Im September 2021 wurde eine 19-jährige Studentin namens Miya Marcano ermordet. Obwohl der Mörder, Armando Caballero, eine kriminelle Vergangenheit hatte, war er Angestellter des Apartmentkomplexes, in dem sie lebte, und besaß einen Generalschlüssel zu den Wohnungen des Komplexes. Die Daten des Schlüsselanhängers zeigen, dass er sich Zugang zu Marcanos Wohnung verschaffte, kurz bevor sie von der Arbeit nach Hause kam, wo er sie vermutlich überraschte und tötete.

Es ist eine schreckliche Geschichte, die die Gefahren eines unkontrollierten Schlüsselzugangs aufzeigt. Eine unvorsichtige Schlüsselverwaltung kann sowohl die Mieter als auch ihr Eigentum in Gefahr bringen.

Miyas Gesetz

Wenn es einen Silberstreif an diesem tragischen Ereignis gibt, dann ist es der Gesetzentwurf 898 des Senats, auch bekannt als Miyas Gesetz, das der Gouverneur von Florida am 27. Juni 2022 in Kraft gesetzt hat. Miyas Gesetz macht Mieter und ihre Wohnungen sicherer, indem es Vermieter und Gebäudeverwalter dazu verpflichtet, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, um zu regeln, wer Zugang zu ihren Wohnungen hat.

Kurz gesagt, das Gesetz verlangt von Vermietern, dass sie:

• Strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern durchführen
• Mieter mindestens 24 Stunden vor dem Betreten einer Wohnung zu benachrichtigen
• Ein Protokoll über die Ausgabe und Rückgabe aller Schlüssel zu führen
• Festlegung von Richtlinien für die Ausgabe, Rückgabe und Aufbewahrung aller Schlüssel

Damit sind die Vermieter verpflichtet, dafür zu sorgen, dass nur befugte Personen und nur zu befugten Zeiten Schlüssel zu den Wohnungen der Mieter haben, und genau festzuhalten, wer wann welche Schlüssel hat. Vermieter, die sich bisher auf Abmeldezettel verlassen oder Schlüssel in einer Schublade aufbewahrt haben, müssen ihre Schlüsselsicherheit rasch verbessern, wenn sie mit den neuen Vorschriften Schritt halten wollen.

Keycafe Key Management führt Protokolle und stellt den autorisierten Zugriff sicher

Keycafe bietet elektronische Schlüsselverwaltungssysteme, mit denen Vermieter den Zugang zu Schlüsseln verwalten, speichern und kontrollieren können. Jeder Schlüssel wird in einem IoT-verbundenen Schlüsselschließfachsystem, der Keycafe Smartbox, aufbewahrt, und der Schlüssel ist mit einem anonymen NFC-Tracking-Chip versehen. Das Keycafe-Schlüsselverwaltungssystem führt ein Protokoll darüber, wer wann und wo Zugang hat, und speichert die Schlüssel zwischen der Nutzung an einem zentralen Ort.

Keycafe ist modular aufgebaut und kann mit Ihren Anforderungen an die Schlüsselverwaltung wachsen. Egal, ob Sie eine Handvoll Einheiten, ein Gebäude oder einen ganzen Komplex besitzen, die flexiblen Pläne von Keycafe helfen Ihnen, Ihre Schlüssel zu kontrollieren.

Keycafe hilft Vermietern bei der Einhaltung von Vorschriften

Zwei Abschnitte des Gesetzes sind für die Sicherheit von Schlüsseln besonders relevant:

• Abschnitt 4(5)(b) verpflichtet Vermieter zur "Führung eines Protokolls über die Ausgabe und Rückgabe aller Schlüssel für jede Wohneinheit".
• Abschnitt 4(5)(c) verpflichtet die Vermieter, "Richtlinien und Verfahren für die Ausgabe und Rückgabe von Wohnungsschlüsseln festzulegen und die Aufbewahrung von und den Zugang zu nicht ausgegebenen Schlüsseln zu regeln".

Glücklicherweise machen die Tracking-Funktionen von Keycafe die Einhaltung der Vorschriften sehr viel einfacher.

Das Keycafe-System hält die Schlüssel physisch in einem IoT-verbundenen Schlüsselschrank, der SmartBox, unter Verschluss. Jede Schlüsselabholung und -abgabe wird protokolliert, und jeder Schlüssel ist an einem Schlüsselanhänger befestigt, der bei der Abgabe gescannt wird. Die Mitarbeiter können auf die Schlüssel zugreifen, indem sie einen Pin mit optionaler 2-Faktor-Authentifizierung, eine eingeloggte Smartphone-App oder Benutzerauthentifizierungsausweise verwenden.

Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf einige, alle oder nur einen der Schlüssel zugreifen. Vermieter können einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen und Auftragnehmern in Echtzeit den Zugang zu den Schlüsseln gewähren oder entziehen, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten.

Als Vermieter oder Gebäudemanager haben Sie eine genaue Kontrolle darüber, wer zu welchen Zeiten Zugang zu welchen Schlüsseln hat. Jede Schlüsselabholung und -abgabe wird in Echtzeit überwacht und in herunterladbaren Protokollen aufgezeichnet. Darüber hinaus können Sie mit den Filtern für die Schlüsselsuche den Status mehrerer Schlüssel auf einmal einsehen und alle von einem bestimmten Mitarbeiter ausgecheckten Schlüssel anzeigen. Wenn ein Schlüssel nicht dort ist, wo er sein sollte, kann diese Funktion Zeit sparen und eine schnellere Lösung ermöglichen.

Eine vollständige Zugangshistorie hilft Ihnen bei der Einhaltung der Vorschrift, Aufzeichnungen über den Verbleib Ihrer Schlüssel zu führen, während die Kombination aus physischer Aufbewahrung und kontrolliertem Zugang Ihnen dabei hilft, Systeme und Richtlinien für alle Schlüssel Ihrer Immobilie zu erstellen. Das Gesetz von Miya ist so neu, dass nicht klar ist, was für den jährlichen Nachweis der Einhaltung der Vorschriften erforderlich sein wird, aber der physische Schlüsselschrank mit den herunterladbaren Protokollen sollte die Anforderungen für den Nachweis erfüllen.

Jenseits von Miyas Gesetz

Die Vorteile der Nutzung von Keycafe gehen jedoch über die Einhaltung des neuen Gesetzes hinaus. Das Keycafe-System macht Ihnen, Ihrem Personal und Ihren Mietern das Leben leichter, indem es den Zugang zu den Schlüsseln mit Funktionen wie den folgenden vereinfacht:

24/7 Schlüsselzugriff

Autorisierte Mitarbeiter können jederzeit problemlos auf Schlüssel, Anhänger oder Keycards zugreifen, ohne sich an die Systemadministration oder die Geschäftsleitung wenden zu müssen.

24/7 Kundensupport

Die Systeme von Keycafe werden von einem globalen 24/7-Kundensupport unterstützt. Erreichen Sie uns jederzeit mit einem kurzen Telefonanruf oder über unsere Chat-Plattform.

Detaillierte Berechtigungen

Vermieter und Gebäudeverwalter können genau festlegen, wer zu welchen Zeiten Zugang zu welchen Schlüsseln hat. Außerdem können sie autorisierten Benutzern Berechtigungen auf der Grundlage von Schlüsselgruppen zuweisen.

Programmierbare Alarme

Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben? Erstellen Sie eine benutzerdefinierte, automatische Warnmeldung, die an die Person, die die Schlüssel entwendet hat, einen Administrator oder einen anderen Benutzer gesendet wird.

Mobile App

Mit der Keycafe-App können Sie Berechtigungen von überall aus und in Echtzeit verwalten.

Volle API-Automation

Sie können unsere App verwenden, oder Sie können unsere API nutzen, um Keycafe direkt in die Software Ihrer Wahl zu integrieren.

Modularer Aufbau

Die SmartBox ist in hohem Maße skalierbar, sogar über verschiedene Standorte hinweg, was sie ideal für Immobilieninvestoren mit mehreren Objekten macht. Beginnen Sie mit acht Schließfächern und erweitern Sie mit dem Erwerb neuer Einheiten in die Hunderte.

Notstromversorgung mit Batterien

Kein Grund zur Sorge, wenn der Strom ausfällt. Unsere Backup-Batterien sorgen dafür, dass die richtigen Personen weiterhin Zugang zu den richtigen Schlüsseln haben (und die falschen nicht).

Verlaufsprüfungen von Schlüsseln

Dieses System stellt sicher, dass jede einzelne Interaktion in Ihrem System erfasst wird, mit einer vollständigen, automatisch aktualisierten Liste aller Ein- und Auszahlungen auf Schlüssel-, Benutzer- und SmartBox-Ebene.

Möchten Sie mehr erfahren?

Erleichtern Sie sich - und Ihren Mietern - das Leben mit dem Keycafe-Schlüsselverwaltungssystem. Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam noch heute, um zu erfahren, wie Sie Ihre Schlüssel in guten Händen halten können.

Weitere Informationen über Miyas Gesetz finden Sie in der Senatsvorlage (SB) 898 des Senats von Florida.