Skalowalne rozwiązanie do zarządzania kluczami firmy Shelter Garage dla operacji wielooddziałowych

Shelter Garage, zlokalizowany w Madrycie, specjalizuje się w pielęgnacji i przechowywaniu samochodów klasycznych i sportowych. Początkowo działając jako garaż do przechowywania pojazdów, firma rozszerzyła swoją działalność, oferując usługi takie jak detailing, renowacje, oklejanie pojazdów, polerowanie, kupno i sprzedaż oraz specjalistyczne przygotowania. Przy czterech lokalizacjach i rosnącym zapotrzebowaniu, ich proces przekazywania kluczy stawał się wąskim gardłem.

Przed wdrożeniem Keycafe, zespół Shelter polegał na ręcznych i improwizowanych metodach zarządzania kluczami do pojazdów. Klucze były ukrywane lub wymieniane osobiście, co pochłaniało czas i niosło ze sobą ryzyko zagubienia lub błędnej komunikacji. Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby im skalować działalność, poprawić bezpieczeństwo i wyeliminować nieefektywności związane z fizyczną wymianą kluczy.

Aby rozwiązać te wyzwania, Shelter Garage wdrożyło system SmartBox firmy Keycafe we wszystkich swoich obiektach. Cyfrowa platforma do zarządzania kluczami oferowała scentralizowaną kontrolę, umożliwiając zespołowi przydzielanie, śledzenie i zarządzanie przekazywaniem kluczy zarówno dla personelu, jak i klientów.

Proces wdrożenia był prosty: klienci zakładają konto Keycafe, otrzymują instruktaż dotyczący systemu i mogą uzyskać dostęp do kluczy do swoich pojazdów w dowolnym momencie. Wewnętrznie personel Shelter Garage wykorzystuje Keycafe jako centrum logistyki kluczy. Każdy pracownik wie, gdzie odebrać lub zwrócić klucze, bez konieczności angażowania innego członka zespołu. Jasny proces zmniejsza zakłócenia i ułatwia efektywne wykonywanie codziennych operacji.

Keycafe szybko stało się niezbędnym narzędziem dla codziennych operacji Shelter Garage. Automatyzując i digitalizując przekazywanie kluczy, zespół wyeliminował nieefektywności z ich ręcznego systemu i zyskał pełną kontrolę nad każdą interakcją dotyczącą kluczy klientów lub pracowników. Według Guillermo Enciny, COO Shelter Garage, osiągnęli oni 85% redukcję kosztów operacyjnych związanych z zarządzaniem kluczami.

Nowy system dał Shelter Garage pewność do skalowania usług bez zwiększania obciążenia administracyjnego. Zarówno klienci, jak i personel z łatwością przyjęli technologię, a sam system stał się atutem sprzedażowym. Iván Fiestas zauważył, że klienci docenili praktyczność systemu i że stał się on „jasnym powodem, dla którego wybierają nasz garaż”.

Zespół kontynuował rozwój z Keycafe jako partnerem, wdrażając najnowsze modele SmartBox i adaptując technologię w różnych lokalizacjach.