Uitdaging

Bij de Wallace Community College in Dothan, Alabama, stonden docenten en medewerkers voor aanzienlijke uitdagingen bij het gebruiken van bedrijfswagens voor reizen tussen verschillende campussen. Aangezien slechts twee mensen verantwoordelijk waren voor het beheren van de sleutels, waren logistieke uitdagingen onvermijdelijk. Docenten kregen regelmatig te maken met vertragingen, of erger, ze konden helemaal geen voertuigen gebruiken vanwege tegenstrijdige schema's van de sleutelbeheerders. Bovendien was het coördineren van onderhoud met de transportmechanicien een uitdaging omdat er geen duidelijk overzicht was van wanneer een voertuig gebruikt werd.

Het achterlaten van de sleutels loste het toegankelijkheidsprobleem op, maar leidde tot problemen met onbevoegde toegang en diefstal. Deze inefficiëntie was problematisch voor de tijdgevoelige academische en administratieve taken en benadrukte de noodzaak voor een flexibelere en betrouwbaardere oplossing die niet afhankelijk was van personeel ter plaatse om sleutels uit te geven.

Pijnpunten

• Knelpunt in voertuigtoegang: Docenten waren afhankelijk van een handmatig sleuteluitgifteproces beheerd door twee personeelsleden ter plaatse.
• Aanzienlijke vertragingen: Zonder onmiddellijke toegang tot sleutels wanneer nodig, waren instructeurs en andere chauffeurs vaak te laat voor hun afspraken.
• Geen real-time zichtbaarheid: Er was geen manier om op afstand te zien of een voertuig in gebruik was, waardoor het moeilijk werd om onderhoud en last-minute wijzigingen te plannen.

Oplossing

Keycafe bleek de perfecte oplossing na uitgebreid onderzoek door het leidinggevende team van de afdeling. De kostenefficiëntie en de intuïtieve interface onderscheidden Keycafe van andere sleutelbeheersystemen op de markt. Dankzij zowel een desktopapplicatie als een mobiele app was het gemak van toegang voor zowel beheerders als gebruikers een doorslaggevende factor in de keuze voor Keycafe. Het team kon zelfs vooraf al wennen aan het systeem dankzij de uitgebreide hulpmiddelen en documentatie van Keycafe, nog voordat hun systeem werd geleverd.

Hun procedure voor voertuigtoegang omvatte het opstellen van een aanvraagformulier in de SharePoint van de universiteit, zodat alle docenten en personeelsleden dit konden inzien en gebruiken. Als een aanvraag goedgekeurd werd door het Studenten- en Campusdiensten team, werd er een reservering aangemaakt in Keycafe. Dit systeem genereert automatisch een toegangscode en stuurt deze naar de bestuurder, geldig voor de periode van de boeking van het voertuig. De bestuurder kan vervolgens deze code gebruiken bij de SmartBox, die zich buiten het kantoor van Studenten- en Campusdiensten bevindt, om de sleutel op te halen. Dit systeem zorgde voor een vlekkeloze ophaling en teruggave van sleutels, zonder dat daar personeel bij nodig is, wat de procedure voor het gebruiken van de wagenparkvoertuigen aanzienlijk verbeterde.

De implementatie bij Wallace Community College

• Kostenbesparend: De leiding vond dat Keycafe niet alleen goedkoper was, maar ook gebruiksvriendelijker en beter toegankelijk vergeleken met andere systemen.
• Gestroomlijnd reserveringssysteem: Chauffeurs ontvangen automatisch unieke toegangscodes voor voertuigsleutels, die alleen geldig zijn voor de duur van de boeking.
• 24/7 toegang via zelfbediening: Met de SmartBox zijn sleutels op elk moment toegankelijk, zelfs zonder dat er personeel van Student en Campus Services aanwezig is.

Resultaat

De implementatie van Keycafe bij Wallace Community College leverde onmiddellijk positieve resultaten op en was meteen een groot succes. Docenten en personeel pasten zich snel aan het nieuwe systeem aan, vooral vanwege de eenvoud waarmee ze nu toegang hebben tot voertuigen. De mogelijkheid om op elk moment sleutels op te halen of terug te brengen, zonder afhankelijk te zijn van anderen, was een ware omwenteling voor de werkdynamiek op de campus. Deze nieuwe mate van zelfstandigheid en efficiëntie was een enorme verbetering, wat leidde tot significant meer tevredenheid onder de gebruikers.

Het systeem had een grotere impact dan enkel het vergemakkelijken van de sleuteluitwisseling; het bevorderde een efficiënter beheer van het onderhoudsschema van het wagenpark. Dankzij Keycafe had de onderhoudstechnieker van de universiteit toegang tot informatie over de voertuigreserveringen, wat een betere planning en uitvoering van het reguliere onderhoud mogelijk maakte. Dit zorgde ervoor dat de voertuigen in topconditie bleven en hielp de downtime te minimaliseren, wat bijdraagt aan de betrouwbaarheid van het wagenpark van de campus.

Het resultaat

• Direct positieve feedback: Zowel beheerders als chauffeurs hebben laten weten hoe waardevol Keycafe is voor de campus.
• Verbeterde onderhoudsplanning: Door gebruik te maken van de zichtbaarheid van Keycafe's boekingen, kan de monteur nu regelmatige controles uitvoeren wanneer een voertuig niet in gebruik is.
• Geen wachttijd: Instructeurs kunnen nu op tijd hun afspraken nakomen, zonder enige vertraging bij het ophalen van de autosleutels.