In september 2021 werd een 19-jarige studente, genaamd Miya Marcano, vermoord. Ondanks zijn criminele verleden was de moordenaar, Armando Caballero, een werknemer van het appartementencomplex waar ze woonde en bezat hij een loper van de appartementen van het complex. Uit registratiegegevens van de sleutels blijkt dat hij haar appartement binnenging kort voordat ze thuiskwam van haar werk, waar hij haar vermoedelijk verraste en vermoordde.

Het is een afschuwelijk verhaal, en het benadrukt de gevaren van sleuteltoegang zonder enige vorm van controle. Onzorgvuldig sleutelbeheer kan zowel huurders als hun eigendom in gevaar brengen.

De wet van Miya

Als er al een lichtpuntje aan deze tragische gebeurtenis zit, dan is dat misschien Senate Bill (SB) 898, ook wel bekend als Miya's Law, die de gouverneur van Florida op 27 juni 2022 in werking heeft gesteld. Miya's Law zorgt ervoor dat huurders en hun huizen veiliger worden door verhuurders en gebouwbeheerders te verplichten specifieke maatregelen te nemen rond wie toegang heeft tot hun woningen.

Samengevat vereist de wet dat verhuurders:

• Achtergrondonderzoeken van werknemers uitvoeren
• Huurders ten minste 24 uur van tevoren op de hoogte stellen voordat ze een appartement betreden
• Een logboek bijhouden van de verstrekking en teruggave van alle sleutels
• Beleidslijnen vastleggen voor de verstrekking, teruggave en opslag van alle sleutels

Dit legt de verantwoordelijkheid bij verhuurders om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen sleutels hebben van de appartementen van de huurders en alleen op bevoegde tijden, en om gedetailleerd bij te houden wie welke sleutels heeft en wanneer. Verhuurders die tot nu toe gebruik maakten van papieren formulieren of sleutels in een lade bewaarden, zullen hun sleutelbeveiliging snel moeten verbeteren als ze willen voldoen aan de nieuwe voorschriften.

Het Keycafe sleutelbeheer houdt een volledige historiek bij en zorgt ervoor dat enkel geautoriseerde mensen toegang hebben

Keycafe provides electronic key management systems, enabling landlords to manage, store, and control access to keys. Each key is stored in an IoT-connected key locker system called a Keycafe Smartbox, and the key is attached to an anonymous NFC tracking chip. The Keycafe key management system keeps a log of who has access, when and where and stores keys in a centralized place between use.

Keycafe is modulair en kan meegroeien met je behoeften op het gebied van sleutelbeheer. Of je nu een paar panden, een gebouw of een heel complex bezit, de flexibele abonnementen van Keycafe helpen jou om je sleutels te beheren.

Keycafe helpt verhuurders te voldoen aan de regels

Twee onderdelen van de wet zijn bijzonder relevant voor de veiligheid van sleutels:

• Artikel 4(5)(b), vereist dat verhuurders "een logboek bijhouden van de uitgifte en inlevering van alle sleutels voor elke wooneenheid".
• Artikel 4(5)(c), vereist dat verhuurders "beleidslijnen en procedures opstellen voor de uitgifte en inlevering van sleutels van wooneenheden en het beheren van de opslag van en toegang tot niet verstrekte sleutels".

Gelukkig maken de functies van Keycafe voor het opvolgen van sleutels het een stuk eenvoudiger om aan de regels te blijven voldoen.

The Keycafe system keeps keys physically locked in an IoT-connected key locker called a SmartBox. Each key pick-up and drop-off is logged, and each key is attached to a key fob that is scanned during drop-offs. Staff can access keys by using a pin with optional 2-factor authentication, a logged-in smartphone app, or user authentication badges.

Afhankelijk van het toestemmingsniveau van de gebruiker kan deze toegang krijgen tot enkele, alle of slechts één van de sleutels. Verhuurders kunnen individuele medewerkers, afdelingen en aannemers in realtime sleuteltoegang verlenen of intrekken, om er zeker van te zijn dat alleen bevoegde personen toegang hebben.

Als gebouwbeheerder heb je volledige controle over wie toegang heeft tot welke sleutels en op welke tijdstippen. Elke ophaling en afgifte van sleutels wordt in real-time gemonitord en vastgelegd in downloadbare logboeken. Bovendien kun je met behulp van zoekfilters de status van meerdere sleutels tegelijk zien en alle sleutels bekijken die door een individueel personeelslid zijn uitgecheckt. Als een sleutel niet is waar hij hoort te zijn, kan je met deze functie veel tijd besparen en sneller tot een oplossing komen.

A complete access history helps you stay in compliance with the requirement to maintain records of your keys’ whereabouts, while the combination of physical storage and controlled access helps you establish systems and policies for all the keys for your property. Miya’s law is so new that it is not clear what will be required for the annual proof of compliance, however the physical key locker with the downloadable logs should meet the requirements for proof.

Voorbij de wet van Miya

De voordelen van het gebruik van Keycafe gaan echter verder dan alleen het voldoen aan de nieuwe wet. Het Keycafe systeem maakt het leven gemakkelijker voor jou, je personeel en je huurders door de sleuteltoegang te optimaliseren met functies als:

24/7 Toegang tot sleutels

Bevoegd personeel kan op elk moment gemakkelijk toegang krijgen tot sleutels, sleutelafstandsbedieningen of toegangskaarten, zonder contact op te hoeven nemen met de systeembeheerders of het management.

24/7 Klantenondersteuning

De systemen van Keycafe worden ondersteund door wereldwijde klantenondersteuning die 24/7 beschikbaar is. Je kunt ons altijd bereiken met een snel telefoontje of via ons chatplatform.

Toestemmingen beheren in detail

Verhuurders en gebouwbeheerders kunnen precies bepalen wie toegang heeft tot welke sleutels en op welke tijdstippen. Ze kunnen ook toestemmingen toekennen aan bevoegde gebruikers op basis van groepen sleutels.

Programmeerbare Waarschuwingen

Sleutels niet op tijd ingeleverd? Maak een aangepast, geautomatiseerd waarschuwingsbericht dat wordt gestuurd naar de persoon die de sleutels heeft meegenomen, naar een beheerder of een andere gebruiker.

Mobiele app

Je kunt toestemmingen op afstand en in real-time beheren met de Keycafe app van eender waar.

Volledige API automatisering

Je kunt onze app gebruiken of je kunt onze API gebruiken om Keycafe rechtstreeks te integreren in de software van jouw keuze.

Modulair ontwerp

De SmartBox is zeer schaalbaar, zelfs over verschillende locaties, waardoor hij ideaal is voor vastgoedinvesteerders met meerdere panden. Begin met acht lockers en breid uit tot honderden lockers, naargelang je nieuwe panden aankoopt.

Back-up batterij

Je hoeft je geen zorgen te maken als de stroom uitvalt. Onze back-up batterijen zorgen ervoor dat de juiste mensen toegang blijven houden tot de juiste sleutels (en de verkeerde mensen niet).

Volledige historiek van sleutels

Dit systeem zorgt ervoor dat elke interactie in je systeem wordt bijgehouden, met een complete, automatisch bijgewerkte lijst van elke ophaling en afgifte op sleutel-, gebruikers- en SmartBox-niveau.

Wil je meer weten?

Maak je leven - en dat van je huurders - gemakkelijker met het Keycafe sleutelbeheersysteem. Contacteer ons verkoopteam vandaag nog om te leren hoe je ervoor kunt zorgen dat je sleutels in de juiste handen blijven.

Voor meer informatie over Miya's Wet zie Senate Bill (SB) 898 van de Senaat van Florida.