Uitdaging

Kashiwabara Corporation exploiteert een interne opleidingsfaciliteit in Yamaguchi, waar cursisten reparatiewerkzaamheden uitvoeren aan levensgrote modellen van gebouwen. Het opleidingscentrum functioneert zonder personeel ter plaatse, waardoor de verantwoordelijkheid voor de toegang tot de deuren (zowel het vergrendelen als ontgrendelen) volledig bij de gebruikers ligt.

Vóór Keycafe was elke kamer uitgerust met een QR-codegebaseerd toegangssysteem, maar dit was vaak gevoelig voor technische problemen. De codes werden vaak niet correct gescand, deuren gingen niet open en de elektronische vergrendelingsmechanismen waren onbetrouwbaar. Omdat alle toegangspunten in het gebouw afhankelijk waren van dit onstabiele systeem, vertrokken gebruikers soms zonder goed afgesloten deuren, wat aanzienlijke veiligheidsrisico's opleverde. Het was duidelijk dat er behoefte was aan een betrouwbaardere en gebruiksvriendelijkere oplossing.

Pijnpunten

• Onbetrouwbaar toegangssysteem: Regelmatige storingen van het QR-codesysteem zorgden ervoor dat gebruikers deuren niet op betrouwbare wijze konden ontgrendelen of vergrendelen.
• Frustratie bij gebruikers: Als zelfbeheerde voorziening leidde elk toegangsprobleem tot frustratie bij gebruikers, waarvoor geen directe oplossing bestond.
• Toenemende administratieve last: Tijdrovende tussenkomst van externe beheerders verminderde de algehele operationele efficiëntie.
• Beveiligingsrisico's: Doordat de deuren niet goed konden worden afgesloten vanwege systeemfouten, waren de faciliteiten na gebruik onbeveiligd.

Oplossing

Om de aanhoudende problemen met de toegang tot deuren aan te pakken, begon het managementteam van Kashiwabara met het evalueren van alternatieve oplossingen op basis van twee belangrijke criteria: het mogelijk maken van onbeheerde sleuteloverdracht en het mogelijk maken van facility management op afstand. Hoewel slimme sloten aanvankelijk werden overwogen, werden deze uiteindelijk uitgesloten vanwege de noodzaak om alle bestaande deuren te vervangen, wat niet haalbaar was qua kosten en tijd.

Keycafe werd gekozen als optimale oplossing vanwege de eenvoud en snelle implementatie. Van bestelling tot installatie en operationele gereedheid werd het hele proces in korte tijd afgerond, wat het een efficiënte en praktische keuze maakte voor de unieke behoeften van de instelling.

Implementatie van Kashiwabara Corporation

• Toegangscodes voor gebruikers: Medewerkers ontvangen vooraf een toegangscode om sleutels op te halen, zodat ze ook buiten kantooruren hun sleutels kunnen inleveren.
• Realtimebeheer: Wanneer medewerkers vragen hebben, kunnen beheerders op afstand de toegangslogboeken in realtime controleren. Voor extra gemoedsrust kunnen ze de geschiedenis ook via de mobiele app bekijken.
• SmartBox op afstand bedienen: De mogelijkheid om de SmartBox op afstand te bedienen, biedt een belangrijk voordeel bij het beheer van een onbemande faciliteit.

Resultaat

Het grootste voordeel van de implementatie van Keycafe was dat het probleem van deuren die niet open of dicht konden, verdween. In het zeldzame geval dat deuren toch open blijven staan, is het nu eenvoudig om de geschiedenis en status van het sleutelgebruik te bekijken via het beheerdashboard.

Na de implementatie gaf Rin Odawara haar feedback: "We hebben er vertrouwen in dat de keuze voor Keycafe de juiste beslissing was. Gebruikers kunnen het systeem intuïtief bedienen en beheerders vinden het efficiënt om het op afstand te beheren met realtime meldingen en logcontroles, zowel via de desktop- als de mobiele app."

Het resultaat

• Geen ontgrendelde deuren meer: Gebruikers kunnen fysieke sleutels uit de SmartBox halen om deuren te ontgrendelen en vergrendelen, waardoor het grote probleem van deuren die niet goed open of dicht gaan, is opgelost.
• Tijdsbesparing: Zowel gebruikers als management worden ontlast van onnodige stress en tijdrovende probleemoplossing.
• Verbeterde beveiliging: Met het managementdashboard van Keycafe kan het team bijhouden wie welke sleutel wanneer heeft gebruikt, waardoor optimale beveiliging voor het trainingscentrum wordt gegarandeerd.