Uitdaging

Gringhub is een bedrijf gevestigd net buiten Parijs in Vélizy-Villacoublay dat bezorgdiensten voor de laatste kilometers ondersteunt bij hun overstap naar elektrische voertuigen. Ze bieden zowel laadinfrastructuur als de mogelijkheid om elektrische voertuigen te huren. Hun doel is om een betrouwbare, centrale locatie te bieden waar chauffeurs hun dag kunnen beginnen en eindigen met een volledig opgeladen voertuig en naadloze ondersteuning.

Naarmate de activiteiten zich uitbreidden, doemde een groot obstakel op: de sleuteloverdracht. Met meerdere klanten die voertuigen huurden en verschillende chauffeurs die ze dagelijks gebruikten, werd het handmatig uitdelen van sleutels onhoudbaar. Het personeel van Gringhub moest constant ter plaatse aanwezig zijn om de sleuteloverdracht te beheren; een proces dat tijdrovend, inefficiënt en gevoelig voor menselijke fouten was. Er was geen betrouwbare manier om bij te houden wie toegang had tot welk voertuig, wat operationele frictie en veiligheidsproblemen veroorzaakte.

Pijnpunten

• Handmatige sleuteloverdracht: Medewerkers moesten te allen tijde ter plaatse aanwezig zijn om sleutels uit te delen en in te nemen.
• Gebrek aan inzicht: Er was geen betrouwbare manier om bij te houden welke bestuurder toegang had tot een voertuig of wanneer.
• Beveiligingsrisico's: Sleutels raakten soms zoek of werden in voertuigen achtergelaten, waardoor het risico op verlies of diefstal toenam.
• Operationele vertragingen: Als een chauffeur een sleutel vergat of niet terugbracht, kon de volgende chauffeur het voertuig niet gebruiken, wat leidde tot stilstand.

Oplossing

Gringhub schakelde Keycafe in om hun knelpunt in sleutelbeheer op te lossen. Het SmartBox-systeem bood een veilige en traceerbare manier om de toegang tot voertuigsleutels te beheren, waardoor chauffeurs zelfstandig sleutels konden ophalen en terugbrengen aan het begin en einde van hun dienst. Elke sleuteloverdracht wordt automatisch digitaal geregistreerd, wat een complete toegangshistorie oplevert en de verantwoordingsplicht over de hele linie verbetert.

Keycafe stelde Gringhub ook in staat om een 24/7 zelfservice-workflow voor hun klanten te ondersteunen. Autosleutels kunnen op elk moment worden opgehaald of ingeleverd, zelfs wanneer Gringhub-medewerkers niet aanwezig zijn. Voor een bedrijf dat is gebouwd op een efficiënte doorloop van voertuigen en flexibiliteit voor klanten, was dit niveau van automatisering een belangrijke toevoeging om de toekomstige activiteiten te kunnen schalen.

De implementatie van Gringhub

• Zelfbedieningssleuteltoegang: Chauffeurs van klanten kunnen 24/7 sleutels ophalen en terugbrengen zonder dat er personeel ter plaatse nodig is.
• Autorisatie op afstand: Clientmanagers kunnen sleutels op afstand autoriseren via de Keycafe-app voor realtime wijzigingen in toegangsrechten op locatie.
• Centraal sleutelafgiftepunt: Sleutels worden door chauffeurs ingeleverd na hun dagelijkse ritten, wanneer de voertuigen worden teruggebracht om op te laden.
• Volledig inzicht: Elke interactie wordt digitaal vastgelegd, waardoor realtime tracking en verantwoording mogelijk zijn.

Resultaat

Keycafe stelde Gringhub in staat om het overdrachtsproces van voertuigen zonder personeel uit te voeren, een verandering die hun operationeel model ingrijpend veranderde. Sleutels zijn nu altijd toegankelijk, maar alleen voor geautoriseerde gebruikers, waardoor een belangrijk knelpunt voor zowel Gringhub als haar klanten werd weggenomen.

De automatisering gaf Gringhub volledig inzicht in het gebruik van hun gedeelde wagenpark en verminderde het risico dat sleutels verloren of vergeten zouden raken. Ze kregen er ook een nieuw factureringsvoordeel bij: door de activiteit van de SmartBox te gebruiken om te controleren welke voertuigen zich op locatie bevonden, konden ze klanten nauwkeurig factureren.

Gringhub meldde dat zodra één klant het systeem had geïmplementeerd, anderen snel volgden, omdat ze zagen hoeveel tijd en coördinatie het bespaarde. Wat begon als een belangrijke oplossing voor beheerproblemen, groeide uit tot een kernonderdeel van Gringhubs waardepropositie.

“Klanten zijn dol op het systeem. Het is praktisch en geeft ze nog een reden om voor onze laadpaal te kiezen”, aldus Kamel Fekhart, CEO van Gringhub.

Het resultaat

• Lagere arbeidskosten: Doordat er geen personeel meer aanwezig hoeft te zijn bij belangrijke overdrachten, is de winstgevendheid toegenomen.
• Vlootbeheer: Medewerkers van Gringhub volgen de activiteiten van chauffeurs en de status van voertuigen op afstand via de Keycafe-app.
• Factureringsnauwkeurigheid: De activiteit van de SmartBox bevestigt de aanwezigheid van het voertuig en ondersteunt nauwkeurige facturering aan de klant.
• Verhoogde servicewaarde: Keycafe werd een verkoopargument voor de autoverhuur- en laaddiensten van Gringhub, waardoor klanten werden aangetrokken die de tijdsbesparingen van hun concurrenten zagen.