Uitdaging

Motel Impérial, gelegen aan de kust van Gaspé, opereert in een sterk seizoensgebonden toeristenmarkt. Hoewel het hotel het hele jaar door een vlotte en betrouwbare check-in ervaring moest bieden, was de locatie volledig afhankelijk van fysieke sleutels in plaats van digitale sloten.

Zoals mede-eigenaar Nadia Minassian uitlegt, werd het veilig beheren van die fysieke sleutels, terwijl de flexibiliteit voor gasten behouden moest blijven, vooral buiten het hoogseizoen een uitdaging. Het was niet altijd haalbaar om de receptie het hele jaar door volledig bemand te houden, en sluiting betekende een beperking van de boekingen.

Tegelijkertijd wilden de eigenaren een oplossing waarmee ze fysieke sleutels konden blijven beheren, maar die de deur openliet voor toekomstige digitale toegang – zonder dat ze hun sleutelbeheersysteem later hoefden te vervangen.

Pijnpunten

• Beperkte flexibiliteit: Door de sluiting van de receptie was het lastig om kamers te verhuren tijdens het laagseizoen.
• Geen sleutelvolgsysteem: Fysieke sleutels vereisen een veilige registratie voor zowel personeel als gasten.
• Operationele overhead: Handmatige processen vergroten de afhankelijkheid van de beschikbaarheid van personeel.
• Toekomstige schaalbaarheid: Een verouderd sleutelbeheersysteem zou het later moeilijk en kostbaar maken om over te stappen op digitale sloten en sleutelkaarten.

Oplossing

Motel Impérial implementeerde het SmartBox-systeem van Keycafe en maakte gebruik van de Mews-integratie om het sleutelbeheer te centraliseren en het incheckproces te automatiseren.

Dankzij de integratie wordt er bij reserveringen die in Mews bevestigd zijn, automatisch een toegangscode aangemaakt in Keycafe. De unieke toegangscode voor de reservering wordt vervolgens samen met de boekingsgegevens naar de gast verzonden. Hierdoor ontvangen gasten duidelijke instructies en kunnen ze hun sleutels veilig ophalen zonder hulp van de receptie, terwijl de toegang beperkt blijft tot de juiste verblijfsdata.

Keycafe stelt het team in staat om fysieke sleutels veilig te beheren en biedt gasten een geautomatiseerde incheckoptie. Voor medewerkers biedt het systeem realtime inzicht in sleutelgebruik en duidelijke verantwoording. Voor gasten zorgt het voor een eenvoudige en intuïtieve ervaring, ongeacht of de receptie open of gesloten is.

Implementatie van Motel Impérial

• Geautomatiseerd inchecken voor gasten: Gasten gebruiken een code om veilig sleutels op te halen zonder hulp van de receptie.
• Sleutelregistratie voor personeel: De toegang van medewerkers tot sleutels wordt in realtime geregistreerd en gecontroleerd.
• Mews-integratie: Naadloze verbinding tussen reserveringen en sleuteltoegang.

Resultaat

Met Keycafe kreeg Motel Impérial de flexibiliteit om ook buiten de hoogseizoenmaanden open te blijven, met behoud van veiligheid en controle. Geautomatiseerde check-ins verminderden de behoefte aan permanente receptiebezetting en zowel gasten als medewerkers raakten snel vertrouwd met het systeem. "Onze klanten zijn altijd zeer tevreden over het proces met Keycafe", aldus Nadia.

De oplossing stroomlijnde de dagelijkse werkzaamheden, verbeterde de klantreis en stelde het bedrijf in staat om de activiteiten het hele jaar door op een duurzamere manier uit te breiden.

Het resultaat

• Verlengd toeristenseizoen: Mogelijkheid om kamers te blijven verhuren tijdens perioden met weinig vraag.
• Betrouwbaar systeem: Volledig inzicht in het sleutelgebruik door personeel en gasten.
• Operationele efficiëntie: Minder personeel nodig zonder dat dit ten koste gaat van de service.
• Gasttevredenheid: Eenvoudige, intuïtieve incheckervaring wordt consistent goed ontvangen.