Uitdaging

Het beheren van sleutels voor woningbouwprojecten met meerdere wooneenheden is een grote logistieke uitdaging voor Eiffage Construction. Bij projecten tot 80 woningen maakte het vorige systeem van het bedrijf gebruik van een grote multiplex plaat met schroeven om de sleutels op te hangen. Onderaannemers moesten de sleutels persoonlijk ophalen bij het kantoor op de bouwplaats, ze handmatig uittekenen en terugbrengen voor een nieuwe handtekening.

Dit proces kostte de bouwplaatsmanagers kostbare tijd, die bij elke sleuteloverdracht fysiek aanwezig moesten zijn. Het bracht ook veiligheidsrisico's met zich mee: zonder goede registratie konden sleutels zoekraken en moesten dure cilindersloten worden vervangen als ze verloren gingen. Bovendien verhoogde het ontgrendeld laten van units tijdens de bouw het risico op diefstal, vandalisme en schade aan geïnstalleerde apparatuur.

Het ontbreken van een functioneel systeem leidde tot vertragingen in het werk van onderaannemers, frustratie bij het personeel en onnodige kosten voor Eiffage Construction.

Pijnpunten

• Handmatige sleutelregistratie: Door het omslachtige aan- en afmeldproces waren locatiemanagers onevenredig veel tijd kwijt aan het beheren van sleutels, in plaats van zich te concentreren op projectcoördinatie.
• Gebrek aan verantwoording en beveiliging: Zonder een geautomatiseerd sleutelbeheersysteem bestond het risico op verlies van sleutels, diefstal van grondstoffen zoals koper en elektrische panelen en vandalisme aan woningen.
• Productiviteitsverlies: Ondercontractanten moesten vaak wachten op sleutels, waardoor de voortgang van kritieke bouwfases werd vertraagd.

Oplossing

Eiffage Construction onderzocht verschillende aanbieders van sleutelbeheer en koos uiteindelijk voor Keycafe vanwege de kosteneffectiviteit, het gebruiksgemak en de mogelijkheid om binnen het budget aan alle operationele eisen te voldoen. In het kantoor op de bouwplaats werd een SmartBox geïnstalleerd, waarmee onderaannemers en personeel via persoonlijke NFC-gebruikersbadges zelf toegang kregen tot sleutels.

Wanneer een onderaannemer op de locatie arriveert, scant hij of zij eenvoudig zijn of haar badge, selecteert de sleutel van een specifieke unit en haalt deze op zonder tussenkomst van de manager. Deze autonomie stelt hen in staat om direct met hun taken verder te gaan. Sleutels worden na gebruik op dezelfde manier teruggegeven, waardoor verlies wordt voorkomen en de verantwoording wordt gewaarborgd. De Keycafe-software voor sleutelbeheer registreert automatisch wie welke sleutel inneemt en terugbrengt, wat zorgt voor een volledig en transparant controletraject.

Implementatie van Eiffage Construction

• Geautomatiseerde sleuteltoegang: Ondercontractanten gebruiken hun gebruikerspas om toegang te krijgen tot de elektronische sleutelkast van Keycafe op het kantoor op locatie, waardoor ze zelfstandig de sleutels voor hun toegewezen eenheden kunnen ophalen.
• Veilige sleutelopslag: Het Keycafe-systeem biedt een veilige locatie voor al uw sleutels, waardoor het risico op verlies wordt verminderd en ongeautoriseerde toegang tot woningen en materialen op de bouwplaats wordt voorkomen.
• Tracking en verantwoording: Het systeem houdt bij welke onderaannemers welke van de 93 sleutels meenemen en terugbrengen, wat een duidelijk beeld geeft van de activiteiten van het personeel en ervoor zorgt dat alle partijen verantwoording afleggen.

Resultaat

Sinds de implementatie van Keycafe hebben de bouwplaatsmanagers bij Eiffage Construction elke week weer uren productieve tijd gewonnen. Onderaannemers werken nu zelfstandig zonder te wachten tot een supervisor de sleutels ophaalt, wat de downtime vermindert en de algehele workflowefficiëntie verbetert.

De beveiliging van de bouwplaats is ook aanzienlijk verbeterd. Het systeem heeft het aantal verloren sleutels en diefstallen verminderd, waardoor het bedrijf kostbare vervangingen en reparaties bespaard is gebleven. De schade aan voltooide werkzaamheden is afgenomen omdat onderaannemers zich ervan bewust zijn dat ze verantwoordelijk worden gehouden voor de omstandigheden tijdens hun toegangstijden.

Doordat dezelfde SmartBoxes hergebruikt kunnen worden bij meerdere grootschalige projecten, is het systeem kosteneffectief geworden. De kosten zijn de afgelopen twee jaar over drie bouwlocaties afgeschreven.

Het resultaat

• Aanzienlijke tijdsbesparing: Locatiemanagers besteden veel minder tijd aan het beheren van sleutels, waardoor ze zich kunnen richten op de coördinatie van het kernproject. Ook hoeven onderaannemers niet langer te wachten.
• Verbeterde beveiliging: Diefstal, vandalisme en onbedoelde schade zijn gedaald dankzij vergrendelde units, toegangscontrole en verantwoording voor onderaannemers.
• Langetermijnkosteneffectiviteit: Eén SmartBox is gebruikt voor drie grote projecten, waardoor de belangrijkste managementvoordelen over meerdere bouwlocaties zijn verspreid.