Uitdaging
De kamers in villastijl van LUXE TECH VILLA ASHITOKU zijn ontworpen voor ultieme privacy, waardoor gasten direct van buitenaf naar binnen kunnen. Aanvankelijk was elke deur voorzien van een numeriek toetsenblokslot, maar herhaaldelijke storingen – niet-reagerende knoppen en onverwachte fouten – vormden een ernstig probleem. Het warme en vochtige klimaat van het eiland, dat schadelijk is voor elektronica, werd als probleem geïdentificeerd. Dit leidde tot condensatie en frequente storingen in het elektronische slot.
Toen in de zomer van 2024 een nieuw gebouw met een gemeenschappelijke lobby werd geopend, besloot het team dat het tijd was om te upgraden naar een betrouwbaarder sleutelsysteem. Ze stapten over op traditionele deursloten en sleutels om het risico op elektronische sloten te voorkomen en zochten naar een oplossing voor binnenkluisjes die kon samenwerken met hun self-check-in systeem. Integratie met hun reserveringsplatform, HotelSmart, was ook cruciaal om een volledig geautomatiseerde en soepele gastervaring te garanderen.
Pijnpunten
- Vaak defecten aan elektronische sloten: Touchpadsloten voor kamers werkten vaak niet goed vanwege hitte en vochtigheid, waardoor gasten geen toegang hadden tot hun kamers.
- Frustratie bij gasten: Bij een geadverteerd self-check-insysteem moest het personeel vaak ingrijpen als de sloten het begaven, wat leidde tot vertragingen bij het inchecken en een zware belasting voor het personeel.
- Integratie van reserveringssysteem: Er was behoefte aan een betrouwbare oplossing die automatisch synchroniseerde met het bestaande reserveringssysteem.
Oplossing
Om aan hun behoeften te voldoen, heeft LUXE TECH VILLA ASHITOKU het SmartBox-sleutelbeheersysteem van Keycafe geïmplementeerd, met integratie met HotelSmart. Dankzij deze opzet kunnen gasten alles zelf regelen tijdens hun verblijf, van het boeken en inchecken tot het ophalen en inleveren van de sleutels en het uitchecken.
Gasten checken in met een tablet in de lobby en ontvangen een automatisch gegenereerde toegangscode om hun kamersleutel uit de SmartBox op te halen. Het inleveren van de sleutels is net zo eenvoudig: gasten scannen de sleutel die aan hun sleutel vastzit bij de SmartBox en deponeren deze in de opengaande bak.
Schoonmaakpersoneel krijgt toegangsrechten voor alle kamers toegewezen, terwijl het managementteam logboeken kan controleren, de toegangsgeschiedenis van sleutels kan raadplegen en de SmartBox indien nodig op afstand kan bedienen.
Implementatie van LUXE TECH VILLA ASHITOKU
- Echte self-check-in-ervaring: Dankzij volledige systeemintegratie kunnen gasten elke stap zelfstandig afhandelen, van reservering tot uitchecken.
- Integratie met inchecksysteem: Toegangscodes voor kamersleutels worden automatisch gegenereerd bij bevestiging van de boeking en zijn beperkt tot de duur van het verblijf.
- Flexibel personeelsbeheer: Schoonmaakpersoneel krijgt continu toegangsrechten, terwijl het managementpersoneel op afstand controle en controle kan uitoefenen.
Resultaat
Sinds de implementatie van Keycafe zijn het aantal problemen met sleutels en het aantal klachten van gasten drastisch afgenomen. Nu er geen storingen meer zijn in het elektronisch slot, is de toegang tot de kamer geen probleem meer voor gasten. De mogelijkheid om de status van de sleutelinlevering in realtime te monitoren, heeft ook het uitchecken gestroomlijnd, waardoor de werkdruk voor het personeel aanzienlijk is verminderd.
"Als het gaat om self-check-in, zijn betrouwbaarheid en gebruiksgemak essentieel. Eén enkele storing kan de gastervaring verpesten en extra werk voor het personeel opleveren. Daarom hebben we gekozen voor een systeem waarop we volledig konden vertrouwen", aldus de heer Ikeda van het managementteam.
"Keycafe is precies dat: ongelooflijk betrouwbaar, altijd soepel werkend en zelfs uitgerust met een noodstroomvoorziening voor het geval er een storing optreedt. Bovendien is het zo intuïtief dat gasten het zonder aarzelen kunnen gebruiken. We zijn ontzettend blij met onze keuze."
Het resultaat
- Gemoedsrust: Dankzij de betrouwbare prestaties van de SmartBox en ingebouwde back-upsystemen hoeft het management zich geen zorgen meer te maken over gasttoegang.
- Moeiteloze ervaring voor gasten: Het intuïtieve, gebruiksvriendelijke ontwerp maakt zelf inchecken eenvoudig en plezierig voor gasten, zelfs voor degenen die niet zo handig zijn met technologie.
- Minder onderhoud: Minder sleutelgerelateerde problemen, beter ruimtegebruik en een lichtere werklast voor het personeel.
