Herausforderung

Mit dem Ausbau der häuslichen Pflegedienste von Assia UNA wurde die Verwaltung des Zugangs zu ihrer Fahrzeugflotte zunehmend komplexer. Bei bis zu 100 Fahrzeugen, die auf vier separate Service-Niederlassungen verteilt waren, waren Koordination und Überwachung für den täglichen Betrieb unerlässlich.

Zuvor gab es kein strukturiertes Schlüsselverwaltungssystem. Fahrzeugschlüssel waren frei zugänglich, ohne dass ihre Verwendung nachverfolgt oder kontrolliert wurde. In kleinerem Rahmen war dies zwar noch praktikabel, doch mit dem Wachstum des Unternehmens auf über 500 Mitarbeiter erwies sich dieser Ansatz schnell als nicht mehr tragbar.

Jeden Morgen mussten Pflegekräfte und Krankenschwestern die Fahrzeugschlüssel abholen, bevor sie ihre Runden antreten konnten. Je nach Dienstplan wurden manche Fahrzeuge mehrere Tage hintereinander genutzt. Da es keine Echtzeit-Übersicht gab, wussten die Verantwortlichen nicht, wer welches Fahrzeug gerade benutzte.

Dieser Kontrollmangel führte sowohl zu betrieblichen Ineffizienzen als auch zu Sicherheitsbedenken, insbesondere im Hinblick auf Zeitarbeiter, Ersatzkräfte und kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter, die Zugang benötigten. Die Schlüsselverwaltung an vier unabhängigen Standorten erhöhte die logistische Herausforderung zusätzlich.

Assia UNA benötigte ein sicheres, strukturiertes und benutzerfreundliches System, das Transparenz und Einheitlichkeit im Fahrzeugmanagement an allen Standorten gewährleisten konnte.

Schwachstellen

• Keine strukturierte Schlüsselverwaltung: Schlüssel waren frei zugänglich
• Mangelnde Transparenz: Keine Echtzeit-Verfolgung der Fahrzeugnutzung
• Sicherheitsrisiken: Insbesondere bei Zeitarbeitskräften oder kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern
• Komplexität mehrerer Standorte: Vier separate Servicezweige

Lösung

Nach einer umfassenden Marktanalyse von Anbietern von Schlüsselverwaltungssystemen entschied sich Assia UNA für Keycafe aufgrund des optimalen Verhältnisses von Einfachheit, Funktionalität und Kosteneffizienz. SmartBoxes wurden in allen vier Service-Niederlassungen installiert und standardisierten so die Schlüsselverwaltung im gesamten Unternehmen. Jeder Fahrzeugschlüssel wird sicher in einer SmartBox aufbewahrt und nach Service-Niederlassung und Abteilung sortiert. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur auf die Fahrzeuge zugreifen können, die ihrem Team zugewiesen sind.

Die Zugriffsrechte werden direkt über die Plattform verwaltet. Administratoren weisen Benutzerrechten rollen- und abteilungsbezogen zu und können Zugriffe mit wenigen Klicks erteilen, ändern oder entziehen – ein unverzichtbares Feature für Zeitarbeiter und Aushilfskräfte. Jede Pflegekraft erhält einen persönlichen Zugangscode. Bei Ankunft gibt sie diesen an der SmartBox ein, sieht die Fahrzeuge, die sie nutzen darf, und das entsprechende Schließfach öffnet sich innerhalb von Sekunden automatisch – ohne Eingreifen der Vorgesetzten.

Wenn ein Fahrzeug über mehrere Tage zugewiesen bleibt, verfolgt das System die Zuweisung in Echtzeit. Manager können sofort sehen, wer welches Fahrzeug nutzt, wann es entnommen wurde und ob es zurückgegeben wurde. Diese strukturierte Vorgehensweise kombiniert die Eigenverantwortung der Mitarbeiter mit zentraler Kontrolle und bietet so eine skalierbare, sichere und benutzerfreundliche Lösung, die den täglichen Betrieb unterstützt und gleichzeitig zukünftiges Wachstum ermöglicht.

Umsetzung der UNA in Asien

• Verteilte SmartBoxes an 4 Standorten: Zur Standardisierung und Zentralisierung der Schlüsselverwaltung wurden SmartBoxes an allen vier Servicestandorten installiert.
• Sicherer Zugang für mehr als 500 Mitarbeiter: Die Fahrzeugschlüssel sind nach Niederlassung und Abteilung organisiert, sodass die Mitarbeiter nur Zugriff auf die ihrem Team zugewiesenen Fahrzeuge haben.
• Kontrollierter Zugriff für Aushilfs- und Ersatzpersonal: Berechtigungen werden nach Rolle und Abteilung vergeben und können bei Personaländerungen sofort erteilt oder widerrufen werden.
• Vereinfachte tägliche Schlüsselabholung und -rückgabe: Pflegekräfte und Betreuer verwenden persönliche Zugangscodes, um autorisierte Schlüssel in Sekundenschnelle und ohne Aufsicht abzurufen.
• Echtzeit-Fahrzeugzuweisungsverfolgung: Manager können sofort sehen, wer welches Fahrzeug hat, einschließlich mehrtägiger Zuweisungen, an allen Standorten.

Ergebnis

Die Einführung von Keycafe hat die Fahrzeuglogistik von Assia UNA sofort strukturierter und kontrollierter gestaltet. Das ehemals offene Zugangssystem ist nun an allen vier Standorten vollständig organisiert, sicher und nachvollziehbar. Die Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die Fahrzeuge, für deren Nutzung sie autorisiert sind, wodurch die Risiken eines uneingeschränkten Schlüsselzugriffs eliminiert werden.

Das Unternehmen profitiert nun von Echtzeit-Transparenz des Fuhrparks, sodass die Manager sofort sehen können, wer welches Fahrzeug nutzt, auch bei mehrtägigen Einsätzen. Diese Transparenz hat die Koordination verbessert und die tägliche betriebliche Unsicherheit reduziert.

Die Schlüsselausgabe am Morgen ist schneller und effizienter, was Verwaltungszeit spart und es dem Personal ermöglicht, sich auf die Patientenversorgung zu konzentrieren. Bei über 500 Mitarbeitern, einschließlich Zeitarbeitskräften und Aushilfskräften, hat der kontrollierte und nachvollziehbare Zugang die Sicherheit und Verantwortlichkeit deutlich erhöht.

Insgesamt bietet die Lösung ein skalierbares und zuverlässiges System, das das Wachstum von Assia UNA unterstützt und gleichzeitig die betriebliche Effizienz und Professionalität stärkt.

Das Ergebnis

• Strukturiertes und sicheres Schlüsselmanagement: Die offenen Zugangsschlüssel wurden durch ein kontrolliertes, berechtigungsbasiertes System an allen Standorten ersetzt.
• Volle Transparenz der Fahrzeugzuweisung: Manager können jederzeit sofort sehen, wer welches Fahrzeug hat, auch bei mehrtägigen Einsätzen.
• Zeitersparnis im Tagesgeschäft: Schnellere Schlüsselverteilung reduziert den Verwaltungsaufwand und optimiert die morgendlichen Abfahrten.
• Reduziertes Risiko durch Zeitarbeitskräfte: Die Zugriffsrechte werden rollenbasiert zugewiesen und können sofort angepasst werden, wodurch eine sichere Fahrzeugnutzung gewährleistet wird.
• Höhere betriebliche Effizienz an 4 Standorten: Standardisierte Prozesse verbessern die Koordination und Kontrolle über alle Servicebereiche hinweg.