Uitdaging

Ensis Groupe, gevestigd in Villeparisis, Frankrijk, beheert een divers wagenpark voor haar dochterondernemingen: Clamens, dat bouwmaterialen recycleert, en STPS, een nutsbedrijf dat diensten levert aan grote energiebedrijven zoals GRDF (Gaz Réseau Distribution France) en EDF (Électricité de France). Met meer dan 90 voertuigen en 480 medewerkers vereist hun bedrijfsvoering dagelijkse coördinatie tussen chauffeurs, monteurs en managers van verschillende afdelingen en in verschillende ploegen, inclusief nachtdiensten en noodoproepen.

Het bedrijf vertrouwde op een handmatig proces voor het beheer van voertuigsleutels, met behulp van een fysiek bord en kluisjes op kantoor. Chauffeurs lieten sleutels vaak op onofficiële plekken achter, vergaten ze terug te brengen of gaven ze aan elkaar door, wat onzekerheid creëerde over de beschikbaarheid van voertuigen. Wanneer een vrachtwagen opnieuw moest worden toegewezen, gerepareerd of met spoed moest worden ingezet, leidde de onduidelijkheid over waar de sleutel was (of of deze überhaupt aanwezig was) tot vertragingen, interne wrijving en verstoringen van de dienstverlening.

Pijnpunten

• Gebrek aan traceerbaarheid: Sleutels werden vaak informeel tussen chauffeurs uitgewisseld zonder dat dit werd geregistreerd, waardoor het moeilijk was om het voertuiggebruik te volgen en verantwoording af te leggen.
• Niet-teruggegeven of zoekgeraakte sleutels: Sleutels werden achtergelaten in persoonlijke kluisjes of helemaal niet teruggegeven, waardoor de herverdeling van voertuigen werd vertraagd en de planning van de werkplaats werd verstoord.
• Ongecontroleerde toegang: Sleutelopslag was afhankelijk van open borden of onbeveiligde inleverpunten, zonder de mogelijkheid om de toegang te beperken op basis van rol, voertuig of tijdstip.
• Administratieve last: Wagenparkbeheerders moesten vaak handmatig problemen met sleutels oplossen, waardoor hun dagelijkse verantwoordelijkheden werden uitgebreid met tijdrovende taken.

Oplossing

Om structuur en veiligheid te brengen in hun sleutelbeheer, heeft Ensis Groupe Keycafe SmartBox-systemen geïmplementeerd in hun vestigingen in Clamens en STPS. Chauffeurs, werkplaatspersoneel en planners gebruiken het systeem nu dagelijks om sleutels op te halen en terug te brengen via beveiligde, geregistreerde toegang.

Aan elke gebruiker wordt een unieke pincode toegewezen die is gekoppeld aan specifieke machtigingen op basis van hun rol en verantwoordelijkheden. Chauffeurs zien bijvoorbeeld alleen de sleutels die relevant zijn voor hun toegewezen voertuigen, en de toegang is beperkt tot bepaalde tijdsvensters. Werkplaatsteams kunnen elke sleutel opvragen die ze nodig hebben voor onderhoud, terwijl planners op afstand toegang kunnen verlenen of intrekken via de Keycafe-app.

Deze configuratie zorgt ervoor dat alleen bevoegd personeel sleutels beheert, met volledig inzicht in elke transactie. Het SmartBox-systeem verving informele werkwijzen door een gestandaardiseerde, controleerbare workflow, waardoor de beveiliging, verantwoording en operationele controle verbeterden.

De implementatie van Clamens en STPS

• Op rollen gebaseerde toegangscontrole: Elke gebruiker wordt aan het Keycafe-systeem toegevoegd met specifieke machtigingen op basis van zijn of haar rol; zoals chauffeurs, werkplaatsmedewerkers of managers, waardoor de toegang beperkt is tot alleen de sleutels die ze nodig hebben.
• Geplande toegangstijden: De toegangstijden worden aangepast aan de dienst of verantwoordelijkheden van elke gebruiker, zodat sleutels alleen beschikbaar zijn wanneer nodig en het overzicht wordt verbeterd.
• Beheer op afstand: Dispatchers en IT-medewerkers gebruiken de Keycafe-app op hun telefoons en computers om de toegang te beheren en problemen in realtime op te lossen, zelfs buiten werktijd.
• Gedeeld gebruik door verschillende afdelingen: Naast chauffeurs vertrouwen ook het werkplaatsteam en de nachtploegmedewerkers op het systeem om autosleutels op te halen zonder dat ze collega's of leidinggevenden hoeven te zoeken.

Resultaat

Na de uitrol van Keycafe in hun vestiging in Villeparisis heeft Ensis Groupe een complete transformatie doorgevoerd in het beheer van sleutels door chauffeurs, managers en werkplaatspersoneel. Informele overdrachten en onbeveiligde opslagmethoden werden vervangen door een gestructureerd, traceerbaar systeem waarmee gebruikers zelfstandig toegang kregen tot de benodigde sleutels, terwijl beheerders volledige controle behielden over toegangsrechten en -vensters. Dit was met name waardevol voor nacht- en weekenddiensten, waarbij oproepteams snel sleutels konden ophalen en de werkzaamheden konden voortzetten zonder dat er ter plaatse managementondersteuning nodig was.

Het nieuwe systeem verbeterde ook de coördinatie tussen de teams. Dispatchers kunnen voertuigen snel opnieuw toewijzen op basis van beschikbaarheid, en onderhoudspersoneel kan sleutels ophalen voor reparaties wanneer dat nodig is, allemaal zonder de werkprocessen te onderbreken. Dankzij duidelijke procedures en gecentraliseerde toegang werd sleutelbeheer sneller, veiliger en aanzienlijk betrouwbaarder voor alle betrokkenen.

Het resultaat

• Volledige systeemimplementatie: 100% van de sleutels worden nu via Keycafe opgeslagen en opgehaald, waardoor informele uitwisselingen tussen medewerkers worden geëlimineerd.
• Drastische vermindering van sleutelverlies: Meer dan 80% minder verloren of vergeten sleutels, wat de dagelijkse betrouwbaarheid aanzienlijk verbetert.
• Tijdsbesparing in de dagelijkse werkzaamheden: Naar schatting 30% minder tijd besteed aan het beheren van sleuteltoegang en coördinatie.
• Verbeterde zichtbaarheid en verantwoording: Realtime tracking van belangrijke bewegingen zorgt voor veilige toegang en ondersteunt intern toezicht.