Automatizando Check-ins de Hóspedes e Fluxos de Trabalho de Limpeza para um Hotel de Luxo do Século XVIII

Domaine Sur Les Sarts é um hotel de luxo, spa e local para seminários localizado na Bélgica. Situado numa quinta-castelo do século XVIII convertida e totalmente remodelada há uma década, a propriedade de luxo oferece acomodações de alta qualidade juntamente com espaços para eventos. Historicamente, a propriedade gerenciava suas chaves físicas através de um modelo tradicional de recepção, necessitando de uma ampla janela de agendamento com alta cobertura para que a equipe da recepção entregasse fisicamente as chaves a cada hóspede que chegava.

Essa configuração operacional manual criava atrito significativo durante os horários de chegada não padronizados. Check-ins noturnos e chegadas antecipadas de hóspedes frequentemente causavam tensões na programação e desafios logísticos para a propriedade. Como um recepcionista precisava estar fisicamente presente na recepção para distribuir as chaves, mudanças inesperadas nos horários de chegada dos hóspedes forçavam o hotel a manter um cronograma de recepção inflexível e que exigia muita mão de obra.

Para resolver estes gargalos operacionais, o Domaine Sur Les Sarts integrou o sistema automatizado de gestão de chaves da Keycafe na sua propriedade. Com o fluxo de trabalho modernizado, o hotel contacta os hóspedes vários dias antes da sua chegada para lhes fornecer os detalhes padrão de chegada e instruções precisas, passo a passo, sobre como usar o sistema Keycafe. Quando os hóspedes chegam ao local, já não precisam de esperar na receção. Em vez disso, fazem um check-in self-service no cacifo inteligente Keycafe, obtendo a chave do seu quarto em menos de dois minutos antes de irem diretamente para os seus alojamentos. Apesar da hesitação inicial de alguns membros da equipa durante as fases iniciais da implementação, toda a equipa adaptou-se rapidamente ao sistema, integrando-o nas operações diárias para monitorizar o acesso à propriedade em tempo real.

Desde a adoção do Keycafe, o Domaine Sur Les Sarts eliminou erros humanos em seus fluxos de trabalho de autoatendimento e check-in tradicionais. A automação do KeyExchange permitiu à propriedade reduzir o horário da sua recepção, otimizando significativamente os custos de mão de obra e aumentando a flexibilidade operacional geral.

Além disso, o sistema fornece visibilidade em tempo real sobre as chegadas e partidas dos hóspedes, o que agilizou diretamente a gestão interna da propriedade. O departamento de limpeza depende destas atualizações de status instantâneas para coordenar a rotação de quartos de forma integrada, garantindo um fluxo de trabalho altamente ágil e sem atritos em toda a propriedade.