Herausforderung

Interlane Logistics ist ein Fahrzeugtransportunternehmen mit Sitz in Vaughan, Ontario, das monatlich 2.000 bis 3.000 Autos durch Kanada und die USA transportiert. Mit einer Flotte von 90 Lkw und einem Ruf für pünktlichen Tür-zu-Tür-Service ist ein reibungsloser Betriebsablauf entscheidend.

Vor Keycafe war die Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln eine der größten täglichen Herausforderungen. „Wir nutzten eine manuelle Methode, um Schlüssel abzuholen und den Überblick zu behalten“, sagte Daniel Medanik, Chief Revenue Officer. „Das war sehr ineffizient und verursachte zahlreiche logistische Probleme.“

Schlüssel wurden in Ordnern aufbewahrt und manuell weitergegeben, was die Koordination erschwerte – insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten. Das Betriebsteam musste oft zwischen Lagerhallen oder Büros hin- und herfahren, nur um eine Schlüsselübergabe abzuschließen. Das war zeitaufwändig, stressig und schwer skalierbar. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde klar, dass ein zuverlässigeres und flexibleres System benötigt wurde, um den 24/7-Betrieb zu unterstützen, ohne die Mitarbeiter zu überfordern.

Schmerzpunkte

• Manueller Prozess: Schlüssel wurden mit Ordnern verfolgt und die Übergabe erfolgte persönlich.
• Herausforderungen außerhalb der Geschäftszeiten: Die Fahrer kamen oft, wenn kein Personal zur Schlüsselübergabe verfügbar war.
• Hohe Betriebsbelastung: Mitarbeiter mussten für Schlüsselübergaben zwischen den Standorten fahren.
• Eingeschränkte Sichtbarkeit: Es war zu einem bestimmten Zeitpunkt schwer zu wissen, wo sich die Schlüssel befanden.

Lösung

Interlane Logistics entschied sich für Keycafe als praktische und flexible Lösung, die den Anforderungen des dynamischen 24/7-Betriebs gerecht wurde. Besonders positiv fiel dem Führungsteam auf, dass Keycafe die Schlüsselübergabe automatisiert, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen oder zusätzliches Personal zu benötigen.

„Nachdem ich gelesen hatte, was Keycafe kann, und Videos über die Erfahrungen anderer Leute gesehen hatte, hatte ich definitiv keine Bedenken, das System in unserem Unternehmen zu integrieren“, sagte Ethan Gershman, CEO von Interlane.

Bei der Umstellung auf ein digitales Schlüsselverwaltungssystem ging es nicht nur um Komfort, sondern auch darum, Zeit zu sparen, die Versandgeschwindigkeit zu verbessern und den Ruf von Interlane für zuverlässigen, kundenorientierten Service zu stärken.

Durchführung

• SmartBox-Abgabe: Kunden hinterlassen ihre Schlüssel in einem sicheren Schließfach mit PIN-Funktion.
• Sofortige Benachrichtigungen: Das Personal wird sofort benachrichtigt, wenn Schlüssel hinterlegt werden.
• Selbstzugriff des Fahrers: Fahrer rufen Schlüssel mithilfe eines Codes oder einer Fernentriegelung ab.
• Schnelle Einarbeitung: Mitarbeiter und Fahrer haben das System schnell angenommen.

Ergebnis

Für Interlane geht der Nutzen von Keycafe über betriebliche Verbesserungen hinaus – es ist eine praktische Lösung, die Interlane hilft, einen konsistenteren Service zu bieten und den Betrieb effizient zu gestalten. „Keycafe hat uns geholfen, Fehler zu reduzieren und die Logistik zu verbessern“, erklärte Daniel. „Dadurch können die Fahrer früher starten und schneller fertig werden, ohne auf Personal warten zu müssen.“

Die Möglichkeit, Schlüssel aus der Ferne zu verwalten, hat ihnen geholfen, den Aufwand zu minimieren, Fehler zu reduzieren und die pünktliche Abholung und Auslieferung der Fahrzeuge sicherzustellen. Dies wirkt sich auch positiv auf die Marke aus. „Sobald unsere Kunden mit dem Keycafe-System interagieren, fühlen sie sich sicher. Es spiegelt unseren Fokus auf effiziente und moderne Lösungen wider“, sagte Ethan.

Kunden und Fahrer schätzen gleichermaßen die Professionalität und Einfachheit des Keycafe-Systems, das die Interaktionen reibungsloser und vertrauensvoller gestaltet. Intern wird das Betriebsteam von reaktiver Koordination entlastet und kann sich so auf die Bereitstellung eines hochwertigen Services in ganz Nordamerika konzentrieren.

Das Ergebnis

• Schnellere Disposition: Durch Remote-Übergaben wurden Verzögerungen und Treffen spät in der Nacht vermieden.
• Kostenreduzierung: Geringerer Personalbedarf und unnötige Fahrten.
• Fehlerreduzierung: Klare Nachverfolgung reduzierte Fehler und verbesserte die Verantwortlichkeit.
• Verbessertes Kundenerlebnis: Kunden schätzten die einfache, sichere Abgabe.