Uitdaging

Paul Davis Restoration levert schoonmaak- en hersteldiensten voor woningen, bedrijven en instellingen die zijn beschadigd door water, brand, schimmel, storm of andere rampen. Het is dan ook geen verrassing dat het een emotionele periode is voor de eigenaars het pand dat ernstige schade heeft opgelopen en de medewerkers van Paul Davis zijn er trots op dat ze de vastgoedeigenaars kunnen helpen bij het herstellen van de ernstige ontwrichting van hun leven. In staat zijn om tijdig, goed georganiseerde herstelwerkzaamheden uit te voeren is onderdeel van de job.

Het bedrijf rekent op hun wagenpark om de gespecialiseerde apparatuur en de schoonmaakspecialisten naar de werklocaties te vervoeren. Helaas raakten de sleutels van de voertuigen kwijt. Dit had niet alleen invloed op het vermogen van het bedrijf om efficiënt te reageren op oproepen omdat de voertuigen onbruikbaar waren, maar het kostte het bedrijf ook geld elke keer er een sleutel vervangen moest worden.

"We hadden een manier nodig om bij te houden aan wie de sleutel als laatste was toegewezen en wanneer deze voor het laatst was gebruikt," zegt Calvin Hamilton, Vice President Operations van het bedrijf.

Oplossing

Toen Hamilton Keycafe ontdekte, realiseerde hij zich dat de technologie wel eens precies zou kunnen zijn wat het bedrijf nodig had en besloot het uit te proberen. Het bedrijf installeerde een SmartBox en gebruikte de volledig aanpasbare functies van Keycafe om een systeem te creëren dat precies aan hun behoeften voldeed.

Elk personeelslid krijgt een unieke PIN-code toegewezen die alleen toegang geeft tot specifieke voertuigen die door hun manager zijn bepaald. Elke ochtend voeren chauffeurs hun pincode in bij de SmartBox en selecteren ze de autosleutel die ze die dag nodig hebben. 's Avonds, wanneer de dienst erop zit, wordt de sleutelhanger van elke sleutel gescand en weer ingecheckt in de SmartBox. Er worden ook reservesleutels in de SmartBox bewaard voor het geval er sleutels ontbreken.

Voor eenvoudig beheer maakt Paul Davis Restoration gebruik van Keycafe's 'Groepen'-functie, waarmee sleutels kunnen worden georganiseerd in groepen zoals ploegen of afdelingen voor snelle toestemmingen.

Resultaat

Volgens Hamilton waren de resultaten van de implementatie van het Keycafe systeem onmiddellijk merkbaar. Nu de verantwoordelijkheid niet meer kan worden betwist, kunnen sleutels probleemloos worden getraceerd en teruggevonden. Met behulp van de toegangslogs voor elke sleutel en medewerker kan het management precies zien wanneer een sleutel is meegenomen voor gebruik en door welke medewerker.

Sinds de introductie van Keycafe zijn de kosten voor het vervangen van sleutels tot bijna nul gedaald. Bedrijfsauto's staan niet langer stil en frustratie over zoekgeraakte sleutels behoort tot het verleden.