Uitdaging

Hotel Gran Arena ligt aan de rand van het historische winkelgebied in Okinawa en is geliefd bij zowel de lokale bevolking als toeristen. Er zijn bars en diners in de buurt, en een multifunctioneel stadion ligt op loopafstand, waar de lokale bevolking sportevenementen en concerten bijwoont. Voor toeristen is gemakkelijke toegang van en naar de luchthaven een handig verkoopargument. Het hotel is opnieuw ingericht en heropend in december 2019 en biedt schone, ruime suites met aparte kamers voor bad en toilet, die zeer worden gewaardeerd door Japanse gasten.

Voor het managementteam was het beheersen van de arbeidskosten een van de grootste problemen bij het plannen van de heropening van het hotel. Ze wilden de bedrijfskosten tot een minimum beperken om betaalbare tarieven voor klanten te behouden. Een integraal onderdeel van dit plan was een onbemande receptie en een in- en uitcheckproces.

Oplossing

Keycafe werd geselecteerd op basis van de compatibiliteit met het zelfinchecksysteem van Hotel Gran Arena dat wordt aangeboden door Airhost. Kamersleutels worden opgeslagen in een Keycafe SmartBox in de lobby van het hotel. Als gasten arriveren, vullen ze een incheckformulier op een tablet in. Eenmaal voltooid, wordt hun unieke Keycafe-toegangscode weergegeven en voeren ze de code in bij de SmartBox om hun sleutel op te halen.

Hotel Gran Arena heeft zes medewerkers in dienst, die gedurende de dag klaar staan om gasten van harte te helpen bij het zelf inchecken. Als er zich 's nachts problemen voordoen met het ophalen of afgeven van sleutels, kan een manager de situatie afhandelen met de Keycafe-app, zelfs als hij niet op locatie is. Met behulp van de app kan een beheerder op afstand sleutelbakken voor gasten openen, sleuteltoegangsrechten aanmaken en wijzigen en indien nodig de sleutelinventaris in de SmartBox beheren.

De heropening van het hotel en de introductie van het self-check-in systeem vond slechts een maand voor het eerste gemelde geval van COVID-19 in Japan plaats. Keycafe werd goed ontvangen door zowel de gasten als het hotelpersoneel en werd net op tijd voor de pandemie geïmplementeerd.

Resultaat

Het grootste voordeel van de introductie van Keycafe was het grootste voordeel van de introductie van Keycafe, samen met de minimale arbeidskosten, dat de SmartBox en sleuteltoegangen in realtime op afstand kunnen worden bediend. De pandemie heeft de sociale normen in Japan fundamenteel veranderd en gasten waarderen nu de privacy, veiligheid en het gemak van zelf inchecken.

Met Keycafe is de werkdruk voor het in- en uitchecken van het personeel overdag merkbaar verminderd en heeft het management de personeelskosten voor nachtdiensten drastisch verminderd. Deze kostenbesparingen zijn doorgegeven aan de gasten, waardoor ze kunnen genieten van een flexibele in- en uitcheckervaring volgens hun eigen schema, en dat alles tegen een lagere prijs in vergelijking met concurrenten die een traditionele receptie gebruiken.