Herausforderung

Die Ensis Groupe mit Sitz in Villeparisis, Frankreich, betreibt über ihre Tochtergesellschaften Clamens (ein Unternehmen für das Recycling von Baumaterialien) und STPS (ein Bauunternehmen, das große Energieversorger wie GRDF (Gaz Réseau Distribution France) und EDF (Électricité de France) beliefert) einen vielfältigen Fuhrpark. Mit über 90 Fahrzeugen und 480 Mitarbeitern erfordert der Betrieb eine tägliche Koordination zwischen Fahrern, Mechanikern und Managern über verschiedene Abteilungen und Schichten hinweg, einschließlich Nacht- und Bereitschaftsdiensten.

Das Unternehmen nutzte ein manuelles Verfahren zur Verwaltung der Fahrzeugschlüssel, bestehend aus einer physischen Tafel und Spinden im Büro. Fahrer ließen die Schlüssel oft an unüblichen Orten liegen, vergaßen, sie zurückzugeben, oder gaben sie weiter, was zu Unsicherheiten hinsichtlich der Fahrzeugverfügbarkeit führte. Wenn ein Lkw dringend umverteilt, repariert oder losgeschickt werden musste, führte die Ungewissheit über den Verbleib des Schlüssels (oder ob er überhaupt vor Ort war) zu Verzögerungen, internen Konflikten und Betriebsstörungen.

Schwachstellen

• Fehlende Rückverfolgbarkeit: Die Schlüssel wurden häufig informell zwischen den Fahrern ausgetauscht, ohne dass Aufzeichnungen darüber geführt wurden. Dies erschwerte die Nachverfolgung der Fahrzeugnutzung und die Gewährleistung der Verantwortlichkeit.
• Nicht zurückgegebene oder verlegte Schlüssel: Schlüssel wurden in persönlichen Schließfächern gelassen oder gar nicht zurückgegeben, was zu Verzögerungen bei der Fahrzeugzuweisung und zu Störungen im Werkstattablauf führte.
• Unkontrollierter Zugriff: Die Schlüsselaufbewahrung erfolgte an offenen Brettern oder ungesicherten Abgabestellen, ohne die Möglichkeit, den Zugriff nach Rolle, Fahrzeug oder Tageszeit einzuschränken.
• Administrativer Aufwand: Flottenmanager mussten häufig Probleme im Zusammenhang mit Schlüsseln manuell lösen, was ihren täglichen Aufgaben zusätzliche, zeitaufwändige Tätigkeiten hinzufügte.

Lösung

Um ihre Schlüsselverwaltung zu strukturieren und abzusichern, implementierte die Ensis Groupe Keycafe SmartBox-Systeme in ihren Clamens- und STPS-Niederlassungen. Fahrer, Werkstattmitarbeiter und Disponenten nutzen das System nun täglich, um Schlüssel sicher und protokolliert abzurufen und zurückzugeben.

Jedem Benutzer wird ein individueller PIN-Code zugewiesen, der mit spezifischen Berechtigungen verknüpft ist, die sich nach seiner Rolle und seinen Verantwortlichkeiten richten. Fahrer sehen beispielsweise nur die Schlüssel, die zu ihren zugewiesenen Fahrzeugen gehören, und der Zugriff ist zeitlich begrenzt. Werkstattteams können jeden benötigten Schlüssel für Wartungsarbeiten abrufen, während Disponenten den Zugriff über die Keycafe-App aus der Ferne erteilen oder entziehen können.

Diese Konfiguration gewährleistet, dass nur autorisiertes Personal Schlüssel handhabt und jede Transaktion vollständig nachvollziehbar ist. Das SmartBox-System ersetzte informelle Vorgehensweisen durch einen standardisierten, revisionssicheren Arbeitsablauf und verbesserte so Sicherheit, Verantwortlichkeit und operative Kontrolle.

Die Umsetzung von Clamens und STPS

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Jeder Benutzer wird dem Keycafe-System mit spezifischen Berechtigungen hinzugefügt, die auf seiner Rolle basieren; z. B. Fahrer, Werkstattmitarbeiter oder Manager, wobei der Zugriff auf die benötigten Schlüssel beschränkt wird.
• Geplante Zugriffsfenster: Die Zugriffszeiten werden individuell an die Schicht oder die Aufgaben jedes Benutzers angepasst, um sicherzustellen, dass die Schlüssel nur bei Bedarf verfügbar sind und die Überwachung verbessert wird.
• Fernverwaltung: Disponenten und IT-Mitarbeiter nutzen die Keycafe-App auf ihren Handys und Computern, um den Zugriff zu verwalten und Probleme in Echtzeit zu beheben, auch außerhalb der Arbeitszeiten.
• Gemeinsame Nutzung in verschiedenen Abteilungen: Neben den Fahrern verlassen sich auch das Werkstattteam und die Nachtschichtmitarbeiter auf das System, um Fahrzeugschlüssel abzurufen, ohne Kollegen oder Vorgesetzte suchen zu müssen.

Ergebnis

Nach der Einführung von Keycafe an ihrem Standort in Villeparisis erreichte die Ensis Groupe eine grundlegende Transformation im Schlüsselmanagement für Fahrer, Manager und Werkstattmitarbeiter. Informelle Übergaben und unsichere Aufbewahrungsmethoden wurden durch ein strukturiertes, nachvollziehbares System ersetzt, das es den Nutzern ermöglicht, selbstständig auf die benötigten Schlüssel zuzugreifen, während Administratoren die volle Kontrolle über Berechtigungen und Zugriffszeiten behalten. Dies erwies sich insbesondere für Nacht- und Wochenendschichten als äußerst wertvoll, da die Bereitschaftsteams die Schlüssel unverzüglich abrufen und den Betrieb ohne Unterstützung durch das Management vor Ort fortsetzen konnten.

Das neue System verbesserte auch die teamübergreifende Koordination. Disponenten können Fahrzeuge je nach Verfügbarkeit schnell neu zuweisen, und Wartungspersonal kann bei Bedarf Schlüssel für Reparaturen abrufen – alles ohne Unterbrechung der Arbeitsabläufe. Dank klarer Verfahren und zentralem Zugriff wurde die Schlüsselverwaltung für alle Beteiligten schneller, sicherer und deutlich zuverlässiger.

Das Ergebnis

• Vollständige Systemumstellung: 100 % der Schlüssel werden nun über Keycafe hinterlegt und abgeholt, wodurch informelle Übergaben zwischen den Mitarbeitern entfallen.
• Drastische Reduzierung des Schlüsselverlusts: Über 80 % weniger verlorene oder vergessene Schlüssel, was die tägliche Zuverlässigkeit deutlich verbessert.
• Zeitersparnis im Tagesgeschäft: Eine geschätzte Reduzierung des Zeitaufwands für die Verwaltung des Schlüsselzugangs und die Koordination um 30 %.
• Verbesserte Transparenz und Verantwortlichkeit: Die Echtzeitverfolgung wichtiger Bewegungen gewährleistet einen sicheren Zugriff und unterstützt die interne Kontrolle.