Desafio

Com mais de 40.000 pés quadrados de espaço para eventos, o Embassy Suites by Hilton em Jonesboro, Arkansas serve como um hotel movimentado e um local ideal para reuniões e eventos. O hotel enfrentou uma tarefa desafiadora ao gerenciar mais de 20 conjuntos de chaves entre os membros da equipe. As chaves eram gerenciadas manualmente usando um sistema de testemunhas de duas pessoas, que ocupava um tempo valioso dos membros da equipe e gerava despesas extras para o hotel. A camada extra de complexidade agravava a equipe, impedindo a adesão total à segurança das chaves, e a falta de gerenciamento adequado de chaves significava que a equipe do hotel não conseguia operar da maneira mais eficaz possível.

Na tentativa de resolver esse problema, o gerente geral adjunto, Justin Martin, começou a buscar soluções alternativas. No entanto, ele descobriu que a maioria das empresas que oferecem soluções de gerenciamento chave tinham um alto custo inicial e software com pouca facilidade de uso, tornando-os inadequados para suas necessidades organizacionais. Isso levou Martin a procurar outras opções que fossem mais econômicas e fáceis de usar.

Solução

Martin descobriu o Keycafe por meio de uma pesquisa no Google. Ele rapidamente percebeu que o Keycafe produziria resultados desde o início. “O software e a facilidade de uso eram muito mais avançados do que qualquer coisa que pude encontrar em minha pesquisa e mais fáceis de acompanhar do que o método de papel e caneta”, diz ele.

As impressões iniciais de Martin sobre as soluções da Keycafe foram precisas. Os recursos intuitivos e o design amigável permitiram que o Embassy Suites e sua equipe simplificassem seus processos de gerenciamento de chaves e garantissem que as chaves fossem devidamente contabilizadas em todos os momentos.

Graças aos recursos de rastreamento em tempo real, seus SmartBoxes se tornaram parte integrante de sua rotina diária. “Nossa equipe usa os serviços do Keycafe diariamente para entregar as chaves no final do dia e fazer o check-out no início do dia de trabalho”, diz Martin. “Também o utilizamos para auditorias com base nas necessidades do negócio.”

Resultado

Martin e sua equipe agora dependem fortemente da plataforma para as principais necessidades de gerenciamento do hotel.

De acordo com Martin, trabalhar com o Keycafe trouxe benefícios inesperados para o hotel, principalmente em termos de aumento da adesão da equipe e envolvimento com o principal processo de segurança. Desde a implementação do Keycafe, diz Martin, “a equipe o considera tão fácil e amigável que todos o usam”.

Ele continua dizendo: “Isso resultou em maior adoção e conformidade. O Keycafe também ajudou o hotel a economizar tempo e dinheiro ao eliminar a necessidade de vários membros da equipe estarem presentes durante o processo de troca de chaves. O Keycafe é a melhor maneira de gerenciar chaves para uma equipe inteira. Dou cinco estrelas ao Keycafe por sua eficiência e acessibilidade.”