Uitdaging

Naarmate Assia UNA haar thuiszorgdiensten uitbreidde, werd het beheer van de toegang tot haar wagenpark steeds complexer. Met maximaal 100 voertuigen verdeeld over vier afzonderlijke servicevestigingen waren coördinatie en toezicht cruciaal voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Voorheen was er geen gestructureerd sleutelbeheersysteem. Autosleutels waren vrij toegankelijk, zonder dat er sprake was van registratie of verantwoording. Hoewel dit op kleinere schaal beheersbaar was, bleek deze aanpak al snel onhoudbaar toen de organisatie groeide tot meer dan 500 medewerkers.

Elke ochtend moesten verzorgers en verpleegkundigen hun autosleutels ophalen voordat ze op pad gingen voor hun ronde. Sommige auto's werden, afhankelijk van het rooster, meerdere dagen achter elkaar gebruikt. Zonder realtime inzicht hadden managers geen duidelijk beeld van wie op een bepaald moment welke auto gebruikte.

Dit gebrek aan controle leidde tot operationele inefficiënties en veiligheidsproblemen, met name voor tijdelijke werknemers, vervangers en personeel met een korte looptijd dat toegang nodig had. Het beheer van sleutels op vier verschillende locaties vergrootte de logistieke uitdaging nog verder.

Assia UNA had behoefte aan een veilig, gestructureerd en gebruiksvriendelijk systeem dat inzicht en consistentie kon bieden in het voertuigbeheer op alle locaties.

Pijnpunten

• Geen gestructureerd sleutelbeheer: Sleutels waren vrij toegankelijk
• Gebrek aan zichtbaarheid: Geen realtime tracking van voertuiggebruik
• Beveiligingsrisico's: Vooral bij tijdelijk of kortdurend personeel
• Complexiteit van meerdere locaties: Vier afzonderlijke servicevestigingen

Oplossing

Na een uitgebreid marktonderzoek naar aanbieders van sleutelbeheersystemen heeft Assia UNA Keycafe geselecteerd vanwege de balans tussen eenvoud, functionaliteit en kosteneffectiviteit. SmartBoxes zijn geïmplementeerd in alle vier de servicevestigingen, waardoor het sleutelbeheer binnen de hele organisatie is gestandaardiseerd. Elke autosleutel wordt veilig opgeborgen in een SmartBox en georganiseerd per servicevestiging en afdeling, zodat medewerkers alleen toegang hebben tot de voertuigen die aan hun team zijn toegewezen.

Toegangsrechten worden rechtstreeks via het platform beheerd. Beheerders wijzen gebruikersrechten toe op basis van rol en afdeling, met de mogelijkheid om toegang te verlenen, te wijzigen of in te trekken met slechts een paar klikken: een essentiële functie voor uitzendkrachten en vervangend personeel. Elke verpleegkundige of zorgverlener ontvangt een persoonlijke toegangscode; bij aankomst voeren ze hun code in bij de SmartBox, bekijken ze de voertuigen die ze mogen gebruiken en de bijbehorende locker opent automatisch binnen enkele seconden, zonder toezicht van een leidinggevende.

Als een voertuig meerdere dagen toegewezen blijft, blijft het systeem de toewijzing in realtime volgen. Managers kunnen direct zien wie welk voertuig heeft, wanneer het is meegenomen en of het is teruggebracht. Deze gestructureerde opzet combineert autonomie voor medewerkers met gecentraliseerd toezicht en levert een schaalbare, veilige en gebruiksvriendelijke oplossing die de dagelijkse werkzaamheden ondersteunt en tegelijkertijd ruimte biedt voor toekomstige groei.

Implementatie door Assia UNA

• Gedistribueerde SmartBoxes over 4 locaties: SmartBoxes werden geïnstalleerd in alle vier de servicevestigingen om het sleutelbeheer te standaardiseren en te centraliseren.
• Beveiligde toegang voor meer dan 500 medewerkers: Autosleutels zijn georganiseerd per vestiging en afdeling, zodat medewerkers alleen toegang hebben tot voertuigen die aan hun team zijn toegewezen.
• Gecontroleerde toegang voor tijdelijk en vervangend personeel: Toegangsrechten worden toegewezen per rol en afdeling en kunnen direct worden verleend of ingetrokken bij personeelswijzigingen.
• Vereenvoudigd dagelijks ophalen en terugbrengen van sleutels: Verpleegkundigen en verzorgers gebruiken persoonlijke toegangscodes om geautoriseerde sleutels binnen enkele seconden op te halen, zonder toezicht.
• Realtime voertuigtoewijzing volgen: Managers kunnen direct zien wie welk voertuig heeft, inclusief meerdaagse opdrachten, op alle locaties.

Resultaat

De implementatie van Keycafe bracht direct structuur en controle in het voertuigbeheer van Assia UNA. Wat voorheen een open toegangssysteem was, is nu volledig georganiseerd, beveiligd en traceerbaar op alle vier locaties. Medewerkers hebben alleen toegang tot de specifieke voertuigen die ze mogen gebruiken, waardoor de risico's van onbeperkte toegang tot sleutels worden geëlimineerd.

De organisatie profiteert nu van realtime inzicht in het wagenpark, waardoor managers direct kunnen zien wie welk voertuig tot zijn beschikking heeft, ook bij meerdaagse opdrachten. Deze transparantie heeft de coördinatie verbeterd en de dagelijkse operationele onzekerheid verminderd.

De sleuteluitreiking in de ochtend verloopt sneller en efficiënter, waardoor administratieve tijd wordt bespaard en medewerkers zich kunnen richten op de zorgverlening. Met meer dan 500 medewerkers, inclusief tijdelijk en vervangend personeel, heeft de gecontroleerde en traceerbare toegang de veiligheid en verantwoording aanzienlijk versterkt.

Kortom, de oplossing biedt een schaalbaar en betrouwbaar systeem dat de groei van Assia UNA ondersteunt en tegelijkertijd de operationele efficiëntie en professionaliteit versterkt.

Het resultaat

• Gestructureerd en veilig sleutelbeheer: Open-access sleutels vervangen door een gecontroleerd, op rechten gebaseerd systeem op alle locaties.
• Volledig inzicht in voertuigtoewijzing: Managers kunnen op elk moment direct zien wie welk voertuig heeft, ook bij opdrachten die meerdere dagen duren.
• Tijdsbesparing in de dagelijkse werkzaamheden: Snellere sleuteldistributie vermindert de administratieve werkdruk en stroomlijnt het vertrek in de ochtend.
• Verminderd risico met tijdelijk personeel: Toegangsrechten worden toegewezen op basis van de rol en kunnen direct worden aangepast, waardoor veilig gebruik van het voertuig wordt gewaarborgd.
• Grotere operationele efficiëntie op 4 locaties: Gestandaardiseerde processen verbeteren de coördinatie en controle over alle servicevestigingen.