Uitdaging

Het in 2021 geopende Amazon Fulfillment RMU1 is een logistiek magazijn in Murcia, Spanje. Met behulp van geavanceerde robottechnologie worden in de faciliteit van 160.000 vierkante meter goederen opgeslagen en beheerd voor de bevolking in het zuidoosten van het land, met een focus op producten van lokale kleine en middelgrote ondernemingen.

Met hun activiteiten die 24 uur per dag doorgaan en duizenden werknemers, stond Amazon voor een grote uitdaging door het verlies van 1-2 sleutels per maand met het gebruik van traditionele sleutelkastjes. Dit terugkerende probleem leverde niet alleen ernstige veiligheidsrisico's op, maar leidde ook tot hogere kosten in verband met het vervangen van sleutels of het vervangen van sloten. Het ontbreken van een volgsysteem maakte het probleem alleen maar erger, omdat het bedrijf niet kon vaststellen wie verantwoordelijk was voor de zoekgeraakte sleutels. Bovendien was het moeilijk om de toegang tot sleutels te beperken voor geautoriseerd personeel op basis van functies en verantwoordelijkheden. Dit gebrek aan controle over de toegang tot sleutels was een groot probleem voor Amazon, omdat het zowel hun veiligheid als operationele efficiëntie beïnvloedde.

Pijnpunten

• Aanhoudend sleutelverlies: Verlies van 1-2 sleutels per maand, wat leidt tot veiligheidsrisico's en financiële lasten.
• Gebrek aan verantwoordelijkheid: Er is geen systeem om het sleutelgebruik bij te houden of om de personen verantwoordelijk voor de verloren sleutels te identificeren.
• Moeilijk om de toegang te beperken: Traditionele sleutelkastjes met veel sleutels gaven het personeel toegang tot sleutels die ze niet mochten gebruiken.

Oplossing

Als antwoord op deze uitdagingen koos Amazon Spanje dan ook voor Keycafe vanwege de uitgebreide en betaalbare sleutelbeheeroplossing. Het implementatieproces verliep naadloos en de Keycafe SmartBox werd geïntegreerd in hun dagelijkse werkzaamheden voor het beheer van sleutels van magazijndeuren, voertuigen en apparatuur. Ze kozen voor het verificatiesysteem met pincode van Keycafe voor elk personeelslid, waardoor gecontroleerde, geautoriseerde toegang en transparant bijhouden van sleutelgebruik mogelijk werd. Het gebruiksgemak was een belangrijke factor, omdat het personeel snel vertrouwd raakte met de gebruiksvriendelijke interface van Keycafe.

De implementatie van Amazon

• Selectie van Keycafe: Gekozen vanwege het uitgebreide, maar toch betaalbare systeem.
• Implementatieproces: De integratie van Keycafe in de activiteiten van Amazon verliep soepel en het personeel ging er snel mee aan de slag.
• Pincode-autorisatie: Het personeel heeft alleen toegang tot sleutels waar ze toestemming voor hebben gekregen en al het sleutelgebruik wordt automatisch geregistreerd.
• Gemakkelijke ingebruikname:Snelle inwerking door personeel dankzij de intuïtieve aard van het systeem.

Resultaat

De implementatie van Keycafe bij Amazon Spanje leverde direct aanzienlijke resultaten op. Het meest opvallende resultaat was het volledig elimineren van sleutelverliezen, waardoor het beveiligingsniveau van het bedrijf drastisch verbeterde. Daarnaast zorgden de robuuste volgmogelijkheden van het systeem voor een duidelijke verantwoording voor het gebruik van sleutels. De medewerkers vonden het systeem intuïtief en eenvoudig, wat een positieve bijdrage leverde aan hun dagdagelijkse operationele efficiëntie. De oplossing van Keycafe sloot goed aan bij de doelstellingen van Amazon Spanje voor effectief sleutelbeheer, wat leidde tot een hoge tevredenheidsscore.

Het implementeren van Keycafe is een belangrijke stap voorwaarts voor het operationele management van Amazon Spanje. Door het probleem van sleutelverlies effectief aan te pakken en een cultuur van verantwoordelijkheid en nauwkeurigheid in te voeren, heeft Keycafe bijgedragen aan het verbeteren van de algehele veiligheid en efficiëntie van de activiteiten van Amazon Spanje.

De uitkomst

• Eliminatie van sleutelverlies: Nul sleutelverliezen meer, waardoor de beveiliging aanzienlijk is verbeterd en de kosten zijn verlaagd.
• Verbeterde verantwoording: Een uitgebreid logboek van de geschiedenis van het ophalen en afgeven van sleutels betekent dat al het sleutelgebruik wordt geregistreerd.
• Inwerking van het personeel: Het systeem wordt positief ontvangen vanwege het intuïtieve ontwerp en het gebruiksgemak.
• Afgestemd op het sleutelbeheerbeleid: Voldoet aan de behoefte van het bedrijf aan een duidelijk beleid, robuuste toegangscontroles, bijhouden van gegevens, toegangsbeperking en training van medewerkers.