Jak Vest Bilutleie zautomatyzowało wynajem samochodów 24/7 dzięki Keycafe

Vest Bilutleie świadczy usługi wynajmu pojazdów na terenie zachodniej Norwegii. Przed wdrożeniem Keycafe firma polegała na osobistym przekazywaniu kluczy przez personel, co oznaczało, że każdy odbiór i zwrot wymagał obecności pracownika w odpowiednim miejscu i czasie.

Obsługa wynajmu poza standardowymi godzinami pracy była szczególnie uciążliwa, ponieważ pracownicy często musieli dojeżdżać do lokalizacji pojazdów tylko po to, aby obsłużyć klientów. Ponadto dotychczasowe skrzynki na klucze spowalniały proces odbioru, ponieważ dane dostępowe można było przekazać dopiero wtedy, gdy pojazd był gotowy, a klucz fizycznie znajdował się w skrytce. Planując rozwój i stworzenie własnej platformy wynajmu, firma potrzebowała zupełnie nowej strategii zarządzania kluczami.

Vest Bilutleie wybrało Keycafe jako nowoczesną alternatywę dla swoich dotychczasowych szafek na klucze. Intuicyjny interfejs oraz indywidualne skrytki na klucze sprawiają, że odbiór jest prostszy i szybszy zarówno dla klientów, jak i personelu.

Klienci dokonują teraz rezerwacji za pośrednictwem strony internetowej Vest Bilutleie i otrzymują SMS ze szczegółami odbioru natychmiast po utworzeniu rezerwacji. Po zakończeniu przygotowań personel po prostu umieszcza kluczyk do pojazdu w SmartBox. Ponadto Keycafe jest zintegrowane bezpośrednio z systemem rezerwacyjnym Vest Bilutleie poprzez API, automatycznie synchronizując statusy w momencie odbioru lub zwrotu kluczy oraz wysyłając powiadomienia e-mail do pracowników.

Jak wyjaśnia współzałożyciel i CEO Thomas Tufta Løberg: „Widzimy dokładnie, kiedy samochód został odebrany i zwrócony – bez żadnych domysłów”.

Vest Bilutleie zaczęło dostrzegać korzyści operacyjne z Keycafe już w ciągu pierwszych 1–2 tygodni. Ponieważ klienci mogą teraz odbierać i zwracać pojazdy o dowolnej porze, pracownicy nie tracą już czasu na dojazdy na miejsce w celu ich przekazania późno w nocy lub wczesnym rankiem. Zespół jest teraz w stanie obsługiwać wielu klientów jednocześnie, co pozwala firmie zwiększać skalę wynajmu bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu.

Zautomatyzowany przepływ pracy odmienił również wewnętrzną koordynację zespołu. Dzięki synchronizacji w czasie rzeczywistym i automatycznym alertom zespół ma dokładny, bieżący wgląd w status każdego pojazdu we wszystkich lokalizacjach. Eliminuje to znaczną część pracy administracyjnej i domysłów z codziennych operacji, zapewniając firmie Vest Bilutleie doskonałą pozycję do dalszego rozwoju w zachodniej Norwegii.