Uitdaging

BGA Location is een autoverhuurbedrijf dat actief is in de regio Bordeaux en een wagenpark beheert van circa 300 tot 400 personenauto's en bedrijfswagens, verdeeld over verschillende vestigingen. De kernactiviteit van het bedrijf is het leveren van flexibele en betrouwbare verhuurdiensten aan zowel particuliere als zakelijke klanten. Met meerdere locaties en een groot aantal voertuigen onder controle, stuitte het bedrijf al snel op logistieke en operationele uitdagingen die de efficiëntie en de klanttevredenheid negatief beïnvloedden.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, vertrouwde het bedrijf volledig op handmatig sleutelbeheer, wat een sterke afhankelijkheid van personeel op locatie creëerde. Het ophalen en terugbrengen van voertuigen was strikt gebonden aan kantooruren, wat de flexibiliteit voor klanten beperkte en planningsproblemen veroorzaakte. Bij elke verhuur was de aanwezigheid van personeel vereist om de sleutels te overhandigen en in te nemen, wat de werkdruk verhoogde en de bedrijfsvoering vertraagde. Bovendien maakte het gebrek aan realtime inzicht in teruggebrachte voertuigen het moeilijk om het wagenpark nauwkeurig te volgen. Deze uitdagingen hadden een negatieve invloed op de operationele efficiëntie, autonomie en uiteindelijk de klantervaring, wat de behoefte aan een meer geautomatiseerde en flexibele oplossing benadrukte.

Pijnpunten

• Hoge personeelsafhankelijkheid: Medewerkers moesten aanwezig zijn om belangrijke overdrachten te beheren
• Beperkte toegangstijden: Klanten werden beperkt door de openingstijden van het agentschap
• Geen sleutelregistratie: Geen inzicht in wie de sleutels heeft opgehaald of teruggebracht.
• Beveiligingslekken: Geen bewijs van sleutelteruggave of voertuigoverdracht
• Inefficiënte processen: Handmatige processen vertraagden de verhuur en retourzendingen.

Oplossing

De BGA-vestiging heeft het SmartBox-sleutelbeheersysteem van Keycafe geïmplementeerd om het beheer van hun voertuigsleutels volledig te automatiseren.

Zodra een huurcontract is afgesloten, stuurt het team de klant:

• Een huuroverzicht
• Een unieke toegangscode gegenereerd door Keycafe.

Klanten kunnen hun voertuig vervolgens zelfstandig ophalen door de code in te voeren bij de SmartBox, waarmee het kluisje met hun sleutel wordt geopend. Elke autosleutel wordt opgeslagen met een Keycafe-sleutelhanger die de sleutel identificeert, waardoor veilige tracking gedurende de gehele huurperiode mogelijk is.

Bij het terugbrengen van het voertuig scant de klant eenvoudigweg de Keycafe-sleutel bij de SmartBox. Het kluisje opent automatisch en de sleutel wordt erin gedeponeerd zonder tussenkomst van een medewerker.

Implementatie van de BGA-locatie

• Geautomatiseerd ophalen en terugbrengen: Klanten halen de sleutels zelfstandig op en brengen ze zelf terug.
• 24/7 Toegang: Geen afhankelijkheid van openingstijden of personeel ter plaatse
• Slimme sleuteltracking: Elke sleutel is gekoppeld aan een Keycafe-sleutelhanger die de sleutel identificeert bij het ophalen en inleveren.
• Directe meldingen:
  • Klantnaam
  • Kentekenplaat
  • Tijdstip van terugkeer
  • Videobewijs van sleutelafgifte
• Gecentraliseerde controle: Volledig inzicht in alle agentschappen en het wagenpark

Resultaat

Keycafe heeft het operationele model van de BGA-locatie aanzienlijk veranderd.

Het bedrijf heeft de afhankelijkheid van personeel op locatie drastisch verminderd, waardoor verhuur en teruggave volledig autonoom verlopen. Het hele verhuurproces is nu geautomatiseerd, van contractvalidatie tot het terugbrengen van het voertuig.

Deze verandering leverde het volgende op:

• Duidelijke tijdsbesparingen
• Verhoogde operationele vrijheid
• Een meetbaar rendement op de investering
• Een soepelere, professionelere klantervaring.

Keycafe bood ook volledig inzicht in het wagenpark, waardoor het team wist waar de voertuigen zich bevonden, wie ze gebruikte en wanneer ze werden teruggebracht: een grote verbetering ten opzichte van hun vorige handmatige systeem.

Het resultaat

• Minder personeelsbeperkingen: Minder behoefte aan aanwezigheid op locatie
• Volledige vlootcontrole: Realtime inzicht in het voertuiggebruik
• Verbeterde beveiliging: Geverifieerde sleutelstortingen met videobewijs
• Verbeterde klantervaring: Sneller, eenvoudiger en volledig geautomatiseerd huren