Alors que la tempête parfaite d'une pandémie et d'une économie chancelante frappait de plein fouet l'industrie de la location de voitures, des employés s'ingéniaient à gagner de l'argent en utilisant les ressources de leurs employeurs, des sociétés de location de voitures. Malheureusement, la situation décrite dans cette histoire de 2020, survenue à Sarasota, en Floride, se reproduit plus souvent qu'elle ne le devrait :
« La police a arrêté un employé de Hertz à l'aéroport international de Sarasota Bradenton, qu'elle accuse de mener une activité parallèle, louant des voitures pour son propre profit. Le département de police de l'Autorité aéroportuaire de Sarasota Manatee et le département de police de Sarasota ont lancé une enquête en octobre après avoir découvert que des voitures de location étaient volées à l'aéroport... En octobre et novembre, la police a constaté que 10 voitures de location avaient été dérobées sur le site de Hertz Car Rental de l'aéroport et qu'un employé de Hertz « louait les véhicules de manière non déclarée pour son gain financier personnel », selon un communiqué de presse. » - Bradenton, Floride.
Heureusement, avec le système de gestion de clés Keycafe, cela ne vous arrivera pas.
Défis de la gestion des clés de flottes de véhicules de location
Sans Keycafe, il peut être difficile de savoir si un véhicule de votre flotte de location est avec un client, en service ou dans l'un des parkings. Mais avec Keycafe, le suivi de l'utilisation des véhicules et de leur retour est simplifié et peut vous faire économiser de l'argent.
Le suivi des clés devient simple, à jour et accessible à autant ou aussi peu de personnes que vous le souhaitez. Vous disposerez d'informations en temps réel sur le moment où le véhicule est parti et le moment où la clé a été restituée. Le nom de l'assistant clientèle de location figurera également sur le rapport d'historique avec l'heure de retrait de la clé.
Si vous disposez de plusieurs parkings, les armoires à clés sécurisées de Keycafe peuvent être mises en réseau pour offrir un contrôle total, quel que soit l'emplacement. Vous aurez une visibilité en temps réel sur l'emplacement de l'ensemble de la flotte de location, 24h/24 et 7j/7.
Mais les clés n'ont pas besoin d'être volées pour disparaître. Les clés perdues et manquantes représentent une menace financière importante pour tout gestionnaire de flotte. La reprogrammation des clés est coûteuse, surtout avec les clés électroniques modernes. Il n'est pas rare que le coût de la reprogrammation des clés d'un seul véhicule dépasse des milliers de dollars. Et si une clé est perdue, l'entreprise court le risque de vol de véhicule. De plus, le remplacement des clés peut prendre des jours, et ce, à partir du moment où vous réalisez que quelqu'un l'a perdue. Des semaines peuvent s'être écoulées.
Avec Keycafe, les clés sont conservées en toute sécurité dans une armoire informatisée en acier laminé à froid et en alliage d'aluminium A383, dans un emplacement centralisé et sécurisé.
Quel est le problème avec le fait de garder les clés dans un tiroir ou sur un tableau à clés ?
Des expériences comme le vol par un employé de Hertz à Sarasota montrent qu'il est essentiel pour les flottes de location de sécuriser et de suivre l'activité des clés de voiture avec un système plus performant qu'un tableau à clés ou un tiroir. Plus de 30 000 véhicules sont volés chaque année, selon les statistiques de 2020 du National Insurance Crime Bureau. Ainsi, peu importe qui manipule les véhicules, Keycafe peut vous aider à réduire les accès non autorisés, à suivre l'origine du kilométrage excessif pendant l'entretien des véhicules et à diminuer les cas d'égarement des clés.
L'une des options les plus sécurisées pour répondre à tous ces besoins est un système de gestion de clés Keycafe. La conception facile à utiliser de Keycafe sécurise et contrôle l'accès aux clés sur le parking, hors site, en entretien ou dans l'atelier d'inspection.
Comment Keycafe sécurise les clés de véhicule
Le système de casier à clés connecté IoT SmartBox de Keycafe sécurise chaque clé, et la clé est attachée à une puce de suivi NFC anonyme. Les clés de la flotte de location ne sont accessibles et restituées que par des personnes pré-autorisées utilisant un code PIN ou d'autres méthodes d'identification via une application mobile.
Keycafe vous offre :
- Historique d'accès - Vous disposerez d'un historique complet de tous les échanges de clés, y compris qui a retiré les clés en dernier.
- Contrôle d'accès - Vous pouvez ajouter ou révoquer facilement les accès aux clés en temps réel avec une application.
- Commodité d'accès - Le personnel, les clients et les sous-traitants peuvent gérer eux-mêmes les retraits et les dépôts de clés 24h/24 et 7j/7.
Keycafe gère l'accès aux clés et les relie à la personne qui les a utilisées ou y a eu accès en dernier. De cette façon, une entreprise de location peut rapidement identifier lorsqu'une clé de voiture est manquante ou égarée, réduisant ainsi le risque de vol et d'utilisation abusive de véhicules.
Les compartiments des casiers à clés connectés IoT SmartBox MS3 Series de Keycafe sont suffisamment spacieux pour contenir plusieurs cartes-clés, de grands porte-clés et des trousseaux de clés. Le plus petit modèle dispose de sept compartiments et peut s'étendre pour des centaines de clés.
- Extensible avec des casiers d'extension de 30 compartiments, jusqu'à des centaines de compartiments
- Toujours connecté : Wi-Fi ou Ethernet, avec conversion cellulaire optionnelle
- Batteries de secours en cas de panne de courant
- Codes hors ligne pour permettre le retrait des clés même si le SmartBox n'est temporairement pas connecté
- Keycafe propose des options de marque blanche pour mettre en valeur votre marque
- Support multilingue 24h/24 et 7j/7 et documentation d'aide complète
Keycafe peut assurer la gestion des clés de voiture pour les flottes de location du monde entier. Ce système avancé de contrôle des clés de voiture fera non seulement gagner du temps à votre personnel, mais réduira également vos coûts d'exploitation.
Examinons de plus près ce que les systèmes de contrôle des clés de la flotte de voitures de location de Keycafe peuvent faire pour vous.
Quels sont les principaux avantages de Keycafe ?
Keycafe vous donne confiance
Keycafe donne confiance aux gestionnaires de flottes de location grâce à un système de contrôle des clés entièrement vérifiable. De plus, la capacité de Keycafe à surveiller qui a enregistré l'entrée et la sortie du véhicule peut aider les gestionnaires à identifier les faiblesses des processus qui entraînent des dépassements de kilométrage ou des dommages non détectés.
Keycafe vous offre un historique complet des clés
Grâce à l'historique accessible de Keycafe, les gestionnaires peuvent voir quand la clé a été retirée et restituée, et par qui. De plus, les gestionnaires peuvent personnaliser des alertes pour les retours de clés à temps, afin qu'il n'y ait pas de retard. Et en cas de retard, le système Keycafe alertera toutes les parties concernées. La capacité de Keycafe à suivre l'historique et à prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent est un outil puissant pour promouvoir l'efficacité et augmenter les profits.
Keycafe est connecté au Cloud
Avec le contrôle des clés de flotte de location Keycafe, les gestionnaires de flotte peuvent suivre qui a la clé, surveiller l'activité et réduire les accès non autorisés. Non seulement cela réduit les coûts, mais cela diminue également les temps d'attente pour localiser les clés des réservations clients. De plus, un gestionnaire peut contrôler et donner l'accès depuis n'importe quel endroit via l'application téléphonique Keycafe.
Keycafe est modulaire
Étant donné que le nombre de véhicules en inventaire varie, le nombre de clés utilisées peut également varier. La conception modulaire de Keycafe peut s'adapter à différents besoins et évoluer à mesure que votre inventaire de flotte se développe.
Il existe deux catégories principales de SmartBoxes : les stations de base et les unités d'extension.
- La station de base Keycafe comprend un scanner NFC, un écran tactile, un compartiment pour NFC fob, des compartiments pour clés et un bouton à une touche. Chaque emplacement ne dispose que d'une seule station de base qui communique avec le serveur.
- À mesure que votre inventaire augmente, vous pouvez ajouter des unités d'extension pour une capacité supplémentaire. Chaque unité d'extension comprend tous les composants listés, mais est dépourvue du scanner et du compartiment pour NFC fob. L'unité d'extension se connecte à la station de base et communique directement avec elle.
- Pour consulter une liste complète des fonctionnalités, consultez Keycafe pour la location de voitures.
Autorisations personnalisées
Avec Keycafe, vous pouvez configurer les autorisations d'accès aux clés par personne ou par service. Par exemple, les services d'entretien hors site peuvent avoir besoin d'accéder à des voitures dont le service clientèle n'aura jamais besoin.
De plus, vous pourriez avoir besoin de partager un groupe de clés avec quelques associés sélectionnés et un groupe de clés différent avec d'autres. La fonctionnalité Groupes de Keycafe vous permet de créer un sous-ensemble de clés dans votre compte et de le partager comme s'il s'agissait d'une seule clé.
Par défaut, toutes les clés que vous créez se trouvent dans le groupe principal appelé « Toutes les clés ». Ce groupe vous permet de partager toutes vos clés avec les utilisateurs de votre choix, facilement et à la volée.
Automatisation API
Tirez parti d'une API étendue pour intégrer Keycafe directement dans vos systèmes pour les applications DMS.
Responsabilité
Il arrive que quelqu'un égare les clés du véhicule ; au pire, quelqu'un endommage le véhicule pendant son utilisation. Mais, malheureusement, sans Keycafe, personne ne sait qui avait la voiture à ce moment-là.
Plutôt que de blâmer un client de location et de créer d'autres problèmes, avec Keycafe, l'administrateur peut consulter l'historique des retraits et des dépôts de clés. Les événements répertoriés apparaissent par ordre chronologique avec les dates, les heures et le type d'événement survenu.
Keycafe peut sauver votre entreprise
Selon J.D. Power, le manque de disponibilité des véhicules et l'augmentation du coût de la location de voitures contribuent à la baisse de la satisfaction client. Lorsque les tarifs augmentent, les consommateurs s'attendent naturellement à plus. Et s'ils n'obtiennent pas satisfaction, ils se tournent vers les réseaux sociaux pour le faire savoir à tous. La dernière chose que vous voulez ajouter à la frustration des clients est une clé perdue et l'impossibilité de récupérer une voiture de location.
« Les entreprises de location de voitures ont été confrontées à des défis importants, tant en termes d'approvisionnement en véhicules que de personnel, et la combinaison de l'augmentation des coûts et des longues files d'attente à l'aéroport a un effet négatif sur la satisfaction de la clientèle », a déclaré Michael Taylor, responsable de l'intelligence de voyage chez J.D. Power. Si votre processus est défaillant, le client potentiel risque de partir sans jamais revenir. Tout cela parce que vous n'avez pas pu localiser une clé. Et par la suite, vous trouverez probablement un avis négatif du client sur Facebook ou Yelp.
Maintenant, vous pourriez dire : « Et alors ? Ce n'est qu'une mauvaise critique. » Cependant, il suffit d'une seule critique négative pour perdre des clients qui la voient. La vérité est que vous aurez besoin de plus de 40 critiques positives pour annuler les dommages d'une seule critique négative.
Cependant, même si votre entreprise de location traverse des périodes difficiles en matière d'inventaire, faire le maximum pour le client apporte de grandes récompenses. L'expérience récente d'un client avec Enterprise s'est avérée prometteuse. Ronald a écrit dans un avis Consumer Affairs : « La voiture était impeccable et agréable à conduire. Le responsable était extrêmement aimable, serviable et arrangeant. »
Dans une étude J.D. Power de 2020, le temps d'attente joue un rôle considérable dans l'expérience client globale. Si vous voulez obtenir de bonnes notes auprès de vos clients, vous ne pouvez pas les laisser attendre pendant que vous cherchez les clés dont ils ont besoin. Keycafe peut suivre efficacement l'activité des clés de voiture.
Prévenir les mauvaises expériences client est essentiel pour votre entreprise. Keycafe peut vous aider à offrir une excellente expérience à vos clients, pendant ou en dehors des heures d'ouverture.
Keycafe peut aider à résoudre les problèmes quotidiens
Le vol de voiture ou les avis des clients peuvent être rares, mais des problèmes surviendront dans les activités quotidiennes de toute entreprise de location de voitures. Voici quelques opérations courantes qui entraînent des dépenses inutiles.
- Clés perdues
- Surveillance d'innombrables véhicules
- Dommages inexpliqués
- Kilométrage non identifié
La capacité du logiciel de gestion de flotte de Keycafe à suivre les clés vous permet de toujours savoir où elles se trouvent et où elles ont été, de sorte qu'il n'y a plus de mystères. De plus, grâce à nos casiers à clés connectés IoT, le suivi se fait en temps réel dès que les clés sont utilisées. Avec nos systèmes de contrôle des clés de véhicule, vous obtenez un retour sur investissement instantané.
Ainsi, prévenir la perte d'un seul jeu de clés par mois avec Keycafe peut faire économiser des milliers de dollars par an à un site de location de voitures.
Lorsque vous tenez compte du coût des véhicules endommagés, les dépenses augmentent encore. Heureusement, le système de contrôle des clés de voiture de Keycafe vous permet de minimiser ou d'éliminer ces préoccupations. Notre piste d'audit complète vous montre qui a retiré les clés pour une meilleure responsabilisation.
Lorsqu'il est intégré à la technologie Keycafe, notre système de gestion des clés peut même aider à réduire la paperasse et offrir une solution mobile qui permet aux employés des concessionnaires de traiter les demandes de clés physiques depuis leurs propres appareils mobiles.
Pourquoi Keycafe ?
Nous savons que vous avez de nombreuses options pour choisir des solutions de gestion des clés pour concessionnaires, mais nos produits offrent des qualités uniques.
Piste d'audit des clés
Suivez rapidement l'historique de toutes vos clés entrant et sortant du système.
Accès aux clés 24h/24 et 7j/7
Votre personnel peut accéder aux clés 24h/24 et 7j/7 sans l'aide de la direction. Vos clients peuvent récupérer ou déposer des véhicules en dehors des heures d'ouverture.
Application mobile fluide
Gérez l'accès aux clés depuis n'importe où et à tout moment de la journée.
Support client 24h/24 et 7j/7
Si vous rencontrez un problème, nos systèmes sont pris en charge par un service client mondial 24h/24 et 7j/7 via un appel téléphonique rapide ou une plateforme de chat.
Conception modulaire
Vous pouvez étendre nos systèmes de contrôle des clés d'opérations de flotte pour contenir des centaines de clés simultanément.
Constamment connecté
La série MS3 de SmartBoxes est équipée du Wi-Fi et de l'Ethernet dès la sortie de l'emballage. Pour les emplacements éloignés, un kit de conversion cellulaire est disponible.
Batterie de secours
En cas de panne de courant, vous pouvez toujours accéder aux clés.
Automatisation complète de l'API
Utilisez notre application ou la vôtre pour automatiser tous les accès aux clés.
Compartiments individuels
Keycafe scelle chaque jeu de clés dans des compartiments séparés pour éviter toute utilisation non autorisée.
Comment fonctionne notre système de gestion de flotte de location
Il est simple de commencer à utiliser notre système de contrôle des clés de voiture.
- Tout d'abord, vous installerez le système de casier à clés connecté IoT SmartBox de Keycafe. Avec seulement 4 pouces de profondeur et une installation murale, notre équipement est compact et facile à adapter à votre espace.
- Chaque clé se voit attribuer une puce de suivi NFC anonyme. Elle est stockée dans un compartiment individuel du casier à clés IoT en acier.
- Pour les réservations de location, attribuez au client un accès unique. Le client reçoit un code à huit chiffres qui lui permet de récupérer les clés.
- Pour l'accès du personnel, vous pouvez attribuer des autorisations pour les véhicules associés. Ensuite, nous fournissons un historique d'audit complet pour voir qui a accédé aux clés et quand.
Tarification transparente
Contrairement à d'autres services, Keycafe n'exige pas de rendez-vous ou d'informations personnelles pour connaître les coûts initiaux et mensuels. Tout est ici, configurez votre système dès aujourd'hui !
Demandez votre démo gratuite dès aujourd'hui
Arrêtez de perdre des clés, du temps et des clients, et augmentez vos profits avec le système de gestion de clés Keycafe. Notre équipe est prête à vous montrer ce qui fait de Keycafe le meilleur système de gestion de clés sur le marché !
