Uitdaging

Het DoubleTree by Hilton Hotel in Windsor Locks, CT, worstelde met een kritieke uitdaging. Het feit dat sleutels van gevoelige delen van het hotel in verkeerde handen vielen, was een alomtegenwoordige zorg, waarbij het probleem van het sleutelbeheer de kern van de zaak vormde. Elke dag moesten de sleutels worden uitgedeeld aan en opgehaald bij het 90-koppige team van het hotel om de operatie soepel te laten verlopen. Zonder een robuust systeem om deze uitwisselingen te bewaken en te controleren, bleef het hotel echter kwetsbaar. Het risico van zoekgeraakte sleutels was groot, wat een steeds dreigende bedreiging vormde voor het pand en een potentieel dure rekening voor het vervangen van sloten.

De uitdaging was tweeledig: zorgen voor een mechanisme voor het opbergen van sleutels wanneer deze niet in gebruik zijn, en het nauwkeurig volgen van de uitgifte en teruggave van sleutels. Dit laatste was cruciaal, niet alleen om het risico op diefstal tot een minimum te beperken, maar ook om duidelijke verantwoording af te leggen. Hun bestaande systeem was omslachtig en miste de nodige waarborgen om ongeoorloofde toegang of misbruik te voorkomen. Als gevolg hiervan kon het managementteam niet vaststellen wie op een bepaald moment een bepaalde sleutel had, waardoor het moeilijk was om een beveiligingslek terug te traceren naar de bron. Het ontbreken van een effectief systeem belemmerde de operationele efficiëntie en bracht ernstige veiligheidsrisico's met zich mee, waardoor een dringende oplossing noodzakelijk was.

Oplossing

Nadat het managementteam had gehoord over Keycafe van een Hilton-zusterhotel, besloot het een SmartBox te proberen voor veilig en efficiënt sleutelbeheer. Met dit systeem regelen de medewerkers zelf het ophalen en afgeven van sleutels aan het begin en einde van hun dienst met behulp van pincodes, zonder dat er administratief toezicht nodig is. Dit creëert een gevoel van verantwoordelijkheid bij het personeel en zorgt ervoor dat ze verantwoordelijk worden gehouden voor de sleutels in hun bezit.

Keycafe's real-time volgmogelijkheid heeft het systeem verder verbeterd en biedt een uitgebreid overzicht van het sleutelgebruik. Dankzij de oplossing kon het team op elk moment controleren wie welke sleutel had, wat een laag van transparantie aan hun activiteiten toevoegde. Naast het beveiligen van de sleutels, gaf dit hen ook een gevoel van controle dat voorheen ontbrak.

Bovendien zorgde de gebruiksvriendelijke interface van Keycafe voor een vlotte overgang voor het personeel, waardoor ze snel konden wennen aan het nieuwe systeem. "We weten precies wie welke sleutel had en wie geen sleutels heeft ingeleverd, waardoor we volledige controle hebben over ons gebouw", zegt Mohamed Anwer, DoubleTree Hardford's Director of Food and Beverage.

Resultaat

De introductie van Keycafe in de bedrijfsvoering van DoubleTree by Hilton Hotel zorgde voor een ingrijpende transformatie. De onmiddellijke impact van de oplossing was duidelijk en werd verwelkomd door het hele team, dat verbaasd was over het niveau van controle dat het bood over elke afzonderlijke toets. Het sleutelbeheerproces van het hotel, ooit een punt van zorg, was nu een toonbeeld van efficiëntie.

Het personeel is nu meer verantwoordelijk, wetende dat hun sleutelgebruik wordt bijgehouden en geregistreerd. Dit leidde tot een algehele verbetering van hun verantwoordelijkheden en een vermindering van het aantal zoekgeraakte sleutels. De oplossing was zo gebruiksvriendelijk en efficiënt dat het al snel een integraal onderdeel werd van de dagelijkse routine van alle medewerkers.

De tijd en middelen die voorheen werden besteed aan het beheer van sleutels, worden nu omgeleid naar het verbeteren van gastervaringen en andere essentiële bewerkingen. "Keycafe is een must-have tool. Nu hebben we een systeem dat werkt", besluit Mohamed.