Uitdaging

Dai-Ichi Cutter, wat Nummer Eén Cutter in het Japans betekent, werd in 1966 opgericht door drie ambitieuze klasgenoten met als doel de marktleider te worden in het zagen van beton. Ze breidden snel uit door geautomatiseerde betonzaagmachines uit de VS te importeren en uiteindelijk hun eigen snijmachines te ontwikkelen. Tegenwoordig houden hun meer dan 600 werknemers zich bezig met de belangrijkste infrastructuurprojecten in Japan door beton en andere materialen te snijden, versnipperen, afschilferen, breken, wassen en polijsten.

Hun 11-koppige afdeling Oppervlaktebewerking richt zich op het voorbereiden van betonnen muren voor verdere bouwfasen en het afwerken van betonnen vloeren door ze te polijsten zodat ze er als spiegels uitzien. Technici rijden met gespecialiseerde vrachtwagens om de nodige machines en gereedschappen te vervoeren, vaak gedurende lange uren, afhankelijk van waar de bouwplaatsen zich bevinden.

Het opvolgen van vrachtwagensleutels en tankkaarten is een belangrijk aspect van het toewijzen van projecten aan technici en het beheren van hun schema's. Dai-Ichi Cutter gebruikte haken aan de muur en naamkaartjes aan de sleutels. Het management realiseerde zich dat er een betere, betrouwbaardere manier moest zijn om verantwoording af te leggen over hun waardevolle bedrijfsmiddelen. Na een korte online zoektocht kwamen ze uit bij Keycafe.

"Vanwege onze specifieke werkomgeving is het zo dat werknemers dag en nacht, doordeweeks en in het weekend aan het werk gaan. Iedereen deelde vrachtwagensleutels. Ik wist dat de manier waarop we sleutels beheerden te laks was en dat we altijd het risico liepen sleutels en tankkaarten kwijt te raken," zegt de manager, Hiroshi Senda.

Oplossing

Voor Dai-Ichi Cutter waren de lage initiële kosten, de beperkte lopende kosten en de eenvoudige installatie van de SmartBox doorslaggevende factoren om voor Keycafe te kiezen.

Alle technici hebben hun eigen Keycafe-account, waarmee ze sleutels en bijbehorende tankkaarten kunnen ophalen, waarvoor ze toestemming hebben, met een toegangscode. Hun personeelsnummers zijn ingesteld als hun toegangscodes, zodat ze niets extra's hoeven te onthouden. Het terugbrengen van sleutels gebeurt door eenvoudigweg de aan elke sleutel bevestigde sleutelhanger te scannen, zodat ze aan het eind van een dienst snel kunnen worden ingeleverd.

Omdat elke technicus zijn eigen toegangscode heeft, wordt elke sleutelafhaling gelogd, zodat het management kan zien wanneer een sleutel is afgehaald en door wie. Als een sleutel niet wordt ingeleverd of zoekraakt, weten ze precies welke technicus de sleutel voor het laatst heeft gehad. Bovendien stelt de SmartBox technici in staat het ophalen en afgeven van sleutels zelf te beheren zonder administratie ter plaatse, zelfs in het weekend en bij nachtdiensten.

Resultaat

Omdat technici nu alleen de sleutels kunnen ophalen waartoe ze toegang hebben - en elke sleutelafhaling automatisch wordt geregistreerd - is er minder kans op misbruik en verlies.

Keycafe is voor de teamleden eenvoudig en gemakkelijk in gebruik gebleken en voor het management was de toegenomen gemoedsrust een groot pluspunt. "Precies zoals ik had verwacht," zegt Senda.