Herausforderung

Die Kashiwabara Corporation betreibt eine interne Schulungseinrichtung in Yamaguchi, in der Auszubildende Reparaturarbeiten an maßstabsgetreuen Gebäudemodellen durchführen. Das Schulungszentrum arbeitet ohne Personal vor Ort und die Verantwortung für den Türzugang – sowohl das Ver- als auch das Entriegeln – liegt vollständig bei den Benutzern.

Vor dem Einsatz von Keycafe war jeder Raum mit einem QR-Code-basierten Zugangssystem ausgestattet, das jedoch häufig technische Probleme aufwies. Die Codes ließen sich oft nicht korrekt scannen, Türen ließen sich nicht öffnen und die elektronischen Schließmechanismen waren unzuverlässig. Da alle Zugänge in der Einrichtung auf diesem instabilen System basierten, verließen Benutzer die Räumlichkeiten manchmal, ohne die Türen ordnungsgemäß zu verschließen, was erhebliche Sicherheitsrisiken darstellte. Es war klar, dass eine zuverlässigere und benutzerfreundlichere Lösung erforderlich war.

Schmerzpunkte

• Unzuverlässiges Zugangssystem: Häufige Fehlfunktionen des QR-Code-basierten Systems verhinderten, dass Benutzer Türen zuverlässig auf- oder zuschließen konnten.
• Benutzerfrustration: Da es sich um eine selbstverwaltete Einrichtung handelt, führte jedes Zugriffsproblem zu Frustration bei den Benutzern, ohne dass es eine sofortige Lösung gab.
• Erhöhter Verwaltungsaufwand: Zeitaufwändige Eingriffe von Remote-Administratoren verringerten die allgemeine Betriebseffizienz.
• Sicherheitsrisiken: Die Unfähigkeit, Türen aufgrund von Systemfehlern ordnungsgemäß zu verschließen, führte dazu, dass die Einrichtungen nach der Nutzung ungesichert waren.

Lösung

Um die anhaltenden Probleme mit dem Türzugang zu lösen, begann das Managementteam von Kashiwabara, alternative Lösungen anhand zweier Hauptkriterien zu prüfen: der Möglichkeit einer unbeaufsichtigten Schlüsselübergabe und der Möglichkeit zur Fernverwaltung der Anlage. Smart Locks wurden zunächst in Betracht gezogen, schieden jedoch letztendlich aus, da alle vorhandenen Türen ausgetauscht werden mussten, was weder kosten- noch zeitaufwändig war.

Keycafe wurde aufgrund seiner Einfachheit und schnellen Bereitstellung als optimale Lösung ausgewählt. Von der Auftragserteilung über die Installation bis hin zur Betriebsbereitschaft wurde der gesamte Prozess innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen – eine effiziente und praktische Wahl für die besonderen Anforderungen der Einrichtung.

Implementierung der Kashiwabara Corporation

• Benutzerzugangscodes: Mitarbeiter erhalten vorab einen Zugangscode zum Abholen der Schlüssel, wodurch eine Schlüsselübergabe außerhalb der Geschäftszeiten möglich ist.
• Echtzeitverwaltung: Wenn Mitarbeiter Anfragen haben, können Administratoren die Zugriffsprotokolle in Echtzeit aus der Ferne überprüfen und haben zur zusätzlichen Sicherheit die Möglichkeit, den Verlauf über die mobile App einzusehen.
• Fernsteuerung der SmartBox: Die Möglichkeit, die SmartBox fernzubedienen, bietet einen entscheidenden Vorteil bei der Verwaltung einer unbemannten Anlage.

Ergebnis

Der größte Vorteil der Implementierung von Keycafe war die Beseitigung des Problems, dass Türen innerhalb der Anlage nicht ver- oder entriegelt werden konnten. In dem seltenen Fall, dass Türen unverschlossen bleiben, können Sie nun den Schlüsselnutzungsverlauf und -status ganz einfach über das Management-Dashboard überprüfen.

Nach der Implementierung teilte Rin Odawara ihr Feedback mit: „Wir sind überzeugt, dass die Wahl von Keycafe die richtige Entscheidung war. Benutzer können das System intuitiv bedienen, und Administratoren finden die Fernverwaltung mit Echtzeitbenachrichtigungen und Protokollprüfungen sowohl über die Desktop- als auch über die mobile App effizient.“

Das Ergebnis

• Keine unverschlossenen Türen mehr: Benutzer können physische Schlüssel aus der SmartBox nehmen, um Türen zu öffnen und zu schließen. Dadurch wird das Hauptproblem gelöst, dass Türen nicht richtig öffnen oder schließen.
• Zeitersparnis: Sowohl Benutzer als auch Management werden von unnötigem Stress und zeitaufwändiger Fehlerbehebung entlastet.
• Verbesserte Sicherheit: Mit dem Verwaltungs-Dashboard von Keycafe kann das Team nachverfolgen, wer welchen Schlüssel wann verwendet hat, und so höchste Sicherheit für das Schulungszentrum gewährleisten.