Kindergarten Sumire Zwiększa rozliczalność dzięki integracji powiadomień Keycafe ze Slackiem

Prowadzony przez Social Welfare Corporation Nagatanagasaki, Przedszkole Sumire to przedszkole i program opieki pozaszkolnej skoncentrowany na rozwoju emocjonalnym dla dzieci w wieku 0-5 lat. Firma szczyci się tym, że jest drugim domem dla małych dzieci, oferując lekcje z mówienia/słuchania po angielsku, żywienia poprzez lekcje gotowania, lekcje Eisar (tradycyjny taniec z wysp Okinawa) oraz programy nauczania sztuki. Przedszkole Sumire stawia rodziców pracujących na pierwszym miejscu, zawsze dążąc do korzyści dla rodziców, jednocześnie świadcząc usługi edukacyjne dla dzieci.

W przedszkolu nacisk operacyjny kładzie się na poprawę wydajności i bezpieczeństwa poprzez technologie informacyjno-komunikacyjne. Aby to osiągnąć, każdy członek personelu otrzymuje iPada do wykonywania różnych zadań. Keycafe zostało początkowo wprowadzone, aby ułatwić wymianę kluczy między nauczycielami z wczesnej i późnej zmiany oraz w celu wdrożenia odpowiedzialności za używanie kluczy do obszarów wrażliwych i pojazdów.

Klucze do drzwi wejściowych, zamków bezpieczeństwa, pojazdów i magazynu są przechowywane w SmartBoxie Przedszkola Sumire. Wszyscy pracownicy są zarejestrowani na własnych kontach Keycafe, a dostęp do grup kluczy jest ustawiany zgodnie ze stażem pracy i obowiązkami personelu. Na przykład, tylko kierowcy i inni pracownicy, którzy okresowo potrzebują prowadzić pojazdy, mają pozwolenie na klucze do pojazdów, zapobiegając nieautoryzowanemu dostępowi do autobusów szkolnych i innych pojazdów. W ten sam sposób, klucze do wrażliwych obszarów kampusu są dostępne tylko dla autoryzowanego personelu z wymaganymi uprawnieniami.

Pracownicy używają aplikacji Keycafe na swoich iPadach, aby inicjować odbiór i zwrot kluczy w SmartBoxie oraz sprawdzać status na żywo dowolnego klucza. To pozwala im zobaczyć, czy klucz jest dostępny, czy w użyciu, zanim spróbują go odebrać. Keycafe dostarcza również dzienniki pokazujące, kto ostatnio używał klucza i o której godzinie, dzięki czemu zagubione klucze zawsze można odnaleźć.

Przed wdrożeniem Keycafe, Przedszkole Sumire scentralizowało powiadomienia z różnych programów w Slacku, więc naturalnie wykorzystali proste API Keycafe do integracji powiadomień o zarządzaniu kluczami w ten sam sposób. To umożliwiło całemu zespołowi zawsze mieć najnowsze informacje o lokalizacji lub statusie dowolnego klucza.

Od czasu wdrożenia Keycafe, Przedszkole Sumire odnotowało znaczące usprawnienia w efektywności zarządzania kluczami. Dzięki Keycafe SmartBox i aplikacji na iPadach, członkowie personelu mogą szybko uzyskać dostęp do potrzebnych kluczy, eliminując stratę czasu na szukanie zagubionych kluczy. Przejrzysty system zarządzania, z śledzeniem w czasie rzeczywistym i logami użytkowników, stworzył kulturę odpowiedzialności wśród członków personelu, co zaowocowało mniejszą liczbą zgubionych lub zagubionych kluczy i zwiększoną ogólną efektywnością operacyjną. Dostęp do wrażliwych obszarów szkoły i pojazdów jest teraz ściśle ograniczony do autoryzowanego personelu, redukując ryzyka związane z nieuprawnionym użyciem.

Integracja API Keycafe z platformą komunikacyjną Slack szkoły ułatwiła płynną koordynację w zespole. Każdy ruch kluczy jest natychmiast komunikowany całemu zespołowi, co dodatkowo wzmacnia odpowiedzialność każdego członka. System ten umożliwia również szybką reakcję w przypadku nagłych wypadków lub nietypowej aktywności kluczy, co przyczynia się do ogólnego bezpieczeństwa i efektywnego działania przedszkola. Dzięki Keycafe, Przedszkole Sumire osiągnęło swój cel wykorzystania technologii do zwiększenia zarówno efektywności, jak i bezpieczeństwa w swoich działaniach, zapewniając większą pewność zarówno personelowi, jak i rodzicom.

„Oprócz codziennego pobierania i zwracania kluczy, tworzenie i anulowanie dostępu do kluczy w przypadku odejścia lub dołączenia pracowników stało się znacznie płynniejsze. To był nieoczekiwany bonus” – powiedział Pan Momoo, Dyrektor Zarządzający przedszkola.