Herausforderung
SERVPRO Campbell ist ein führendes Sanierungsunternehmen, das Häuser und Unternehmen bei der Beseitigung von Wasser-, Feuer-, Schimmel- und anderen Schäden unterstützt. Mit einem Fuhrpark von 25 Fahrzeugen und rund 30 Mitarbeitern ist es entscheidend, dass die Schlüssel stets sicher und leicht zu finden sind. Vor Keycafe wurden Schlüssel in einem offenen Kasten aufbewahrt, wo jeder sie sich schnappen konnte. Dies führte zu verlegten Schlüsseln, Verzögerungen beim Arbeitsbeginn und zusätzlichen Kosten für Ersatz.
Büroleiterin Connie Doran erklärte: „Wir hatten keine Möglichkeit, nachzuverfolgen, wer die Schlüssel genommen oder wer sie zuletzt gesehen hatte – es war eine Katastrophe.“
Schmerzpunkte
- Verlorene und verlegte Schlüssel: Häufiges Verlegen führte zu Verwirrung und Verzögerungen.
- Zeitverschwendung: Mitarbeiter verbringen täglich zu viel Zeit mit der Suche nach Schlüsseln.
- Unnötige Kosten: Das regelmäßige Ersetzen von Schlüsseln und Neucodieren von Fahrzeugen wurde kostspielig.
Lösung
SERVPRO stieß auf Keycafe auf der Suche nach einer sicheren und benutzerfreundlichen Schlüsselverwaltungslösung. Die Möglichkeit, Schlüssel sicher aufzubewahren, Mitarbeitern individuelle Zugangscodes zuzuweisen und die Nutzung von überall aus zu verfolgen, fiel sofort auf.
Jetzt beginnen die Mitarbeiter ihren Arbeitstag damit, Fahrzeugschlüssel, Tankkarten und Gebäudeschlüssel mit persönlichen Codes aus der Keycafe SmartBox abzuholen und am Ende ihrer Schicht wieder abzugeben. Connie erklärte: „Wenn die Teams kommen, wissen sie genau, wo die Schlüssel sind, um den Tag zu beginnen.“ Manager erhalten Benachrichtigungen über jede Schlüsselinteraktion und können über die Keycafe-App überprüfen, wer wann auf welchen Schlüssel zugegriffen hat. Auch die einmalige Buchungsfunktion hat sich bewährt, da sie es Auftragnehmern ermöglicht, auf Schlüssel zuzugreifen, ohne dass ein Manager vor Ort sein muss. „Ich kann das auch per Fernzugriff von meinem Telefon aus erledigen“, fügte Connie hinzu.
SERVPROs Implementierung
- Tagesablauf: Das Personal verwendet PIN-Codes, um Schlüssel zu nehmen und zurückzugeben.
- Berechtigungsgruppen: Zugriffsebenen werden basierend auf den Rollen der Mitarbeiter zugewiesen.
- Notfallzugriff: Das System unterstützt einen 24-Stunden-Zugriff für dringende Aufträge.
- Remote-Zugriff für Auftragnehmer: Anbietern wird problemlos vorübergehender Zugriff gewährt.
- Schnelleinrichtung: Das Design des Systems machte das Training einfach und schnell.
„Wenn Sie Keycafe nicht für Ihren Fuhrpark nutzen, verpassen Sie etwas. Es ist ein großartiges System, das alle Ihre Schlüssel an einem Ort verwaltet.“
Ergebnis
Seit der Umstellung auf Keycafe hat SERVPRO deutliche Verbesserungen erzielt. Verlorene Schlüssel sind kein Problem mehr, und die Teams können ihre Schichten pünktlich und ohne unnötige Verzögerungen beginnen. Sollte doch einmal ein Schlüssel verloren gehen, kann das Management die Nutzungshistorie des Schlüssels einsehen und den zuständigen Mitarbeiter schnell ausfindig machen. Connie bemerkte: „Der größte finanzielle Vorteil von Keycafe besteht darin, dass die Kosten für die Schlüsselsuche reduziert wurden.“
Manager haben nun vollständigen Einblick in die Schlüsselnutzung und können so den Überblick über den Betrieb behalten und schnellere Entscheidungen treffen – dank der Remote-Funktionen der Keycafe-App auch von unterwegs. Das Keycafe-System hat SERVPRO die Verwaltung von Fahrzeug- und Gebäudeschlüsseln vereinfacht und so die Kosten für Schlüsselersatz und Schlüsseldienste deutlich gesenkt.
Das Ergebnis
- Bessere Verantwortlichkeit: Fehlende Schlüssel sind kein regelmäßiges Problem mehr, da die Mitarbeiter wissen, dass ihre Schlüsselnutzung verfolgt wird.
- Zeiteffizienz: Mitarbeiter können jeden Tag schnell losfahren, ohne auf die Rückgabe eines Schlüssels warten zu müssen.
- Kostensenkung: Geringere Kosten für Schlüsselersatz und Neucodierung.
- Betriebsflexibilität: Manager können den Zugriff für Lieferanten und Mitarbeiter aus der Ferne verwalten.
