Uitdaging

Voordat Fuji Auto Keycafe in gebruik nam, werden sleutels opgeslagen in koffers die gesorteerd waren op merk en alfabetische volgorde. Dit proces was niet geautomatiseerd en was sterk afhankelijk van de aandacht van het personeel. Sleutels werden vaak in de verkeerde koffer geplaatst, per ongeluk verwisseld of raakten helemaal zoek. Als een sleutel zoekraakte, was er geen manier om te achterhalen wie hem had meegenomen of waar hij zich bevond.

"Het grootste probleem was het vinden van de sleutel, maar ook de tijd die we verloren met het zoeken ernaar", legde operationeel analist Letizia Merlo uit. "We wisten nooit wie de sleutel had of waar hij was."

Doordat sleutels regelmatig tussen afdelingen en soms zelfs buiten de dealerlocatie werden verplaatst, zorgden deze problemen dagelijks voor vertragingen en frustratie.

Pijnpunten

• Verloren tijd: Medewerkers hebben aanzienlijke tijd besteed aan het zoeken naar vermiste sleutels
• Geen zichtbaarheid: Geen duidelijke gegevens over wie een sleutel had of waar deze zich bevond
• Handmatige fouten: Toetsen in de verkeerde behuizing geplaatst of per ongeluk verwisseld
• Operationele vertragingen: Verkoop, service en voertuigbewegingen vertraagd door ontbrekende sleutels

Oplossing

Fuji Auto heeft Keycafe geïmplementeerd om de opslag en het traceren van autosleutels binnen de dealerorganisatie te centraliseren. Wanneer een nieuwe auto bij de dealer arriveert, wordt de sleutel geregistreerd in de Keycafe-app en aan een sleutelhangertje bevestigd. Vervolgens wordt de sleutel gescand en in de SmartBox geplaatst. Medewerkers hebben toegang tot de sleutels met persoonlijke codes, waardoor elke sleuteloverdracht automatisch wordt geregistreerd.

Sleutels worden regelmatig verplaatst tussen verschillende afdelingen, waaronder administratie, verkoop, werkplaats en schadeherstel. Met Keycafe wordt elke verplaatsing in één systeem geregistreerd. Wanneer een voertuig wordt verkocht, levert de laatste monteur de sleutel in bij de administratie, waar deze wordt verwijderd en hergebruikt voor het volgende voertuig.

Alle sleutels worden op één veilige locatie bewaard, waardoor ze snel te vinden en gemakkelijk te beheren zijn.

Implementatie door Fuji Auto

• Gecentraliseerde sleutelregistratie: Alle sleutels zijn geregistreerd en zichtbaar in één systeem
• Gecontroleerde toegang: Medewerkers gebruiken persoonlijke codes om sleutels op te halen en terug te brengen.
• Dagelijkse workflowondersteuning: Sleutels worden soepel tussen afdelingen verplaatst
• Hergebruik van sleutelhangers: Sleutelhangers worden opnieuw toegewezen wanneer voertuigen worden verkocht, waardoor het systeem eenvoudig blijft.

Resultaat

Fuji Auto zag direct verbeteringen na de introductie van Keycafe. De tijd die nodig was om sleutels te zoeken, nam aanzienlijk af. Met de Keycafe-app kunnen medewerkers nu binnen enkele seconden elke sleutel lokaliseren en zien wie deze het laatst heeft gebruikt. Deze transparantie verhoogde de verantwoordelijkheid binnen teams en verminderde verwarring tijdens drukke periodes.

"In het begin waren sommige medewerkers sceptisch", voegt Letizia eraan toe. "Maar na een paar weken waren ze veel tevredener met dit systeem dan met het vorige." Het sleutelbeheer werd voorspelbaarder, sneller en gemakkelijker.

Door zich niet langer te richten op sleutelgevallen, beheert Fuji Auto nu een groot aantal voertuigen overzichtelijk en gecontroleerd, met behulp van een systeem dat het tempo van de dagelijkse werkzaamheden in de dealerbedrijven ondersteunt in plaats van vertraagt.

Het resultaat

• Tijdsbesparing: Zoekopdrachten naar belangrijke sleutels teruggebracht van maximaal een uur naar seconden
• Verbeterde verantwoording: Duidelijke registraties tonen wie welke sleutel heeft
• Minder verloren sleutels: Centrale opslag vermindert het zoekraken
• Vlottere bedrijfsvoering: Verkoop- en serviceteams werken sneller met minder onderbrekingen