycafe, bez konieczności odzyskiwania lub ponownego wydawania fizycznych kluczy. Jest to szczególnie ważne dla agencji rządowych, gdzie zmiany kadrowe muszą być natychmiast odzwierciedlone w kontroli dostępu w celu utrzymania bezpieczeństwa i zgodności.

Tak. Keycafe jest skalowalne od małego urzędu miasta z pojedynczym SmartBoxem po dużą agencję z wieloma departamentami, posiadającą jednostki w wielu lokalizacjach. Cennik opiera się na liczbie SmartBoxów i użytkowników, dzięki czemu mniejsze biura płacą tylko za to, czego potrzebują, natomiast większe agencje otrzymują narzędzia do zarządzania wieloma lokalizacjami, których wymagają.