Keycafe i Mews nawiązują współpracę w celu zautomatyzowania dostępu gości do kluczy w ramach portfolio obiektów hotelarskich

Keycafe, światowy lider w zautomatyzowanym śledzeniu kluczy fizycznych, uruchomiło bezpośrednią integrację z Mews, wiodącym w branży systemem zarządzania nieruchomościami w chmurze. Partnerstwo łączy bezpieczeństwo fizycznych kluczy do pokoi bezpośrednio z danymi rezerwacji w czasie rzeczywistym, eliminując kolejki do zameldowania, wąskie gardła w recepcji i ręczne śledzenie kluczy na recepcji.

W miarę jak hotele rozbudowują swoje pokoje, udogodnienia i zwiększają personel, zarządzanie fizycznymi kluczami często staje się niewidzialnym wąskim gardłem. Menedżerowie hoteli, którzy nadal polegają na tradycyjnych skrzynkach na klucze lub papierowych dziennikach, narażają się na zagubione klucze główne, zagrożenia bezpieczeństwa i całkowity brak odpowiedzialności. Próba rozwoju działalności przy jednoczesnym ręcznym zarządzaniu wymianą kluczy stanowi pułapkę operacyjną, która pochłania cenne godziny pracy.

Nowa integracja rozwiązuje ten problem, łącząc silnik rezerwacyjny Mews z platformą do zarządzania kluczami Keycafe połączoną z chmurą. Ta synchronizacja w czasie rzeczywistym pozwala hotelarzom usprawnić dostęp bez zmiany ich istniejących przepływów pracy. Dzięki automatycznemu pobieraniu aktualizacji rezerwacji w czasie rzeczywistym z Mews w celu natychmiastowego planowania dostępu do kluczy i generowania bezpiecznych kodów PIN do odbioru, system eliminuje podwójne wprowadzanie danych przez personel.

Synchronizacja danych nieruchomości z ekosystemem chmurowym i sprzętowym Keycafe

Integracja działa jako bezpośrednia synchronizacja baz danych między dwiema solidnymi platformami oprogramowania: Mews PMS i systemem zarządzania kluczami w chmurze Keycafe. Zamiast traktować fizyczną szafkę na klucze jako odizolowany terminal, integracja łączy dane rezerwacji Mews bezpośrednio z oprogramowaniem kontroli dostępu Keycafe, które natywnie zarządza fizycznym MS5 SmartBox na miejscu.

• Synchronizacja w chmurze w czasie rzeczywistym: Gdy rezerwacja zostanie utworzona, zmodyfikowana lub anulowana w Mews, dane są przesyłane do konsoli chmurowej Keycafe w mniej niż dwie minuty. Oprogramowanie Keycafe automatycznie programuje okno dostępu, aby pasowało do pobytu gościa, eliminując ręczne planowanie i podwójne wprowadzanie danych.

• Automatyczne dostarczanie dostępu: Gdy platforma Keycafe przetworzy aktualizację rezerwacji, automatycznie generuje unikalny, ograniczony czasowo PIN odbioru i wysyła jasne instrukcje odbioru bezpośrednio do gościa.

• Dostęp gościa do klucza: Gość wprowadza swój PIN bezpośrednio w MS5 SmartBox, aby samodzielnie odebrać klucz.

Wydłużanie sezonów i zwiększanie wydajności personelu: studium przypadku Motel Impérial

Rzeczywisty wpływ tego zunifikowanego przepływu pracy jest szczegółowo opisany w studium przypadku operacyjnego Motel Impérial w Percé, Quebec. Prowadząc obiekt o wysokim obłożeniu w sezonowej destynacji turystycznej, motel borykał się z dużymi problemami operacyjnymi w zarządzaniu fizycznymi kluczami przy ograniczonych godzinach pracy recepcji.

Dzięki połączeniu Keycafe z Mews, obiekt z powodzeniem przeszedł na bezpieczny model samodzielnego zameldowania. Nadia Minassian, współwłaścicielka Motel Impérial, wyjaśniła, jak technologia pozwoliła zaoszczędzić kluczowe godziny pracy:

"Jedną z dużych zalet Keycafe i Mews jest to, że integracja jest bardzo płynna między nimi. Po pierwsze, Keycafe ma wyjątkowo łatwe w obsłudze zaplecze, więc jest bardzo łatwe do skonfigurowania. To system typu plug-and-play. Gdy to działa, naprawdę dobrze współgra z Mews, i pozwoliło nam usprawnić nasz proces i podróż klienta aż do zameldowania."

Szczegółowe przepływy pracy dla służby sprzątającej, personelu i dostawców

Poza uproszczeniem przyjazdów gości, system Keycafe ustanawia ścisłe śledzenie łańcucha dostępu dla operacji wewnętrznych:

• Przekazywanie kluczy przez służby sprzątające: Ekipy sprzątające używają przypisanych kodów PIN lub fobów NFC do odbioru kluczy głównych z SmartBox. Oprogramowanie Keycafe rejestruje ścieżkę audytu w czasie rzeczywistym, pokazując dokładnie, kto i kiedy posiadał dany klucz.

• Dział Techniczny i Utrzymania Obiektu: Kluczowe obszary infrastruktury, takie jak serwerownie czy szafy elektryczne, pozostają zamknięte, a dostęp do kluczy mają tylko upoważnieni pracownicy podczas zaplanowanych zmian.

• Podwykonawcy zewnętrzni: Menedżerowie mogą generować tymczasowe, automatycznie wygasające kody PIN dla zewnętrznych dostawców usług konserwacyjnych, umożliwiając im odbieranie określonych kluczy bez nadzoru recepcji.

Hotelarze mogą dowiedzieć się więcej o możliwościach automatycznej integracji Keycafe z Mews.