Uitdaging

Hotel Gran Arena ligt aan de rand van het historische winkelgebied in Okinawa en is geliefd bij zowel de lokale bevolking als toeristen. In de directe omgeving zijn diverse bars en restaurants en een multifunctioneel stadion ligt op loopafstand, waar de lokale bevolking sportevenementen en concerten bijwoont. De eenvoudige luchthaventoegang is voor toeristen een belangrijke troef. Het hotel is opnieuw ingericht en heropend in december 2019 en biedt nette, ruime suites met afzonderlijke bad- en toiletruimtes, iets wat bijzonder wordt gewaardeerd door Japanse bezoekers.

Voor het managementteam was het terugdringen van de arbeidskosten een van de grootste vraagstukken bij het plannen van de heropening van het hotel. Ze wilden de operationele kosten tot een minimum beperken om zo betaalbare tarieven voor klanten te kunnen blijven bieden. Een integraal onderdeel van dit plan was een onbemande receptie en een in- en uitcheckproces zonder personeel.

Oplossing

Keycafe werd geselecteerd vanwege de compatibiliteit met het door Hotel Gran Arena gekozen selfservice inchecksysteem van Airhost. De kamersleutels worden opgeslagen in een Keycafe SmartBox in de lobby van het hotel. Gasten vullen bij aankomst een incheckformulier in op een tablet. Zodra dit is afgerond, wordt hun specifieke Keycafe toegangscode getoond, waarmee ze bij de SmartBox hun sleutel kunnen ophalen.

Hotel Gran Arena heeft zes medewerkers in dienst, die gedurende de dag klaarstaan om gasten indien nodig hartelijk te helpen met het selfservice incheckproces. 'Als er zich 's nachts problemen voordoen met het ophalen of afgeven van sleutels, kan een manager de situatie afhandelen met de Keycafe-app, zelfs wanneer deze niet ter plaatse is. Met de app kan een manager op afstand sleutelvakjes voor gasten openen, sleuteltoegangsrechten creëren en wijzigen, en indien nodig de sleutelinventaris in de SmartBox beheren.

De heropening van het hotel en de introductie van het zelf-inchecksysteem vonden slechts een maand plaats voordat het eerste geval van COVID-19 in Japan werd gemeld. Keycafe werd zowel door de gasten als het hotelpersoneel goed ontvangen en kwam als geroepen bij de aanvang van de pandemie.

Resultaat

De mogelijkheid om de SmartBox en sleuteltoegangen real-time op afstand te beheren en controleren is een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Keycafe, samen met de verlaagde personeelskosten. De pandemie heeft de manier waarop mensen in Japan met elkaar omgaan diepgaand veranderd, waardoor gasten de voorkeur geven aan de privacy, veiligheid en het gemak van zelfstandig inchecken.

Dankzij Keycafe is de werkdruk voor het personeel bij het in- en uitchecken overdag aanzienlijk afgenomen, en heeft het management de personeelskosten voor nachtdiensten drastisch kunnen verminderen. Deze kostenbesparingen zijn doorgegeven aan de gasten, waardoor zij kunnen genieten van een flexibele in- en uitcheckervaring volgens hun eigen planning, en dat alles tegen een lagere prijs vergeleken met concurrenten die een traditionele receptie gebruiken.