Sfida

Con oltre 40.000 piedi quadrati di spazio per eventi, l'Embassy Suites by Hilton a Jonesboro, Arkansas, funge sia da hotel affollato che da luogo ideale per ospitare riunioni ed eventi. L'hotel ha affrontato un compito impegnativo nella gestione di oltre 20 mazzi di chiavi tra i membri del team. Le chiavi sono state gestite manualmente utilizzando un sistema di testimoni a due persone, che ha impegnato tempo prezioso per i membri del team e ha creato spese extra per l'hotel. L'ulteriore livello di complessità ha aggravato il personale, impedendo il pieno consenso per la sicurezza delle chiavi, e la mancanza di un'adeguata gestione delle chiavi ha impedito al personale dell'hotel di operare nel modo più efficace possibile.

Nel tentativo di affrontare questo problema, il vicedirettore generale, Justin Martin, ha iniziato a cercare soluzioni alternative. Tuttavia, ha scoperto che la maggior parte delle aziende che offrono soluzioni di gestione delle chiavi aveva un costo iniziale elevato e un software di scarsa facilità d'uso, il che le rendeva inadatte alle loro esigenze organizzative. Ciò ha portato Martin a cercare altre opzioni più convenienti e di facile utilizzo.

Soluzione

Martin ha scoperto Keycafe attraverso una ricerca su Google. Si è subito reso conto che Keycafe avrebbe prodotto risultati fin dall'inizio. "Il software e la facilità d'uso erano molto più avanzati di qualsiasi cosa potessi trovare nella mia ricerca e più facile da tenere traccia rispetto al metodo carta e penna", afferma.

Le prime impressioni di Martin sulle soluzioni di Keycafe erano esatte. Le funzionalità intuitive e il design intuitivo hanno consentito a Embassy Suites e al suo team di semplificare i processi di gestione delle chiavi e garantire che le chiavi siano sempre correttamente contabilizzate.

Grazie alle funzionalità di tracciamento in tempo reale, i loro SmartBox sono diventati parte integrante della loro routine quotidiana. "Il nostro team utilizza quotidianamente i servizi Keycafe per consegnare le chiavi alla fine della giornata e fare il check-out all'inizio della giornata lavorativa", afferma Martin. "Lo usiamo anche per gli audit basati sulle esigenze dell'azienda".

Risultato

Martin e il suo team ora fanno molto affidamento sulla piattaforma per le principali esigenze di gestione dell'hotel.

Secondo Martin, lavorare con Keycafe ha prodotto vantaggi inaspettati per l'hotel, in particolare in termini di aumento del coinvolgimento del personale e del coinvolgimento con il processo di sicurezza chiave. Da quando ha implementato Keycafe, afferma Martin, "Il team lo trova così facile e intuitivo che lo usano tutti".

Continua dicendo: “Ciò ha portato a una maggiore adozione e conformità. Keycafe ha anche aiutato l'hotel a risparmiare tempo e denaro, eliminando la necessità della presenza di più membri del team durante il processo di scambio delle chiavi. Keycafe è il modo migliore per gestire le chiavi di un intero team. Assegno cinque stelle a Keycafe per la sua efficienza e convenienza.