Uitdaging

Hardy Realty was op zoek naar een sleutelbeheersysteem dat een gemakkelijke manier zou bieden voor klanten om sleutels uit te checken bij het bekijken van beschikbare panden. In hun vorige workflow werden identiteitskaarten van klanten handmatig gecontroleerd en gefotokopieerd en klanten moesten gebeld worden om herinnerd te worden aan het inleveren van sleutels. Details werden met de hand ingevuld en papieren dossiers werden slechts 30 dagen bewaard. Dit systeem was niet alleen inefficiënt, maar ook niet haalbaar tijdens de COVID-19 pandemische beperkingen. Een moderne oplossing was dringend nodig.

Oplossing

Keycafe werd als oplossing gekozen vanwege de mogelijkheid om ID's binnen het systeem te verifiëren en de meldingsfunctie die waarschuwingen naar klanten stuurt om hen eraan te herinneren de sleutels in te leveren. Hardy Realty kon tijdens de pandemie blijven werken door sleuteltoegang via selfservice te bieden aan potentiële huurders die beschikbare panden bekeken. Een unieke sleutelcode wordt naar de klant gestuurd en deze moet een foto van zijn/haar identiteitsbewijs uploaden voordat hij/zij de sleutels ophaalt bij de SmartBox. Na de bezichtiging van het pand brengt de klant de sleutel terug naar de SmartBox, die dan klaar ligt voor de volgende klant. Telkens wanneer een sleutel wordt opgehaald of afgegeven, wordt het management op de hoogte gebracht, samen met het identiteitsbewijs van de klant.

Resultaat

De afdeling klantenservice van Hardy Realty zag onmiddellijk de resultaten van het werken met Keycafe, omdat de bezichtigingen van panden tijdens de pandemie konden doorgaan zonder fysiek contact of interactie met de klant op het hoofdkantoor. "Het is snel, gemakkelijk en handig", merkte hun klantendienstmedewerker op. In feite kunnen nog meer potentiële huurders een woning bekijken nu bezichtigingen buiten de normale kantooruren mogelijk zijn. Medewerkers die normaal gesproken de sleuteloverdrachten verzorgen of klanten naar woningen begeleiden, kunnen zich nu richten op andere taken. Het bedrijf heeft vastgesteld dat niet alleen de operationele efficiëntie is toegenomen, maar ook het aantal bezichtigingen.