Firma usługowa, której działanie opiera się na kluczach
Dla firmy zajmującej się usługami hydraulicznymi i kanalizacyjnymi kluczowe znaczenie ma to, jak szybko jej ekipy wyjeżdżają w teren. Każdy pojazd serwisowy, każdy sprzęt do udrażniania rur i każdy element wyposażenia instalacyjnego wymaga klucza. Gdy zespół przyjmuje zgłoszenia awaryjne przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, brakujący klucz oznacza opóźnienie w realizacji zlecenia.
Birnie Plumbing & Drains świadczy szybkie i niezawodne usługi hydrauliczne oraz kanalizacyjne w południowym Ontario od ponad stu lat. Dziś firma zatrudnia 25 pracowników, dysponuje flotą pojazdów serwisowych oraz osobnymi zespołami instalacyjnymi i kanalizacyjnymi, zarządzając ponad 70 kluczami.
Właściciel Rob Birnie pracuje w firmie od 29 lat. Zna ten problem tak, jak większość właścicieli firm z tej branży:
„Jak każdy właściciel firmy usługowo-technicznej dysponujący wieloma pojazdami i sprzętem, pytałem: gdzie są moje klucze? Gdzie one są? Chcieliśmy po prostu lepszej kontroli. Wiedzieć, gdzie się znajdują, dawać ludziom dostęp do tego, czego potrzebują, i wiedzieć, kto je ma”.
Przed Keycafe: tablica z haczykami i rejestr
Dotychczasowy system w firmie Birnie polegał na wieszaniu kluczy na ściennej tablicy z haczykami, a księgowa firmy zapisywała w rejestrze, kto pobrał dany klucz.
Sprawdzało się to do momentu, gdy klucz opuszczał budynek.
Rejestr miał też luki. Jeśli księgowa miała wolne lub technik przyszedł po jej wyjściu, nikt się nie wpisywał. Klucze dorabiano bez ewidencji, więc nikt nie wiedział, ile kopii jest w obiegu.
„Nigdy nie wiedzieliśmy, gdzie są klucze. W tym procesie brakowało jakiejkolwiek odpowiedzialności. To było kluczowe piekło”.
Technicy często zabierali też klucze do domu. Gdy rano któryś zgłaszał chorobę, cała ekipa mogła utknąć w bazie, podczas gdy klucz znajdował się w czyimś domu, pół godziny drogi stamtąd.
Bardziej efektywny sposób zarządzania kluczami
Rob przeanalizował kilka systemów zarządzania kluczami, zanim wybrał Keycafe. Wiele z nich było zbyt drogich lub wymagało skomplikowanej infrastruktury sieciowej i czasochłonnej konfiguracji.
Birnie ma teraz trzy urządzenia Keycafe SmartBox zamontowane na ścianie w głównym punkcie bazy.
„Łączą się ze sobą błyskawicznie i od razu wszystko działa”.
Jak wygląda codzienny przepływ pracy
Każdy dział korzysta z pojazdów i sprzętu w inny sposób. Hydraulicy serwisowi zazwyczaj jeżdżą codziennie tym samym pojazdem. Ekipy instalacyjne i kanalizacyjne zmieniają pojazdy i specjalistyczny sprzęt w zależności od zlecenia. Ponieważ Rob dzieli klucze na grupy i przypisuje je pracownikom, każdy z nich ma dostęp wyłącznie do tych kluczy, których aktualnie potrzebuje.
Z Keycafe codzienny proces jest prosty:
Poranne pobranie: Technicy otwierają aplikację Keycafe na telefonie i odbierają klucze, do których mają uprawnienia.
Wyjazd na zlecenie: Ekipa udaje się do odpowiedniego pojazdu lub sprzętu, zabierając klucz ze sobą.
Zwrot na koniec dnia: Klucze wracają do SmartBox, a zespół zarządzający otrzymuje powiadomienie o każdym zwróconym kluczu.
Zapasowy klucz do wszystkiego
Rob wykorzystuje Keycafe również do zabezpieczenia planu awaryjnego. Każdy używany w firmie klucz ma swój duplikat w SmartBox, dostępny wyłącznie dla kadry zarządzającej. W ten sposób liczba kluczy przekroczyła 70. Każdy pojazd ma co najmniej dwa klucze przechowywane w Keycafe.
„Nikt inny nie ma do nich dostępu. Jeśli więc klucz zostanie zgubiony lub gdzieś zostawiony, mówimy: »Spokojnie, mam drugi klucz«. Już nie musimy czekać”.
Rezultaty: mniej czekania, większa odpowiedzialność
Ewidencja tego, kto posiada każdy klucz
Każde pobranie i zwrot są przypisane do konkretnego użytkownika, dzięki czemu Rob nie musi już odtwarzać historii klucza z notatnika. Jest to najbardziej pomocne, gdy ktoś odchodzi z firmy.
„Gdy pracownik odchodzi z firmy, można wejść do systemu, kliknąć użytkownika i zobaczyć wszystkie przypisane do niego klucze. Zapewnia to elastyczność, ale też pełną rozliczalność”.
Mniej przestojów dla ekip
Keycafe pomaga ekipom unikać opóźnień, gdy klucze giną lub trudno je zlokalizować. Jak wyjaśnia Rob:
„Biorąc pod uwagę stawkę godzinową kadry zarządzającej, która spędza godzinę na szukaniu klucza, to ogromny koszt. Do tego dochodzi kolejny technik, który po prostu czeka na odnalezienie klucza, nic w tym czasie nie robiąc. Z czasem te straty się kumulują”.
Teraz, jeśli klucz rzeczywiście zaginie, zespół może od razu przekazać technikowi klucz zapasowy, a zagubiony egzemplarz namierzyć później. W tym czasie ekipa kontynuuje pracę.
Przekazywanie w terenie i dostęp jednorazowy
Rob szczególnie ceni sobie funkcję Field Swap, która umożliwia bezpośrednie przekazywanie kluczy między technikami w terenie, bez konieczności wracania do bazy.
„Kiedy zaczynaliśmy, klucz musiał wracać do bazy. Ten problem został rozwiązany. Można dosłownie przekazać klucz w terenie na telefonie i gotowe”.
Gdy technik potrzebuje pojazdu spoza swojej standardowej grupy, na przykład takiego, który właśnie wrócił z naprawy, Rob może przyznać mu jednorazowy dostęp. Technik otrzymuje wtedy automatyczne przypomnienie o konieczności zwrotu klucza.
Alerty pilnujące terminowego zwrotu kluczy
Pobieranie kluczy nigdy nie stanowiło problemu. Większym wyzwaniem było dopilnowanie, aby wracały każdego wieczoru.
„Najtrudniejszym wyzwaniem było przyzwyczajenie ich do odkładania klucza na koniec dnia. Jednak dzięki temu, że wszystko działa na telefonie, poszło całkiem łatwo. Po prostu wysyłamy delikatne przypomnienie”.
Alerty o zwrocie pozwalają kadrze zarządzającej natychmiast zobaczyć, które klucze nie zostały oddane. Ułatwiło to egzekwowanie nowej zasady.
„Kiedy wejdzie to w nawyk, problem znika”.
Kontrola bez skomplikowanej konfiguracji
Rob podkreśla, że Keycafe zapewniło mu pożądaną kontrolę bez wysokich kosztów wdrożenia czy długiego procesu instalacji.
„Dało mi to pełną kontrolę nad kluczami bez konieczności poświęcania niezliczonych godzin i wydawania fortuny. Jeśli szukasz rozsądnego rozwiązania, ten system oferuje znakomite możliwości kontroli w bardzo dobrej cenie”.
Rozwiązanie, które stale się rozwija
Firma Birnie korzystała z kilku wersji Keycafe na przestrzeni lat, a każda kolejna odsłona przynosiła nowe funkcje i usprawnienia w sposobie zarządzania kluczami. Dla Roba ten ciągły rozwój stanowi istotną wartość produktu, zwłaszcza że nowe możliwości rozwiązują problemy, które zespół musiał wcześniej omijać na własną rękę.
„Keycafe nieustannie ulepsza swój produkt i bardzo to doceniam”.
Dla wykonawców i firm usługowo-technicznych zarządzających dużą liczbą kluczy Rob uważa Keycafe za praktyczne rozwiązanie zapewniające uporządkowany i sprawny dostęp do kluczy:
„Jeśli masz do zarządzania sporą liczbę kluczy, jest to najlepszy sposób, by to robić w rozsądnej cenie”.
Kluczowe wnioski dla firm usługowych i serwisowych w terenie
Zrezygnuj z tablicy z haczykami i papierowego rejestru. Ewidencja, która kończy się w momencie, gdy klucz opuszcza budynek, nie jest żadną ewidencją.
Grupuj dostęp według ról. Przydzielaj każdemu technikowi wyłącznie te klucze, których wymaga jego dział.
Trzymaj zestaw zapasowy wyłącznie dla kadry zarządzającej. Drugi klucz do każdego pojazdu i sprzętu sprawia, że zgubienie klucza nie unieruchamia ekipy.
Wykorzystaj telefon do przekazywania kluczy. Przekazywanie w terenie i dostęp jednorazowy pozwalają uniknąć zbędnych powrotów do bazy.
Egzekwuj zwroty za pomocą alertów. Powiadomienia o zwrocie zamieniają prośby o oddanie kluczy w codzienny nawyk.
Weryfikuj zdawanie kluczy przy odejściu pracownika w kilka sekund. Gdy ktoś odchodzi, od razu widzisz wszystkie przypisane do niego klucze.
