Uitdaging

Hôtes en Nord, een conciërgebedrijf dat Airbnb-accommodaties in Lille beheert, gebruikte traditionele sleuteloverdrachtmethoden voor de aankomst van gasten. Vóór de implementatie van Keycafe vertrouwde het team op mechanische sleutelkluisjes of persoonlijke sleuteloverdracht. Hoewel deze methoden hun werk deden, waren ze arbeidsintensief en beperkten ze de flexibiliteit van de inchecktijden voor gasten.

Medewerkers moesten vaak op vaste tijden naar locaties reizen om de sleutels over te dragen, wat leidde tot vertragingen en stress voor zowel teamleden als reizigers, vooral wanneer de aankomsttijden verschoven. Deze handmatige taken kostten tijd en middelen, creëerden het risico op gemiste afspraken en bemoeilijkten de opschaling van de werkzaamheden.

De groeiende vraag van reizigers naar zelf inchecken vergroot de behoefte aan een gestroomlijnd, geautomatiseerd en betrouwbaar sleutelbeheersysteem.

Pijnpunten

• Tijd en reiskosten van personeel: Het team moest persoonlijk de sleutels aan de gasten overhandigen, wat tijdverspilling en hogere arbeidskosten met zich meebracht.
• Stress op het gebied van gastervaring: Reizigers hadden last van vertragingen en beperkte inchecktijden, wat een negatieve invloed had op de tevredenheid.
• Handmatige fouten en beperkte uren: Menselijke fouten bij het delen van de code van de kluis en beperkte toegangstijden creëerden operationele risico's en problemen met de klantenservice.

Oplossing

Hôtes en Nord ontdekte Keycafe via het Airbnb co-hostingnetwerk en zag het al snel als de ideale oplossing voor hun behoeften. In tegenstelling tot andere systemen die ze in het verleden hadden geprobeerd, bood Keycafe een hogere mate van automatisering en directe integratie met platforms zoals Airbnb.

Met behulp van twee strategisch geplaatste elektronische sleutelkluisjes (SmartBoxen) in verschillende wijken van Lille, creëerde Hôtes en Nord een soepele en flexibele incheckervaring. Wanneer de schoonmaakploegen klaar zijn met het inrichten van een accommodatie, deponeren ze de sleutels in de SmartBox. Gasten ontvangen vervolgens een automatisch gegenereerde en tijdgevoelige code via sms zodra hun Airbnb-reservering is bevestigd, zodat ze de sleutels kunnen ophalen wanneer het hen uitkomt.

De Airbnb-integratie van Keycafe speelt een centrale rol in deze transformatie. Deze genereert veilige, unieke toegangscodes die gekoppeld zijn aan reserveringstijden, waardoor handmatige tussenkomst wordt voorkomen en de beveiliging wordt verbeterd.

De implementatie van Hôtes en Nord

• Zelfbedieningssleutels ophalen: Gasten ontvangen 24/7 automatisch codes om hun sleutels op te halen bij sleutelkluisjes. Dit biedt flexibiliteit en zorgt voor minder coördinatie van afspraken.
• Workflow schoonmaakteam: Medewerkers brengen de sleutels na de schoonmaak terug naar de SmartBox, zodat de sleutels beschikbaar blijven voor de volgende gast.
• Airbnb-integratie: Maakt een soepele installatie en automatisering mogelijk zonder dat er een speciale verwelkomer nodig is.

Resultaat

De impact van Keycafe was direct merkbaar, want het team van Hôtes en Nord realiseerde zich al snel de voordelen van geautomatiseerde sleuteloverdracht. 96% van hun portfolio van 50 accommodaties werkt nu met self-check-in, waardoor de noodzaak voor personeelsreizen en coördinatie aanzienlijk wordt verminderd. Slechts twee accommodaties vereisen nog incidenteel fysieke check-ins, waarvoor Keycafe als back-up beschikbaar blijft.

Het systeem heeft niet alleen de operationele efficiëntie verbeterd, maar ook bijgedragen aan betere gastbeoordelingen door flexibele aankomsttijden te bieden. CEO Charles Versaille waardeert vooral de gemoedsrust die Keycafe biedt: "Het grootste voordeel voor ons bij het gebruik van Keycafé is de gemoedsrust, omdat het ons in staat stelt processen te automatiseren. Dit betekent dat we veel minder tijd verspillen aan handmatige taken zoals het aanmaken en versturen van codes, enz. Het elimineert fouten, dus er is geen sprake meer van operationele stress of problemen op locatie bij het gebruik van deze oplossing."

Het resultaat

• 96% acceptatie van zelf inchecken: 48 van de 50 accommodaties gebruiken nu Keycafe voor autonome gasttoegang, waardoor persoonlijke overdracht niet meer nodig is.
• Kosten- en tijdsbesparing: Medewerkers hoeven niet langer te reizen voor sleuteluitwisselingen, waardoor ze uren werk per week besparen en stress verminderen.
• Nieuwe zakelijke kansen: Geïnspireerd door het succes van Keycafe, is het bedrijf van plan om SmartBox-verhuur aan te bieden aan lokale bedrijven die veilige sleuteloverdracht nodig hebben.