Desafío

CAM Industrial Solutions se enfrentaba al desafío de gestionar eficazmente el uso de vehículos en una planta de fabricación en Ontario. La falta de un sistema centralizado para monitorear y controlar el acceso a los vehículos provocó que fueran mal utilizados y que se dejaran las llaves en los mismos. Esta situación suponía un riesgo importante, especialmente fuera de horario, no sólo en términos de seguridad sino también en la gestión de la responsabilidad por los daños a los vehículos.

Cada incidente de mal uso o daño a un vehículo significaba mayores costos operativos y pérdida de tiempo en la investigación y resolución de estos problemas. Era evidente la necesidad de un sistema que pudiera integrarse perfectamente en sus operaciones y generara una cultura de responsabilidad y eficiencia. CAM Industrial Solutions necesitaba urgentemente una solución transformadora para recuperar el control y la supervisión de su flota de vehículos.

Dificultades

• Acceso no controlado a los vehículos: Las llaves a menudo se dejaban en los vehículos, lo que llevaba a un acceso y uso sin control.
• Falta de responsabilidad: No había un sistema para rastrear quién usó los vehículos, especialmente fuera de horario, ni a quién acudir por los daños inexplicables a los vehículos.
• Ineficiencia operativa: Se pierde mucho tiempo buscando llaves y resolviendo problemas relacionados con el uso del vehículo.

Solución

CAM Industrial Solutions recurrió a Keycafe para abordar estos desafíos. En comparación con los productos de la competencia, el equipo descubrió que la solución de Keycafe proporcionaba una forma más rentable y eficiente de gestionar el uso de vehículos. Al asignar vehículos a grupos de trabajo específicos y calificar a los conductores principales y de respaldo dentro de cada grupo con el sistema Keycafe, se aseguraron de que solo el personal autorizado pudiera acceder a los vehículos durante su turno. La facilidad de uso del sistema, respaldada por una aplicación para teléfono inteligente y una interfaz web, además de la atención al cliente receptiva, hicieron que la integración fuera perfecta y efectiva.

Al comienzo del turno de un conductor, este recoge la llave del vehículo que tiene permiso de usar en el SmartBox de Keycafe utilizando su código PIN, y se crea un registro del retiro de la llave. Al final del turno, simplemente devuelve la llave al SmartBox usando el mismo código PIN, que nuevamente apuntará la devolución de la llave, creando un registro completo del uso del vehículo durante el día.

Implementación de CAM Industrial Solutions

• Acceso controlado: Vehículos asignados a grupos específicos con conductores principales y de respaldo designados, lo que garantiza un acceso controlado pero flexible.
• Registro completo de acceso: El sistema Keycafe permite a los conductores retirar por sí mismos las llaves del vehículo al comienzo de su turno y devolverlas al final, creando un registro de las transacciones.
• Soporte receptivo: El equipo de soporte de Keycafe fue muy accesible y ayudó a resolver consultas rápidamente, asegurando una configuración y operación sin problemas.

Resultado

La adopción de Keycafe por parte de CAM Industrial Solutions generó resultados inmediatos e impactantes. El sistema no sólo simplificó la gestión del uso de vehículos sino que también mejoró significativamente la rendición de cuentas y redujo el tiempo que se dedica a la investigación de daños a los vehículos. La capacidad de rastrear e identificar quién retiró las llaves del vehículo resultó invaluable, y marcó una mejora sustancial en la eficiencia operativa y la seguridad.

Inicialmente hubo dudas por parte de los empleados que creían que el nuevo proceso para la entrega de llaves sería lento y arduo, pero se adaptaron rápidamente después de retirar las llaves por primera vez, al darse cuenta de lo rápido que era. Todos estuvieron de acuerdo y apreciaron la transparencia y eficiencia que aportó a sus rutinas diarias. Rocky Ellison, director de proyectos, consideró que Keycafe era un complemento perfecto para el conjunto de herramientas de la empresa: “La rendición de cuentas general fue mejor de lo esperado. La capacidad de asignar inmediatamente el acceso a un usuario nuevo desde mi teléfono hizo que manejar las llamadas fuera de horario fuera muy sencillo”.

El resultado

• Reducción de daños a los vehículos: Se observó una reducción notable en los daños a vehículos, y Keycafe permitió identificar con precisión quién utilizó los vehículos y cuándo, reduciendo el tiempo dedicado a las investigaciones.
• Transformación cultural y operativa: Adopción rápida y reconocimiento del impacto del sistema en la transparencia y la eficiencia.
• Mejor rendición de cuentas: La rendición de cuentas general superó las expectativas.