Uitdaging

Bij Nicole Competizione's Italiaanse luxe autodealer in Yokohama werden de sleutels van auto's die te koop waren en in onderhoud waren lange tijd bewaard in een afsluitbaar sleutelkastje. Dit sleutelkastje maakte echter gebruik van een traditioneel haaksysteem, dat niet compatibel was met de nieuwste slimme sleutelhouders die geen gaten voor sleutelringen hadden, waardoor dagelijkse handelingen steeds lastiger werden.

Bovendien werden de gegevens over wie toegang had tot welke sleutels handmatig beheerd, wat een beveiligingsrisico vormde. Het managementteam erkende de noodzaak om over te stappen op een geavanceerdere en veiligere oplossing voor sleutelbeheer om zowel operationele efficiëntie als hogere beveiligingsnormen te garanderen.

Pijnpunten

• Incompatibele sleutelopslag: De bestaande sleutelkluis van het haaktype ondersteunde geen moderne sleutelhangers, waardoor het onmogelijk was om deze veilig op te bergen.
• Tijdrovend sleutel ophalen: Het personeel moest tijd besteden aan het vinden van de juiste haak voor elke voertuigsleutel, wat resulteerde in inefficiëntie en tijdverspilling.
• Beveiligingsproblemen: Alle sleutels waren zichtbaar en toegangslogboeken werden handmatig beheerd, wat tot aanzienlijke beveiligings- en verantwoordingsproblemen leidde.

Oplossing

Ter voorbereiding op de opening van hun nieuwe showroom en servicecentrum voor tweedehands auto's, de grootste in zijn soort in Japan, ging het managementteam op zoek naar een nieuw sleutelbeheersysteem.

"Onze belangrijkste selectiecriteria waren duidelijk: het systeem moest gedetailleerde toegangslogs ondersteunen en een oplossing zijn die vergelijkbaar is met een locker, geschikt voor slimme sleutels van Italiaanse luxe auto's. De meeste lockeroplossingen zijn erg duur, en in werkelijkheid was Keycafe de enige haalbare optie. Keycafe voldeed aan al onze eisen tegen een redelijke prijs, en de optionele buitenhoes versterkte onze beveiligingsmaatregelen nog verder", legt Akinori Sasaki uit, die de implementatie leidde.

Voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het verplaatsen van voertuigen worden de toegangsrechten ingesteld per locatie en sleutelgroep, en krijgt elke medewerker een gebruikersbadge toegewezen. Door simpelweg de badge bij de SmartBox te scannen – zonder codes in te voeren – kunnen medewerkers direct de geautoriseerde sleutels uit de lijst selecteren en ophalen. Dit stroomlijnt het sleutelophaalproces, vermindert fouten en bespaart aanzienlijk tijd.

Wanneer er personeelswijzigingen plaatsvinden, kunnen beheerders direct toegangsrechten intrekken via het Keycafe-dashboard. Zo is er te allen tijde sprake van een hoog beveiligingsniveau.

Implementatie van Nicole Competizione

• Gegroepeerd sleutelbeheer: Omdat medewerkers vaak meerdere voertuigen tegelijk moeten verplaatsen, krijgen geregistreerde medewerkers toegang tot sleutelgroepen, wat efficiënte autorisatieverlening mogelijk maakt.
• Authenticatie van gebruikersbadge: Medewerkers scannen eenvoudig hun gebruikersbadge om geautoriseerde sleutels op te halen. Ze hoeven de code niet handmatig in te voeren.
• Flexibele toegangscontrole: Het management kan de toegang tot sleutels op afstand beheren via het Keycafe-dashboard. Bovendien kunnen medewerkers op locatie beheerrechten op locatieniveau krijgen, zodat ze de SmartBox direct kunnen bedienen en beheren wanneer nodig.

Resultaat

Vóór de installatie van de SmartBoxen van Keycafe besteedden medewerkers veel tijd en moeite aan het zoeken naar de juiste sleutel tussen een groot aantal opgeslagen autosleutels. Met Keycafe kunnen ze nu eenvoudig de gewenste sleutelnaam op het touchscreen van de SmartBox tikken en direct de juiste sleutel ophalen, zonder enige verwarring. Beheerders krijgen via het beheerdashboard direct een melding wie een sleutel heeft meegenomen. Over het algemeen is de operationele efficiëntie aanzienlijk verbeterd.

Als dealer van luxe auto's is het van cruciaal belang dat er geen sleutels verloren gaan. Door Keycafe te implementeren, kon Nicole Competizione de beveiliging verder versterken en volledige gemoedsrust garanderen.

Het resultaat

• Verbeterde operationele efficiëntie: Doordat duidelijk zichtbaar is waar de sleutels zich op elk moment bevinden en er geen tijd meer verloren gaat aan het zoeken naar sleutels, verlopen de dagelijkse werkzaamheden soepeler.
• Verantwoordingsplicht van personeel: Realtime-registraties laten precies zien wie welke autosleutel heeft meegenomen en wanneer deze is teruggebracht, waardoor de verantwoordelijkheid van de gebruiker duidelijker wordt.
• Versterkte beveiliging: Elke sleutel wordt in een apart compartiment bewaard en alleen geautoriseerd personeel met de juiste gebruikersrechten heeft er toegang toe. Zo zijn er robuuste beveiligingsmaatregelen getroffen.