No setor de táxis, um veículo parado na central é um veículo perdendo dinheiro. Quando as frotas operam 24 horas por dia, as trocas de turno precisam ser rápidas e organizadas. Cada minuto que um motorista passa esperando pela chave do veículo é um minuto a menos na estrada, e cada troca de chaves não registrada gera uma dor de cabeça administrativa.
Há mais de 30 anos, a C&H Taxi é uma referência confiável em transporte em Charleston, Virgínia Ocidental. Hoje, a empresa local gerencia sua frota com um sistema de 38 chaves de veículos. Como a C&H aluga seus veículos para prestadores de serviços terceirizados por período de tempo, saber exatamente quem está com qual carro e por quanto tempo é a base de seu modelo de negócio.
Para o CEO Jeb Corey, encontrar uma maneira de rastrear o acesso aos veículos sem atrasar os motoristas ou sobrecarregar seus despachantes era essencial para os resultados financeiros da empresa.
O Problema: Os custos ocultos do controle em papel e caneta
Antes da Keycafe, a C&H Taxi dependia de um sistema manual de entrega física. Um funcionário no guichê de despacho entregava as chaves do veículo ao motorista e registrava o horário de retirada em um livro de registro em papel.
Em um escritório tranquilo, essa abordagem até funcionaria. Em uma central de despacho movimentada, no entanto, era fácil perder informações importantes.
"Às vezes, eles faziam um trabalho fantástico no registro desses dados", explica Jeb. "Mas quando você está falando com os motoristas, atendendo ao telefone e respondendo a perguntas ao mesmo tempo, às vezes essas informações não eram tão precisas ou simplesmente eram esquecidas e não anotadas."
Essa ausência de dados gerava dois grandes problemas. Primeiro, se um turno mudasse no meio da noite, quando o guichê estava fechado, a troca de chaves entre os motoristas tornava-se logisticamente difícil. Segundo, e ainda mais importante, registros imprecisos ameaçavam diretamente a receita da empresa. Como os motoristas são cobrados com base no tempo de uso do veículo, a falta do horário de devolução obrigava a gestão da C&H Taxi a analisar manualmente as gravações das câmeras de segurança apenas para descobrir quanto cobrar do motorista.
A Solução: Acesso de autoatendimento e controle remoto da frota
Jeb realizou uma extensa pesquisa antes de escolher a Keycafe, optando pelo sistema por sua facilidade de uso, flexibilidade e excelente custo-benefício.
A C&H Taxi agora usa a Keycafe para automatizar completamente a entrega e devolução dos veículos. A gerência programa o sistema com antecedência para que os motoristas tenham acesso apenas aos veículos específicos autorizados para locação. A partir daí, o fluxo de trabalho diário funciona de forma totalmente autônoma:
Retiradas por Autoatendimento: Os motoristas vão até a SmartBox da Keycafe, inserem suas credenciais exclusivas e retiram sua chave sem precisar falar com um despachante.
Devoluções Rápidas e Seguras de Chaves: Cada chave possui uma tag NFC. No final do turno, os motoristas apenas escaneiam a chave, um compartimento se abre e eles a depositam em segurança.
Acesso Remoto aos Veículos: Mesmo quando a central de despacho local está vazia, operadores remotos podem usar o painel da Keycafe para conceder imediatamente acesso a outro veículo para os motoristas.
Além da Frota: Protegendo cartões de combustível e chaves das instalações
Assim que a C&H Taxi viu a eficácia do sistema no gerenciamento de seus veículos, eles expandiram o uso para proteger outros ativos da empresa.
Hoje, o sistema Keycafe da empresa armazena chaves físicas de portões, portas das instalações e cartões de combustível corporativos. Quando um motorista precisa abastecer, ele retira um cartão de combustível exatamente como faria com a chave de um veículo. A gestão obtém um registro automático com carimbo de data e hora de quem retirou o cartão e quando ele foi devolvido, garantindo controle total sobre as despesas com combustível.
Reduzindo Disputas de Faturamento e Trabalho Administrativo
Para a C&H Taxi, o controle de chaves vai além de saber onde elas estão. Ele ajuda a empresa a rastrear com precisão o uso dos veículos, cobrar pelo tempo utilizado e reduzir o trabalho administrativo.
Com os registros digitais com data e hora da Keycafe, a empresa mantém um histórico claro de quando as chaves são devolvidas. Se um motorista devolver a chave com uma hora de atraso, o sistema fornece um registro preciso da transação.
"Queremos ter precisão nessas informações. Portanto, se alguém devolver uma chave depois do horário previsto, agora temos esses dados e podemos garantir que a cobrança por esse período seja feita de forma adequada", destaca Jeb. "Sem a plataforma, teríamos que recorrer aos sistemas de vigilância e tentar analisar as gravações das câmeras. Isso consome muito tempo, energia e esforço, o que, em qualquer empresa, representa um custo."
Ao simplificar o rastreamento de chaves e registrar automaticamente os horários de devolução, a Keycafe ajuda a C&H Taxi a reduzir o trabalho manual, faturar com precisão o uso dos veículos e manter sua frota em movimento 24 horas por dia.
Principais conclusões para operações 24/7 e frotas de transporte:
Automatize sua cobrança baseada em tempo. Se a sua receita depende de saber com exatidão por quanto tempo um ativo é utilizado, os registros digitais com data e hora são muito mais confiáveis do que despachantes humanos.
Permita entregas e devoluções sem a necessidade de funcionários. A SmartBox da Keycafe permite que seu negócio continue funcionando durante turnos noturnos ou fins de semana sem a necessidade de pagar funcionários dedicados para gerenciar um guichê de chaves.
Centralize o acesso globalmente. Sistemas baseados em nuvem permitem que sua equipe de gestão ou centrais de atendimento remotas resolvam problemas de acesso instantaneamente de qualquer lugar do mundo.
Proteja ativos de alto risco. Expanda seu sistema de gestão de chaves para rastrear itens físicos de alto valor, como cartões de crédito corporativos, cartões de combustível e chaves de segurança das instalações.
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