Keycafe

Les problèmes et la solution pour la gestion des clés des entreprises de location de voitures

Alors que la tempête parfaite d'une pandémie et l'économie chancelante frappaient l'industrie de la location de voitures, les employés gagnaient de l'argent de manière créative avec les ressources de leurs employeurs de location de voitures. Malheureusement, la situation dans cette histoire de 2020 à Sarasota, en Floride, est reproduite plus souvent qu'elle ne devrait l'être :

"La police a arrêté un employé de Hertz à l'aéroport international de Sarasota Bradenton qui, selon elle, dirigeait une activité annexe, louant des véhicules à son profit. Le service de police de l'autorité aéroportuaire de Sarasota Manatee et le service de police de Sarasota ont ouvert une enquête en octobre après avoir découvert que des véhicules de location étaient volés à l'aéroport... En octobre et novembre, la police a découvert que 10 véhicules de location avaient été prises du lieu de location Hertz de l'aéroport et qu'un employé de Hertz "louait les véhicules de façon non officielle pour son gain financier personnel", indique un communiqué de presse." - Bradenton, Florida.

Heureusement, avec le système de gestion des clés de Keycafe, cela ne vous arrivera pas.

Défis de la gestion des clés des flottes de location

Sans Keycafe, être sûr qu'un véhicule de votre flotte de location est chez un client, en réparation ou dans l'un des lots peut être difficile. Mais avec Keycafe, le suivi de l'utilisation et de la restitution des véhicules est simplifié et peut vous faire économiser de l'argent.

Le suivi des clés devient simple, à jour et accessible à autant ou aussi peu de personnes que vous le souhaitez. Vous aurez des informations en temps réel sur le départ du véhicule et sur la restitution de la clé. Le nom de l'assistant de location apparaîtra également sur le rapport d'historique avec l'heure de retrait de la clé.

Si vous avez plusieurs lots, les armoires à clés sécurisées de Keycafe peuvent être mises en réseau pour fournir un contrôle complet, quel que soit l'emplacement. Vous aurez l'information en temps réel de l'emplacement de toute la flotte de location 24h/24 et 7j/7.

Mais les clés n'ont pas besoin d'être volées pour disparaître. Les clés perdues ou manquantes représentent une menace financière importante pour tout gestionnaire de flotte. Le changement de clé coûte cher, en particulier avec les porte-clés électroniques modernes. Il n'est pas rare que le coût de recléage d'un seul véhicule dépasse des milliers de dollars. Et, si une clé est perdue, l'entreprise est menacée de vol de véhicule. De plus, le remplacement de la clé peut prendre des jours, et c'est à partir du moment où vous réalisez que quelqu'un l'a perdue. Les semaines auraient pu s'écouler.

Avec Keycafe, les clés sont conservées en sécurité et verrouillées dans une armoire informatisée, en acier laminé à froid et en aluminium allié A383, le tout dans un emplacement centralisé et sécurisé.

Quel est le problème de garder les clés dans un tiroir ou sur un tableau?

Des expériences telles que le vol d'employés de Hertz à Sarasota montrent qu'il est essentiel pour les flottes de location de sécuriser et de suivre l'activité des clés de voiture à partir de quelque chose de mieux qu'un panneau ou un tiroir. Plus de 30 000 sont volés chaque année, selon les statistiques 2020 du National Insurance Crime Bureau. Ainsi, quelle que soit la personne qui gère les véhicules, Keycafe peut vous aider à réduire les accès non autorisés, à déterminer d'où peut provenir le kilométrage excédentaire pendant l'entretien du véhicule et à réduire les égarements de clés.

L'une des options les plus sécurisées pour répondre à tous ces besoins est un système de gestion de clés Keycafe. La conception facile à utiliser de Keycafe sécurise et contrôle en toute sécurité l'accès aux clés dans le parc automobile, hors site, dans l'atelier d'entretien ou d'inspection.

Comment Keycafe sécurise les clés des véhicules

Le système de casier à clés connecté à l'IoT Keycafe SmartBox sécurise chaque clé, et la clé est attachée à une puce de suivi NFC anonyme. Les clés de la flotte de location ne sont accessibles et retournées que par des personnes préautorisées à l'aide d'un code PIN ou d'autres méthodes d'identification via une application mobile.

Keycafe vous offre:

  • Historique d'accès - Vous aurez un historique complet de tous les échanges de clés, y compris qui a récupéré les clés en dernier.
  • Contrôle d'accès - Vous pouvez facilement ajouter ou révoquer des accès aux clés en temps réel avec une application.
  • Commodité d'accès - Le personnel, les clients et les sous-traitants peuvent gérer eux-mêmes la récupération et la restitution des clés 24h/24 et 7j/7.

Keycafe gère l'accès aux clés et les connecte à la dernière personne qui les a utilisées ou y a eu accès. De cette façon, une agence de location peut identifier lorsqu'une clé de véhicule est manquante ou égarée, réduisant ainsi le risque de vol.

Les compartiments des casiers à clés IoT connectés au cloud de la série SmartBox MS3 de Keycafe sont suffisamment spacieux pour contenir plusieurs cartes-clés, de grandes télécommandes et des jeux de clés. Le plus petit modèle a sept bacs et s'étend à des centaines de clés.

  • Extensible avec 30 casiers d'extension jusqu'à des centaines de casiers
  • Toujours connecté : WiFi ou Ethernet, avec conversion cellulaire en option
  • Batteries de secours en cas de panne de courant
  • Codes hors ligne pour permettre le retrait des clés même si la SmartBox n'est temporairement pas connectée
  • Keycafe propose des options de marque blanche pour mettre en valeur votre marque
  • Assistance multilingue 24h/24 et 7j/7 et documentation d'aide complète

Keycafe peut assurer la gestion des clés de voiture pour les flottes de location dans le monde entier. Non seulement ce système avancé de contrôle des clés fera gagner du temps à votre personnel, mais il réduira également vos coûts d'exploitation.

Examinons de plus près ce que les systèmes de contrôle des clés de la flotte de voitures de location de Keycafe peuvent faire pour vous.

Quels sont les principaux avantages de Keycafe ?

Keycafe vous donne la confiance

Keycafe donne confiance aux gestionnaires de flotte de location, grâce à un système de contrôle des clés entièrement contrôlable. De plus, la capacité de Keycafe à surveiller qui a enregistré le véhicule à l'entrée et à la sortie peut aider les responsables à détecter les faiblesses des processus qui permettent des dépassements de kilométrage ou des dommages manqués.

Keycafe vous donne un historique complet des clés

Grâce à l'historique accessible de Keycafe, les responsables peuvent voir quand la clé a été retirée et rendue et par qui. De plus, les gestionnaires peuvent personnaliser les alertes pour les retours de clés à temps, afin que ce ne soit pas en retard. Et si c'est le cas, le système de Keycafe alertera toutes les personnes impliquées. La capacité de Keycafe à suivre l'historique et à prévenir les problèmes avant qu'ils n'arrivent est un outil puissant pour promouvoir l'efficacité et augmenter les profits.

Keycafe est connecté au cloud

Avec le contrôle des clés de flotte de Keycafe, les gestionnaires de flotte peuvent suivre qui détient la clé, surveiller l'activité et réduire les accès non autorisés. Non seulement cela réduit les coûts, mais cela réduit également les temps d'attente pour localiser les clés pour les réservations des clients. De plus, un responsable peut contrôler et autoriser l'accès depuis n'importe quel endroit via l'application mobile Keycafe.

Keycafe est modulaire

Étant donné que le nombre de véhicules en inventaire varie, le nombre de clés utilisées peut également varier. La conception modulaire de Keycafe peut répondre à différents besoins et croître à mesure que l'inventaire de votre flotte augmente.

Il existe deux grandes catégories de SmartBox : les stations de base et les unités d'extension.

  • La station de base Keycafe comprend un scanner NFC, un écran tactile, des porte-clés et un bouton à une touche. Chaque emplacement n'a qu'une seule station de base qui communique avec le serveur.
  • Au fur et à mesure que votre inventaire augmente, vous pouvez ajouter des unités d'extension pour une capacité supplémentaire. Chaque unité d'extension comprend tous les composants répertoriés, mais il lui manque le scanner et le bac à télécommande. L'unité d'extension se connecte à la station de base et communique directement avec elle.
  • Pour voir une liste complète des fonctionnalités, consultez Keycafe Entreprise.
Autorisations personnalisées

Avec Keycafe, vous pouvez configurer l'autorisation d'accès aux clés par personne ou par service. Par exemple, les services de maintenance hors site peuvent avoir besoin d'accéder à des voitures dont le service client n'aura jamais besoin.

De plus, vous devrez peut-être partager un groupe de clés avec quelques associés choisis et un groupe de clés différent avec d'autres. La fonctionnalité Groupes Keycafe vous permet de créer un sous-ensemble de clés dans votre compte et de le partager comme s'il s'agissait d'une seule clé.

Par défaut, toutes les clés que vous créez se trouvent dans le groupe principal appelé Toutes les clés. Ce groupe vous permet de partager toutes vos clés avec les utilisateurs que vous choisissez facilement et à la volée.

Automatisation API

Tirez parti d'une API étendue pour intégrer Keycafe directement dans vos systèmes pour les applications DMS.

Responsabilité

Il y a des moments où quelqu'un peut égarer les clés du véhicule; au pire, quelqu'un endommage le véhicule pendant son utilisation. Mais, malheureusement sans Keycafe, personne ne sait qui avait la voiture à ce moment-là.

Plutôt que de blâmer un client loueur et de causer d'autres problèmes, avec Keycafe, l'administrateur peut afficher l'historique des retraits et des dépôts de la clé. Les événements répertoriés apparaissent dans l'ordre chronologique avec les dates, les heures et le type d'événement qui s'est produit.

Keycafe peut sauver votre entreprise

J.D. Power affirme que le manque de disponibilité des véhicules et le coût croissant de la location d'une voiture contribuent à la baisse de la satisfaction des clients. Lorsque les taux augmentent, les consommateurs s'attendent naturellement à plus. Et, s'ils ne sont pas satisfaits, ils se rendent sur les réseaux sociaux pour le faire savoir à tout le monde. La dernière chose que vous voulez ajouter à la frustration des clients est une clé perdue et l'impossibilité de récupérer une voiture de location.

"Les sociétés de location de voitures ont été confrontées à des défis importants, à la fois en termes de fourniture de véhicules et de personnel, et une combinaison de coûts croissants et de longues files d'attente à l'aéroport a un effet négatif sur la satisfaction des clients", a déclaré Michael Taylor, responsable du renseignement sur les voyages chez JD. Power. Si votre processus échoue, le client potentiel peut sortir, pour ne jamais revenir. Tout cela parce que vous n'avez pas pu localiser une clé. Et par la suite, vous trouverez probablement un avis négatif du client sur Facebook ou Yelp.

Maintenant, vous pourriez dire : "Et alors ? C'est une mauvaise critique. Cependant, il suffit d'un seul avis négatif pour perdre des ventes auprès de prospects qui voient l'avis. La vérité est que vous aurez besoin de plus de 40 avis positifs pour réparer les dégâts d'un avis négatif.

Cependant, même si votre entreprise de location fait face à des moments difficiles avec l'inventaire, tout faire pour le client apporte de grandes récompenses. L'expérience récente d'un client avec Enterprise s'est révélée prometteuse. Ronald a écrit dans une revue de la Consommation. "La voiture était impeccable et agréable à conduire. Le directeur était extrêmement sympathique, serviable et arrangeant."

Dans une étude de J.D. Power en 2020, le temps d'attente joue un rôle considérable dans l'expérience globale du client. Si vous souhaitez obtenir une bonne note auprès de vos clients, vous ne pouvez pas vous permettre de les laisser en attente pendant que vous recherchez les clés dont ils ont besoin. Keycafe peut suivre efficacement l'activité des clés des voitures.

Prévenir les mauvaises expériences client est essentiel pour votre entreprise. Keycafe peut vous aider à offrir une excellente expérience aux clients pendant ou en dehors des heures d'ouverture.

Keycafe peut vous aider à résoudre les problèmes quotidiens

Le vol de voiture ou les opinions des clients peuvent être rares, mais des problèmes surgiront dans les activités quotidiennes de n'importe quel entreprise de location de véhicules. Voici quelques opérations courantes qui entraînent des dépenses inutiles :

  • Clés perdues
  • Surveillance de plusieurs véhicules
  • Dégâts inexpliqués
  • Kilométrage non identifié

La capacité du logiciel de gestion de flotte de Keycafe à suivre les clés vous permet toujours de savoir où elles se trouvent maintenant et où elles ont été, il n'y a donc plus de mystères. De plus, avec nos casiers à clés connectés à l'IoT, le suivi s'effectue en temps réel lors de l'accès aux clés. Avec nos systèmes de contrôle de clé de véhicule, vous obtenez un retour sur investissement instantané.

Ainsi, empêcher la perte d'un seul jeu de clés par mois avec Keycafe peut faire économiser des milliers de dollars par an à une agence de location de voitures.

Lorsque vous tenez compte du coût des véhicules endommagés, les dépenses augmentent encore plus. Heureusement, le système de contrôle des clés de voiture de Keycafe vous permet de minimiser ou d'éliminer ces problèmes. Notre suivi d'historique complet vous montre qui a retiré les clés pour une meilleure responsabilisation.

Lorsqu'il est intégré à la technologie de Keycafe, notre système de gestion des clés peut même aider à réduire la paperasserie et offrir une solution mobile qui permet aux employés de la concession de traiter les demandes de clés physiques à partir de leurs propres appareils mobiles.

Pourquoi choisir Keycafé?

Nous savons que vous disposez de nombreuses options pour choisir les solutions de gestion des clés des concessionnaires, mais nos produits offrent des qualités uniques.

Registre des activités des clés

Suivez rapidement l'historique de toutes vos clés qui entrent et sortent du système.

Accès aux clés 24/24h / 7/7j

Votre personnel peut accéder aux clés 24h/24 et 7j/7 sans l'aide de la direction. Vos clients peuvent récupérer ou déposer les véhicules en dehors des heures d'ouverture.

Application mobile transparente

Gérez l'accès aux clés de n'importe où et à tout moment de la journée.

Assistance client 24h/24 et 7j/7

Si vous rencontrez un problème, nos systèmes sont pris en charge par un support client mondial 24h/24 et 7j/7 via un appel téléphonique rapide ou une plate-forme de chat.

Conception modulaire

Vous pouvez étendre nos systèmes de contrôle de clés d'exploitation de flotte pour contenir des centaines de clés simultanément.

Connecté en permanence

La série MS3 de SmartBox est compatible avec le WiFi et l'Ethernet prêts à l'emploi. Pour les emplacements éloignés, un kit de conversion cellulaire est disponible.

Batterie de secours

En cas de coupure de courant, vous pouvez toujours accéder aux clés.

Automatisation complète par API

Utilisez notre application ou la vôtre pour automatiser tous les accès aux clés.

Compartiments individuels

Keycafe scelle chaque jeu de clés dans des compartiments séparés pour empêcher toute utilisation non autorisée.

Comment fonctionne notre système de gestion de flotte de location

Il est simple de commencer avec notre système de contrôle de clés de voiture.

  1. Tout d'abord, vous allez installer le système de casier à clés connecté à l'IoT Keycafe SmartBox. Seulement 4 pouces de profondeur et fixé au mur, notre équipement est compact et facile à ajuster à votre espace.
  2. Chaque clé reçoit une puce de suivi NFC anonyme. Elle est stockée dans un compartiment individuel du casier à clés IoT en acier.
  3. Pour les réservations de location, attribuez au client un accès unique. Le client reçoit un code à huit chiffres qui lui permet de récupérer les clés.
  4. Pour l'accès du personnel, vous pouvez attribuer des autorisations pour les véhicules associés. Ensuite, nous fournissons un suivi d'historique complet pour voir qui a accédé aux clés et quand.

Tarification transparente

Contrairement à d'autres services, Keycafe ne nécessite pas de rendez-vous ou d'informations personnelles pour connaître les coûts initiaux et mensuels. Tout est ici, configurez votre système aujourd'hui!

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Arrêtez de perdre des clés, du temps et des clients et accélérez vos profits avec le système de gestion de clés Keycafe. Notre équipe est prête à vous montrer ce qui fait de Keycafe le meilleur système de gestion de clés du marché !

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Configurez et achetez votre programme de clés intelligentes en quelques minutes. Notre équipe d'assistance, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous aidera à configurer votre solution et à en assurer le succès. Si Keycafe ne convient pas à votre entreprise, vous pouvez demander un remboursement complet jusqu'à 45 jours!

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