Uitdaging

Voordat Garage Maro Keycafe ging gebruiken, probeerden ze sleutels te traceren en te identificeren met een ouderwets systeem gebaseerd op papieren sleutelhangers. Deze sleutelhangers konden scheuren, nat worden of losraken in iemands broekzak. Wanneer een sleutelhanger losliet, moest het team vaak tijd besteden aan het uitzoeken welke sleutel bij welk voertuig hoorde.

Volgens David Doise, medewerker van de klantenservice, was het grootste probleem simpel: er raakten steeds sleutels kwijt. "We wilden er vooral voor zorgen dat we niet meer zoveel sleutels kwijtraakten als voorheen. Dat kost veel tijd en is gewoon niet praktisch."

Dit zorgde voor vertragingen in de hele garage, vooral wanneer een voertuig snel verplaatst moest worden of een monteur een sleutel nodig had om zijn werk voort te zetten.

Pijnpunten

• Verloren sleutels: Sleutels verdwenen regelmatig tijdens de dagelijkse werkzaamheden
• Verloren tijd: Personeel heeft tijd verloren met het zoeken naar vermiste sleutels
• Geen duidelijke tracering: Er was geen betrouwbare manier om te weten wie als laatste een sleutel had.
• Problemen met etikettering: Papieren labels scheurden gemakkelijk af, wat tot verwisselingen leidde

Oplossing

Garage Maro installeerde een Keycafe-systeem om papieren labels te vervangen door NFC-sleutelhangers en de Keycafe-app, waardoor elke sleutel eenvoudig te identificeren en te volgen is. Wanneer een nieuwe auto arriveert, ontvangt het team de sleutels, sorteert ze om een reservesleutel bij de hand te houden en bevestigt een Keycafe-sleutelhanger voordat de sleutel in de Keycafe SmartBox wordt geplaatst. Elke sleutel wordt in de Keycafe-app gelabeld met het chassisnummer (VIN), kenteken of intern voertuignummer, zodat deze altijd aan de juiste auto kan worden gekoppeld.

Zodra sleutels zijn opgeslagen, kan het team ze direct in het systeem terugvinden en zien wie de sleutel voor het laatst heeft geleend. Dit maakt het makkelijker om voertuigen te volgen, verwarring te voorkomen en snel actie te ondernemen als een sleutel niet op de juiste plek is.

De implementatie van Garage Maro

• Overzicht digitale vloot: Alle sleutels zijn zichtbaar in één dashboard
• Voertuiggebonden labels: Sleutels worden in het Keycafe-systeem gelabeld met behulp van het VIN-nummer of kenteken om verwisselingen te voorkomen.
• Sleutelgeschiedenis bijhouden: Medewerkers kunnen direct zien wie een sleutel als laatste heeft gebruikt.
• Toegang voor het hele team: Zowel technici als verkopers gebruiken het systeem dagelijks

Resultaat

Garage Maro zag al snel verbeteringen na de implementatie van Keycafe. Sinds de overstap meldt het team dat ze geen sleutels meer kwijt zijn geraakt en dat medewerkers geen tijd meer verspillen met het zoeken ernaar gedurende de dag. Medewerkers kunnen sleutels nu direct terugvinden in het Keycafe-systeem, zien wie ze het laatst heeft geleend en snel actie ondernemen als er iets niet op de juiste plek ligt.

Ook het sleutelbeheer is binnen de hele dealerorganisatie uniformer geworden. Doordat monteurs en verkopers hetzelfde systeem gebruiken, is het proces duidelijker en voorspelbaarder, waardoor de verwarring die voorheen ontstond door papieren labels en zoekgeraakte sleutels, is verminderd.

Garage Maro benadrukte ook de steun van Keycafe als een positief aspect van de ervaring, wat heeft bijgedragen aan een soepele onboarding en uitrol.

Het resultaat

• Geen sleutels kwijt: Het team is sinds de overstap naar Keycafe geen sleutels meer kwijtgeraakt.
• Minder tijdverspilling: Medewerkers hoeven niet langer naar verloren sleutels te zoeken
• Duidelijke verantwoording: Het systeem laat zien wie elke sleutel als laatste heeft geleend.
• Vlottere dagelijkse workflow: De sleutelafhandeling is georganiseerd en consistent binnen de dealerorganisatie
• Ondersteuning wanneer nodig: Het team kan snel hulp krijgen als er vragen zijn.