In september 2021 werd een 19-jarige studente, genaamd Miya Marcano, vermoord. Ondanks zijn criminele verleden was de moordenaar, Armando Caballero, een werknemer van het appartementencomplex waar ze woonde en bezat hij een loper van de appartementen van het complex. Uit registratiegegevens van de sleutels blijkt dat hij haar appartement binnenging kort voordat ze thuiskwam van haar werk, waar hij haar vermoedelijk verraste en vermoordde.

Het is een afschuwelijk verhaal, en het benadrukt de gevaren van sleuteltoegang zonder enige vorm van controle. Onzorgvuldig sleutelbeheer kan zowel huurders als hun eigendom in gevaar brengen.

De wet van Miya

Als er al een lichtpuntje aan deze tragische gebeurtenis zit, dan is dat misschien Senate Bill (SB) 898, ook wel bekend als Miya's Law, die de gouverneur van Florida op 27 juni 2022 in werking heeft gesteld. Miya's Law zorgt ervoor dat huurders en hun huizen veiliger worden door verhuurders en gebouwbeheerders te verplichten specifieke maatregelen te nemen rond wie toegang heeft tot hun woningen.

Samengevat vereist de wet dat verhuurders:

• Achtergrondonderzoeken van werknemers uitvoeren
• Huurders ten minste 24 uur van tevoren op de hoogte stellen voordat ze een appartement betreden
• Een logboek bijhouden van de verstrekking en teruggave van alle sleutels
• Beleidslijnen vastleggen voor de verstrekking, teruggave en opslag van alle sleutels

Dit legt de verantwoordelijkheid bij verhuurders om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen sleutels hebben van de appartementen van de huurders en alleen op bevoegde tijden, en om gedetailleerd bij te houden wie welke sleutels heeft en wanneer. Verhuurders die tot nu toe gebruik maakten van papieren formulieren of sleutels in een lade bewaarden, zullen hun sleutelbeveiliging snel moeten verbeteren als ze willen voldoen aan de nieuwe voorschriften.

Het Keycafe sleutelbeheer houdt een volledige historiek bij en zorgt ervoor dat enkel geautoriseerde mensen toegang hebben

Keycafe levert elektronische sleutelbeheersystemen, waarmee verhuurders de toegang tot sleutels kunnen beheren, sleutels kunnen opslaan en de toegang kunnen controleren. Elke sleutel wordt opgeslagen in een IoT-verbonden sleutelkastsysteem, genaamd 'Keycafe Smartbox' en de sleutel is gekoppeld aan een anonieme NFC tracking chip. Het Keycafe sleutelbeheersysteem houdt een logboek bij van wie, wanneer en waar toegang heeft en slaat sleutels op een gecentraliseerde plaats op wanneer ze niet in gebruik zijn.

Keycafe is modulair en kan meegroeien met je behoeften op het gebied van sleutelbeheer. Of je nu een paar panden, een gebouw of een heel complex bezit, de flexibele abonnementen van Keycafe helpen jou om je sleutels te beheren.

Keycafe helpt verhuurders te voldoen aan de regels

Twee onderdelen van de wet zijn bijzonder relevant voor de veiligheid van sleutels:

• Artikel 4(5)(b), vereist dat verhuurders "een logboek bijhouden van de uitgifte en inlevering van alle sleutels voor elke wooneenheid".
• Artikel 4(5)(c), vereist dat verhuurders "beleidslijnen en procedures opstellen voor de uitgifte en inlevering van sleutels van wooneenheden en het beheren van de opslag van en toegang tot niet verstrekte sleutels".

Gelukkig maken de functies van Keycafe voor het opvolgen van sleutels het een stuk eenvoudiger om aan de regels te blijven voldoen.

Het Keycafe systeem bewaart sleutels fysiek achter slot en grendel, in een met IoT verbonden sleutelkastje, een SmartBox genaamd. Elke ophaling en inlevering van sleutels wordt gelogd en elke sleutel is gekoppeld aan een sleutelhanger die tijdens het inleveren wordt gescand. Personeel heeft toegang tot sleutels door middel van een pincode met optionele 2-factor authenticatie, een ingelogde smartphone app, of gebruikersbadges.

Afhankelijk van het toestemmingsniveau van de gebruiker kan deze toegang krijgen tot enkele, alle of slechts één van de sleutels. Verhuurders kunnen individuele medewerkers, afdelingen en aannemers in realtime sleuteltoegang verlenen of intrekken, om er zeker van te zijn dat alleen bevoegde personen toegang hebben.

Als gebouwbeheerder heb je volledige controle over wie toegang heeft tot welke sleutels en op welke tijdstippen. Elke ophaling en afgifte van sleutels wordt in real-time gemonitord en vastgelegd in downloadbare logboeken. Bovendien kun je met behulp van zoekfilters de status van meerdere sleutels tegelijk zien en alle sleutels bekijken die door een individueel personeelslid zijn uitgecheckt. Als een sleutel niet is waar hij hoort te zijn, kan je met deze functie veel tijd besparen en sneller tot een oplossing komen.

Een volledige toegangshistoriek helpt je te voldoen aan de vereiste om bij te houden waar je sleutels zich bevinden, terwijl de combinatie van fysieke opslag en gecontroleerde toegang je helpt systemen en procedures op te zetten voor alle sleutels van je pand. De wet van Miya is zo nieuw dat het niet duidelijk is wat nodig zal zijn voor het jaarlijkse bewijs van conformiteit, maar het fysieke sleutelkastje met de downloadbare logboeken zou aan de eisen voor bewijs moeten voldoen.

Voorbij de wet van Miya

De voordelen van het gebruik van Keycafe gaan echter verder dan alleen het voldoen aan de nieuwe wet. Het Keycafe systeem maakt het leven gemakkelijker voor jou, je personeel en je huurders door de sleuteltoegang te optimaliseren met functies als:

24/7 Toegang tot sleutels

Bevoegd personeel kan op elk moment gemakkelijk toegang krijgen tot sleutels, sleutelafstandsbedieningen of toegangskaarten, zonder contact op te hoeven nemen met de systeembeheerders of het management.

24/7 Klantenondersteuning

De systemen van Keycafe worden ondersteund door wereldwijde klantenondersteuning die 24/7 beschikbaar is. Je kunt ons altijd bereiken met een snel telefoontje of via ons chatplatform.

Toestemmingen beheren in detail

Verhuurders en gebouwbeheerders kunnen precies bepalen wie toegang heeft tot welke sleutels en op welke tijdstippen. Ze kunnen ook toestemmingen toekennen aan bevoegde gebruikers op basis van groepen sleutels.

Programmeerbare Waarschuwingen

Sleutels niet op tijd ingeleverd? Maak een aangepast, geautomatiseerd waarschuwingsbericht dat wordt gestuurd naar de persoon die de sleutels heeft meegenomen, naar een beheerder of een andere gebruiker.

Mobiele app

Je kunt toestemmingen op afstand en in real-time beheren met de Keycafe app van eender waar.

Volledige API automatisering

Je kunt onze app gebruiken of je kunt onze API gebruiken om Keycafe rechtstreeks te integreren in de software van jouw keuze.

Modulair ontwerp

De SmartBox is zeer schaalbaar, zelfs over verschillende locaties, waardoor hij ideaal is voor vastgoedinvesteerders met meerdere panden. Begin met acht lockers en breid uit tot honderden lockers, naargelang je nieuwe panden aankoopt.

Back-up batterij

Je hoeft je geen zorgen te maken als de stroom uitvalt. Onze back-up batterijen zorgen ervoor dat de juiste mensen toegang blijven houden tot de juiste sleutels (en de verkeerde mensen niet).

Volledige historiek van sleutels

Dit systeem zorgt ervoor dat elke interactie in je systeem wordt bijgehouden, met een complete, automatisch bijgewerkte lijst van elke ophaling en afgifte op sleutel-, gebruikers- en SmartBox-niveau.

Wil je meer weten?

Maak je leven - en dat van je huurders - gemakkelijker met het Keycafe sleutelbeheersysteem. Contacteer ons verkoopteam vandaag nog om te leren hoe je ervoor kunt zorgen dat je sleutels in de juiste handen blijven.

Voor meer informatie over Miya's Wet zie Senate Bill (SB) 898 van de Senaat van Florida.