Uitdaging

Shelter Garage, gevestigd in Madrid, is gespecialiseerd in de zorg en het beheer van klassieke auto's en sportwagens. Oorspronkelijk begonnen als een garage voor voertuigopslag, is het bedrijf uitgegroeid tot een bedrijf dat diensten aanbiedt zoals detailing, restauraties, voertuigwrapping, polijsten, aan- en verkoop en speciale voorbereidingen. Met vier locaties en een groeiende vraag, begon hun sleuteloverdrachtsproces een knelpunt te worden.

Vóór de implementatie van Keycafe vertrouwde het Shelter-team op handmatige en geïmproviseerde methoden voor het beheer van autosleutels. Sleutels werden verborgen of persoonlijk uitgewisseld, wat tijdrovend was en het risico op verlies of miscommunicatie met zich meebracht. Het bedrijf had een oplossing nodig die hen in staat stelde te schalen, de beveiliging te verbeteren en de inefficiënties van fysieke sleuteluitwisselingen te elimineren.

Pijnpunten

• Gebrek aan zichtbaarheid: Geen manier om bij te houden wanneer of door wie de sleutels zijn geopend.
• Tijdsverbruik: Handmatige coördinatie vertraagde de toegang tot voertuigen voor cliënten en personeel.
• Beveiligingsproblemen: Het verbergen of informeel uitwisselen van sleutels leidde tot risico's en onzekerheid.
• Vertragingen bij de klantenservice: Personeel moest wachten op klanten of andersom, waardoor er wrijving en tijdverspilling ontstond.

Oplossing

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, implementeerde Shelter Garage het SmartBox-systeem van Keycafe in al haar faciliteiten. Het digitale sleutelbeheerplatform bood gecentraliseerde controle, waardoor het team sleuteloverdrachten voor zowel personeel als klanten kon toewijzen, volgen en beheren.

Het onboardingproces was eenvoudig: klanten maken een Keycafe-account aan, krijgen een uitleg van het systeem en hebben op elk moment toegang tot hun autosleutels. Intern gebruiken de medewerkers van Shelter Garage Keycafe als een logistiek knooppunt voor sleutels. Elke medewerker weet waar hij zijn sleutels kan ophalen of inleveren zonder dat een ander teamlid hierbij betrokken hoeft te worden. Het duidelijke proces vermindert onderbrekingen en maakt het gemakkelijker om de dagelijkse werkzaamheden efficiënt uit te voeren.

Implementatie van Shelter Garage

• Eenvoudige client-adoptie: Nieuwe klanten worden één keer door de installatie geleid en kunnen het systeem meteen zelfstandig gebruiken.
• Selfservicetoegang: Klanten kunnen sleutels afgeven en ophalen zonder dat er persoonlijke coördinatie nodig is.
• Gecentraliseerd sleutelcentrum: Medewerkers gebruiken het SmartBox-systeem om veilig toegang te krijgen tot autosleutels voor diensten.
• Gecontroleerde rechten: Cliënten krijgen alleen toegang tot hun eigen voertuig, terwijl personeel flexibeler toegang heeft op basis van hun rol.

Resultaat

Keycafe groeide al snel uit tot een essentiële tool voor de dagelijkse werkzaamheden van Shelter Garage. Door de sleuteloverdracht te automatiseren en digitaliseren, elimineerde het team inefficiënties uit hun handmatige systeem en kreeg het volledige controle over elke interactie met klant- of medewerkerssleutels. Volgens Guillermo Encina, COO van Shelter Garage, hebben ze de operationele kosten voor sleutelbeheer met 85% verlaagd.

Het nieuwe systeem gaf Shelter Garage het vertrouwen om diensten op te schalen zonder de administratieve werklast te vergroten. Zowel klanten als personeel konden de technologie moeiteloos omarmen en het systeem zelf werd een verkoopargument. Iván Fiestas merkte op dat klanten de praktische bruikbaarheid van het systeem waardeerden en dat het "een duidelijke reden was om voor onze garage te kiezen."

Het team is verder uitgebreid met Keycafe als partner, waarbij de nieuwste SmartBox-modellen zijn geïmplementeerd en de technologie op alle locaties is toegepast.

Het resultaat

• Operationele controle: Volledig inzicht in wie wanneer toegang heeft gehad tot de sleutels, waardoor problemen snel kunnen worden opgelost en verlies van sleutels wordt voorkomen.
• Schaalbaarheid: Het team kan nu meer klanten bedienen zonder extra coördinatie of tijdrovende handmatige taken.
• Verbeterde klantervaring: Klanten genieten van de onafhankelijkheid en het gemak van selfservicetoegang.
• Autonomie van personeel: Medewerkers zijn niet langer afhankelijk van elkaar om sleutels te vinden of te openen, waardoor de workflow efficiënter wordt.
• Merkdifferentiatie: Keycafe maakt nu deel uit van de waardepropositie bij het onboarden van nieuwe klanten.