Uitdaging

Het DoubleTree by Hilton Hotel in Windsor Locks, Connecticut, stond voor een flinke uitdaging. Sleutels van gevoelige delen van het hotel die mogelijk in verkeerde handen vielen, was een constante zorg. Het sleutelbeheerprobleem stond centraal in hun zorgen. Dagelijks moesten sleutels aan het 90-koppige team worden verstrekt en weer verzameld om de hotelactiviteiten vlekkeloos te laten verlopen. Maar zonder een degelijk systeem om deze uitgifte en inname te bewaken en te controleren, bleef het hotel echter kwetsbaar. De kans op het kwijtraken van sleutels was groot, wat een constante dreiging voor de veiligheid van het hotel betekende en kon leiden tot een dure rekening voor het vervangen van sloten.

De uitdaging was tweeledig: zorgen voor een betrouwbare opslag van sleutels wanneer ze niet in gebruik zijn en het nauwkeurig bijhouden van het uitgeven en terug ontvangen van sleutels. Het laatste was cruciaal, niet alleen om het risico op diefstal te minimaliseren, maar ook om een duidelijke cultuur van verantwoording te realiseren. Hun bestaande systeem was omslachtig en miste de noodzakelijke beveiligingen om ongeautoriseerde toegang of misbruik te voorkomen. Als gevolg hiervan kon het managementteam niet vaststellen wie op een bepaald moment een specifieke sleutel had, wat het lastig maakte om eventuele veiligheidsincidenten te traceren. Het ontbreken van een effectief systeem belemmerde de operationele efficiëntie en vormde een serieus veiligheidsrisico, waardoor een dringende oplossing noodzakelijk was.

Oplossing

Na gehoord te hebben over Keycafe van een zusterhotel van Hilton, besloot het managementteam om een SmartBox te proberen om het sleutelbeheer veiliger en efficiënter te laten verlopen. Met dit systeem beheren de medewerkers zelf het ophalen en afleveren van sleutels aan het begin en einde van hun diensten met behulp van PIN-codes, zonder dat administratief toezicht nodig is. Dit creëert een gevoel van verantwoordelijkheid onder het personeel, waarbij zij verantwoordelijk worden gehouden voor de sleutels in hun bezit.

De mogelijkheid van Keycafe om in realtime het gebruik van sleutels te volgen en een volledig overzicht te krijgen van het sleutelgebruik was een groot pluspunt. De oplossing maakte het voor het team mogelijk om te volgen wie welke sleutel op welk moment in bezit had, wat een extra laag van transparantie toevoegde aan hun werkzaamheden. Dit zorgde niet alleen voor betere sleutelbeveiliging, maar gaf hen ook de controle die eerder ontbrak.

De gebruiksvriendelijke interface van Keycafe zorgde voor een soepele overgang voor het personeel, waardoor zij snel gewend raakten aan het nieuwe systeem. "We weten nu exact wie welke sleutel had en wie de sleutels niet heeft teruggebracht, wat ons volledige controle over ons gebouw geeft", zegt Mohamed Anwer, de Directeur Food and Beverage van DoubleTree Hartford.

Resultaat

De invoering van Keycafe in DoubleTree by Hilton Hotel zorgde voor een ingrijpende transformatie. De directe impact van de oplossing was duidelijk en werd enthousiast ontvangen door het hele team, dat onder de indruk was van de mate van controle die het bood over elke sleutel. Het sleutelbeheer van het hotel, dat ooit een zorgenpunt was, is nu een toonbeeld van efficiëntie.

Er is een duidelijke cultuur van verantwoording bij het personeel nu, wetende dat hun sleutelgebruik wordt gevolgd en geregistreerd. Dit leidde tot een algehele verbetering van hun verantwoordelijkheden en een vermindering van het aantal keren dat sleutels zoekraakten. De oplossing was zo gebruiksvriendelijk en efficiënt dat het snel een integraal onderdeel werd van de dagelijkse routine voor alle medewerkers.

De tijd en middelen die voorheen werden besteed aan het beheren van sleutels worden nu gebruikt om de ervaringen van de gasten en andere cruciale operaties te verbeteren. "Keycafe is een essentiële tool. We hebben nu een systeem dat echt werkt", besluit Mohamed.