Jak SERVPRO redukuje koszty i zapewnia płynność pracy swoim ekipom dzięki elektronicznemu zarządzaniu kluczami floty

SERVPRO Campbell to wiodący wykonawca usług renowacyjnych, który pomaga domom i firmom odzyskać się po szkodach spowodowanych wodą, ogniem, pleśnią i innymi zniszczeniami. Z flotą 25 pojazdów i około 30 pracownikami, zapewnienie, że klucze są zawsze bezpieczne i łatwe do znalezienia, jest kluczowe. Przed {Keycafe}, klucze były przechowywane w otwartym pudełku, skąd każdy mógł je zabrać. Prowadziło to do zagubionych kluczy, opóźnień w rozpoczęciu prac i dodatkowych kosztów wymiany. Connie Doran, menadżerka biura, powiedziała: „Nie mieliśmy żadnego sposobu na śledzenie, kto zabrał klucze ani kto widział je ostatni – to była katastrofa.”

SERVPRO znalazło Keycafe, szukając bezpiecznego i łatwego w użyciu rozwiązania do zarządzania kluczami. Możliwość bezpiecznego przechowywania kluczy, nadawania pracownikom indywidualnych kodów dostępu oraz śledzenia ich użycia z dowolnego miejsca od razu przykuła uwagę.

Teraz pracownicy rozpoczynają dzień, używając osobistych kodów do pobierania kluczy do pojazdów, kart paliwowych i kluczy do obiektów z Keycafe SmartBox, a następnie zwracają je po zakończeniu zmiany. Connie wyjaśniła: „Ekipy przychodzą i dokładnie wiedzą, gdzie są klucze, aby rozpocząć dzień”. Menedżerowie otrzymują powiadomienia o każdej interakcji z kluczem i mogą użyć aplikacji Keycafe, aby sprawdzić, kto uzyskał dostęp do którego klucza i kiedy. Funkcja jednorazowej rezerwacji również okazała się cenna, umożliwiając wykonawcom dostęp do kluczy bez konieczności obecności menedżera na miejscu. „Mogę to również zrobić zdalnie z mojego telefonu” – dodała Connie.

Odkąd SERVPRO przeszło na Keycafe, odnotowało wyraźne usprawnienia. Zagubione klucze nie stanowią już problemu, a ekipy mogą rozpoczynać swoje zmiany punktualnie, bez zbędnych opóźnień. W rzadkich przypadkach zaginięcia klucza, kierownictwo może sprawdzić historię jego użycia i szybko zidentyfikować odpowiedzialnego pracownika. Connie zauważyła: „Największą korzyścią finansową płynącą z Keycafe jest obniżenie kosztów związanych z poszukiwaniem kluczy przez ekipy.”

Menedżerowie mają teraz pełen wgląd w użycie kluczy, co pozwala im na bieżąco monitorować operacje i podejmować szybsze decyzje – nawet gdy są poza biurem, dzięki zdalnym możliwościom aplikacji Keycafe. Ostatecznie, system Keycafe ułatwił SERVPRO zarządzanie kluczami do pojazdów i obiektów, prowadząc do znacznej redukcji kosztów związanych z wymianą kluczy i usługami ślusarskimi.