Uitdaging

In de dynamische wereld van autodealers is goed sleutelbeheer een echte must. Autohouse Kingston, met een rijke geschiedenis van meer dan 30 jaar in de branche, heeft altijd de beveiliging en toegankelijkheid van hun voertuigen vooropgesteld. Echter, naarmate hun assortiment voertuigen groeide en het team van 10 medewerkers zich uitbreidde, werd het echter een steeds grotere uitdaging om de sleutels efficiënt te organiseren en bij te houden.

Verloren sleutels waren altijd een zorgpunt in het achterhoofd van het team, wat leidde tot vertragingen en verstoringen in de dagelijkse werkzaamheden. De angst voor beveiligingslekken, aangezien de mogelijkheid voor ongeautoriseerde toegang of diefstal een groot risico vormde, legde extra druk op de bedrijfsvoering. Deze uitdagingen leidden niet alleen tot operationele inefficiënties maar ook tot een mogelijk verlies aan inkomsten en vertrouwen van klanten.

Autohouse Kingston besefte de ernst van de situatie en wilde een sleutelbeheersysteem gericht op autodealers dat niet alleen hun sleutels zou beschermen, maar ook een cultuur van aansprakelijkheid zou zou invoeren en de toegang voor medewerkers zou vereenvoudigen.

Pijnpunten

• Zoekgeraakte sleutels leidden tot vertragingen bij testritten en operationele activiteiten
• Beveiligingsproblemen zonder systeem voor aansprakelijkheid
• Tijdverspilling bij het zoeken naar de juiste sleutel

Oplossing

Na online onderzoek te hebben gedaan naar een geschikt sleutelbeheersysteem en een aantal verschillende aanbieders te hebben onderzocht, besloot Autohouse Kingston verder te gaan met Keycafe vanwege de betaalbare prijzen. De SmartBox en sleutelbeheersoftware van Keycafe werden naadloos geïntegreerd in hun workflow.

Alle voertuigsleutels worden opgeborgen in individuele SmartBox-vakjes en elke toegang wordt bijgehouden met de gebruiker en het tijdstip van gebruik. Na gebruik van het voertuig worden de sleutels op dezelfde manier ingeleverd en opnieuw geregistreerd. De realtime meldingen en de mogelijkheid om een up-to-date geschiedenis van al het sleutelgebruik bij te houden bleken van onschatbare waarde voor de dealer.

Het Autohouse Kingston team werkte met Keycafe en deelde een aantal manieren waarop het systeem hen heeft geholpen. "Het werken met Keycafe leverde direct resultaat op. Het verbeterde niet alleen onze veiligheidsmaatregelen, maar het gemak van het bijhouden en opbergen van sleutels was ook erg handig. We vonden het geweldig dat we een up-to-date logboek van al onze sleutels kunnen bijhouden."

Resultaat

De introductie van Keycafe's SmartBox leverde direct al positieve resultaten op. De autodealer merkte dat het aantal zoekgeraakte sleutels, een veelvoorkomend probleem in de branche, aanzienlijk afnam. Het gebruiksgemak en de beveiligingsfuncties van het systeem zorgden ervoor dat sleutels altijd geregistreerd en snel beschikbaar waren, wat veel tijd en moeite bespaarde. De logmogelijkheden erachter zorgden voor een extra laag van verantwoording en transparantie.

Met behulp van het systeem van Keycafe heeft Autohouse Kingston met succes het sleutelbeheer van hun dealership getransformeerd, zodat hun voertuigen altijd veilig en toegankelijk zijn wanneer dat nodig is. Het beheergemak, gecombineerd met de realtime opvolgings- en registratiemogelijkheden, betekent dat sleutelbeheer nu gewoon zo eenvoudig is als het openen van de Keycafe app, wanneer en waar dan ook.

De uitkomst

• Drastisch het probleem van verloren en zoekgeraakte sleutels bij dealers verminderd
• Sleutels kunnen binnen enkele seconden worden gevonden en opgehaald, waardoor de wachttijd voor de klant korter wordt
• Onmiskenbare verantwoording voor het gebruik van voertuigen dankzij een uitgebreide sleuteltoegangshistoriek