Herausforderung

BGA Location ist eine Autovermietung in der Region Bordeaux mit einer Flotte von ca. 300 bis 400 Pkw und Nutzfahrzeugen an mehreren Standorten. Das Kerngeschäft besteht darin, Privat- und Geschäftskunden flexible und zuverlässige Mietfahrzeuge anzubieten. Aufgrund der vielen Standorte und der großen Fahrzeuganzahl stieß das Unternehmen schnell an logistische und operative Grenzen, die die Effizienz und das Kundenerlebnis beeinträchtigten.

Vor der Einführung von Keycafe war das Unternehmen vollständig auf manuelle Schlüsselverwaltung angewiesen, was eine starke Abhängigkeit von Mitarbeitern vor Ort zur Folge hatte. Fahrzeugabholung und -rückgabe waren strikt an die Bürozeiten gebunden, was die Flexibilität für Kunden einschränkte und zu Terminengpässen führte. Jede Anmietung erforderte die Anwesenheit von Mitarbeitern zur Schlüsselübergabe und -rückgabe, was den Arbeitsaufwand erhöhte und die Abläufe verlangsamte. Hinzu kam, dass die fehlende Echtzeit-Transparenz der Fahrzeugrückgaben die genaue Verfolgung der Fahrzeugflotte erschwerte. Diese Herausforderungen beeinträchtigten die betriebliche Effizienz, die Autonomie und letztendlich das Kundenerlebnis und verdeutlichten den Bedarf an einer stärker automatisierten und flexibleren Lösung.

Schwachstellen

• Hohe Personalabhängigkeit: Mitarbeiter mussten anwesend sein, um wichtige Übergaben zu gewährleisten
• Eingeschränkte Zugangszeiten: Der Zugang für Kunden war durch die Öffnungszeiten der Agentur eingeschränkt.
• Keine Schlüsselverfolgung: Es ist nicht ersichtlich, wer Schlüssel abgeholt oder zurückgegeben hat.
• Sicherheitslücken: Kein Nachweis über die Schlüsselrückgabe oder Fahrzeugübergabe
• Ineffiziente Abläufe: Manuelle Prozesse verlangsamten Vermietung und Rückgabe

Lösung

BGA Location implementierte das Schlüsselverwaltungssystem SmartBox von Keycafe, um ihren Fahrzeugschlüsselverwaltungsprozess vollständig zu automatisieren.

Sobald ein Mietvertrag abgeschlossen ist, sendet das Team dem Kunden:

• Mietübersicht
• Ein von Keycafe generierter, eindeutiger Zugangscode

Kunden können ihr Fahrzeug anschließend selbstständig abholen, indem sie den Code an der SmartBox eingeben. Dadurch öffnet sich das Schließfach mit dem Schlüssel. Jeder Fahrzeugschlüssel wird mit einem Keycafe-Transponder aufbewahrt, der den Schlüssel identifiziert und so eine sichere Nachverfolgung während der gesamten Mietdauer ermöglicht.

Bei der Fahrzeugrückgabe scannt der Kunde einfach den Keycafe-Schlüsselanhänger an der SmartBox. Das Schließfach öffnet sich automatisch, und der Schlüssel wird ohne Zutun von Mitarbeitern eingeworfen.

Implementierung des BGA-Standorts

• Automated Pickup & Drop-Off: Customers collect and return keys independently
• Rund um die Uhr erreichbar: Unabhängig von Öffnungszeiten oder Personal vor Ort
• Intelligente Schlüsselverfolgung: Jeder Schlüssel ist mit einem Keycafe-Transponder verknüpft, der den Schlüssel bei Abholung und Rückgabe identifiziert.
• Sofortbenachrichtigungen:
  • Kundenname
  • Kfz-Kennzeichen
  • Rückgabezeit
  • Videobeweis der Schlüsselhinterlegung
• Zentrale Steuerung: Volle Transparenz über alle Behörden und Flotte hinweg: Volle Transparenz über alle Agenturen und Flotten hinweg

Ergebnis

Keycafe hat das Betriebsmodell von BGA Location grundlegend verändert.

Das Unternehmen hat seinen Bedarf an Personal vor Ort drastisch reduziert und ermöglicht so die vollautomatische Abwicklung von Vermietung und Rückgabe. Der gesamte Mietprozess, von der Vertragsprüfung bis zur Fahrzeugrückgabe, ist nun automatisiert.

Diese Umstellung brachte Folgendes:

• Klare Zeitersparnis
• Erhöhte operative Freiheit
• Eine messbare Kapitalrendite
• Ein reibungsloseres, professionelleres Kundenerlebnis

Keycafe bot außerdem vollständige Transparenz über die gesamte Fahrzeugflotte, sodass das Team wusste, wo sich die Fahrzeuge befinden, wer sie benutzt und wann sie zurückgegeben werden: Eine deutliche Verbesserung gegenüber dem vorherigen manuellen System.

Das Ergebnis

• Reduzierter Personalaufwand: Geringerer Bedarf an Präsenz vor Ort
• Vollständige Flottenkontrolle: Echtzeit-Transparenz über die Fahrzeugnutzung
• Verbesserte Sicherheit: Verifizierte Schlüsseleinzahlungen mit Videobeweis
• Verbessertes Kundenerlebnis: Schnellere, einfachere und vollautomatisierte Vermietungen