Desafío

CAM Industrial Solutions estaba lidiando con el desafío de gestionar eficazmente el uso de vehículos en una planta de fabricación en Ontario. La ausencia de un sistema centralizado para monitorear y controlar el acceso de vehículos provocó un mal uso de los vehículos y el abandono de llaves en los mismos. Esta situación suponía un riesgo importante, especialmente fuera de horario, no sólo en términos de seguridad sino también en la gestión de la responsabilidad por los daños a los vehículos.

Cada incidente de mal uso o daño a un vehículo significaba mayores costos operativos y pérdida de tiempo en la investigación y resolución de estos problemas. Era evidente la necesidad de un sistema que pudiera integrarse perfectamente en sus operaciones y generar una cultura de responsabilidad y eficiencia. CAM Industrial Solutions necesitaba urgentemente una solución transformadora para recuperar el control y la supervisión de su flota de vehículos.

Puntos de dolor

• Acceso incontrolado de vehículos: Las llaves a menudo se dejaban en los vehículos, lo que provocaba un acceso y uso sin control.
• Falta de responsabilidad: No existe un sistema para rastrear quién usó los vehículos, especialmente fuera de horario, y no hay recurso por daños inexplicables a los vehículos.
• Ineficiencia operativa: Se pierde mucho tiempo buscando llaves y resolviendo problemas relacionados con el uso del vehículo.

Solución

CAM Industrial Solutions recurrió a Keycafe para abordar estos desafíos. En comparación con los productos de la competencia, el equipo descubrió que la solución de Keycafe proporcionaba una forma más rentable y eficiente de gestionar el uso de vehículos. Al asignar vehículos a grupos de trabajo específicos y calificar a los conductores principales y de respaldo dentro de cada grupo, el uso de Keycafe aseguró que solo el personal autorizado pudiera acceder a los vehículos durante su turno. La facilidad de uso del sistema, respaldada por una aplicación para teléfono inteligente y una interfaz web, junto con una atención al cliente receptiva, hicieron que la integración fuera perfecta y efectiva.

Al comienzo del turno de un conductor, este firma la llave del vehículo para el que se le ha dado permiso en Keycafe SmartBox utilizando su código PIN, lo que crea un registro de la recogida de la llave. Al final del turno, simplemente devuelven la llave a SmartBox usando el mismo código PIN, que nuevamente registrará la devolución de la llave, creando un registro completo del uso del vehículo durante el día.

Implementación de la Solución Industrial CAM

• Acceso controlado: Vehículos asignados a grupos específicos con conductores principales y de respaldo designados, lo que garantiza un acceso controlado pero flexible.
• Registros de acceso completo: El sistema Keycafe permitió a los conductores firmar por sí mismos las llaves del vehículo al comienzo de su turno y devolverlas al final, creando un registro de transacciones.
• Soporte receptivo: El equipo de soporte de Keycafe fue fácilmente accesible y ayudó a resolver consultas rápidamente, asegurando una configuración y operación sin problemas.

Resultado

La adopción de Keycafe por parte de CAM Industrial Solutions generó resultados inmediatos e impactantes. El sistema no sólo simplificó la gestión del uso de vehículos sino que también mejoró significativamente la rendición de cuentas y redujo el tiempo dedicado a la investigación de daños a los vehículos. La capacidad de rastrear e identificar quién firmó las llaves del vehículo resultó invaluable, lo que marcó una mejora sustancial en la eficiencia operativa y la seguridad.

Inicialmente hubo dudas por parte de los empleados que esperaban un nuevo proceso lento y arduo para la entrega de llaves, pero se adaptaron rápidamente después de la primera recogida de llaves, al darse cuenta de lo rápido que era. Todos estuvieron de acuerdo y apreciaron la transparencia y eficiencia que aportó a sus rutinas diarias. Rocky Ellison, director de proyectos, consideró que Keycafe era un complemento perfecto para el conjunto de herramientas de la empresa: “La responsabilidad general fue mayor de lo esperado. La capacidad de asignar inmediatamente un nuevo acceso de usuario desde mi teléfono hizo que manejar las llamadas fuera de horario fuera perfecto”.

El resultado

• Reducción de daños a vehículos: Se observó una reducción notable en los daños a vehículos, y Keycafe permitió una identificación precisa de quién utilizó los vehículos y cuándo, reduciendo el tiempo dedicado a las investigaciones.
• Transformación cultural y operativa: Adopción rápida y reconocimiento del impacto del sistema en la transparencia y la eficiencia.
• Responsabilidad mejorada: La responsabilidad general superó las expectativas.