Sfida

Con oltre 40.000 piedi quadrati di spazio per eventi, l'Embassy Suites by Hilton a Jonesboro, Arkansas, funge sia da hotel affollato che da luogo ideale per ospitare riunioni ed eventi. L'hotel ha affrontato un compito impegnativo nella gestione di oltre 20 set di chiavi tra i membri del team. Le chiavi sono state gestite manualmente utilizzando un sistema di due persone come testimoni, che ha impegnato tempo prezioso per i membri del team e ha creato spese extra per l'hotel. L'ulteriore livello di complessità ha irritato il personale, impedendo un completo coinvolgimento nella sicurezza delle chiavi, e la mancanza di una corretta gestione delle chiavi ha comportato una minore efficienza operativa per il personale dell'hotel.

Nel tentativo di affrontare questa problematica, il Vice Direttore Generale, Justin Martin, ha iniziato a cercare soluzioni alternative. Tuttavia, ha constatato che la maggior parte delle aziende che offrivano soluzioni di gestione delle chiavi avevano un costo iniziale elevato e un software di scarsa facilità d'uso, rendendole inadatte alle esigenze organizzative. Ciò ha spinto Martin a cercare altre opzioni che fossero più convenienti e user-friendly.

Soluzione

Martin ha scoperto Keycafe attraverso una ricerca su Google. Si è subito reso conto che Keycafe avrebbe prodotto risultati fin dall'inizio. "Il software e la facilità d'uso erano molto più avanzati di qualsiasi cosa potessi trovare nella mia ricerca e più facile da tenere traccia rispetto al metodo carta e penna", afferma.

Le prime impressioni di Martin sulle soluzioni di Keycafe erano azzeccate. Le funzioni intuitive e il design facile da usare hanno permesso a Embassy Suites e al suo team di semplificare i processi di gestione delle chiavi e di garantire che le chiavi fossero sempre adeguatamente gestite.

Grazie alle funzionalità di tracciamento in tempo reale, le SmartBox sono diventate parte integrante della loro routine quotidiana. "Il nostro team utilizza regolarmente i servizi Keycafe per consegnare le chiavi alla fine della giornata e per effettuare il check-out all'inizio della giornata lavorativa", spiega Martin. "Lo usiamo anche per le ispezioni in base alle esigenze dell'azienda".

Risultato

Martin e il suo team ora fanno molto affidamento sulla piattaforma per le principali esigenze di gestione dell'hotel.

Secondo Martin, la collaborazione con Keycafe ha prodotto benefici inaspettati per l'hotel, in particolare in termini di aumento dell'adesione e del coinvolgimento del personale nel processo di sicurezza delle chiavi. Da quando ha implementato Keycafe, dice Martin, "il team lo trova così facile e intuitivo che lo usano tutti".

E continua: "Questo ha portato a una maggiore adesione e conformità". Keycafe ha anche aiutato l'hotel a risparmiare tempo e denaro, eliminando la necessità che più membri del team siano presenti durante il processo di scambio delle chiavi. Keycafe è il modo migliore per gestire le chiavi di un intero team. Assegno a Keycafe cinque stelle per la sua efficienza e convenienza".