Uitdaging

Biotix Environmental Solutions, een in Quebec gevestigd milieuadviesbureau, kampte met aanhoudende hoofdpijn: ontbrekende sleutels en geen transparantie in het gebruik van sleutels. Marianne Boivin, Executive Assistant van Biotix, was met eigen ogen getuige van de tol die dit eiste van de dagelijkse werkzaamheden. Met een team van 19 mensen zorgden zoekgeraakte sleutels van faciliteiten en voertuigen voor vertragingen en frustratie. Tijdverspilling bij het zoeken naar sleutels was een aanzienlijke inefficiëntie in een verder goed geoliede machine. Biotix had een oplossing nodig die zowel verantwoordelijkheid als gemakkelijke toegang bood, zonder de veiligheid in gevaar te brengen.

Pijnpunten

• Belangrijke knelpunten: Verloren en verkeerd geplaatste sleutels zorgden voor vertragingen bij het bereiken van klantlocaties.
• Verantwoordingskloof: Er bestond geen systeem om realtime en historische sleuteltoegang bij te houden.
• Verspilde productiviteit: Er werd tijd besteed aan het zoeken naar ontbrekende sleutels in plaats van aan productieve taken.

Oplossing

Biotix probeerde eerst hun eigen methoden: een notitieblok naast de toetsen en Apple AirTags. Gebruikers vergaten of negeerden echter vaak het loggen van hun gebruik, en hoewel de AirTags het mogelijk maakten verloren sleutels terug te vinden, deden ze niets om te voorkomen dat deze verkeerd werden geplaatst.

Na een vergelijking van sleutelbeheersystemen kwam Biotix uit op Keycafe als de optimale oplossing. Ze waren onder de indruk van de praktische bruikbaarheid en betaalbaarheid ervan in vergelijking met andere opties en wisten dat ze het antwoord hadden gevonden. Keycafe bood een alomvattende oplossing voor al hun sleutelbeheerproblemen: een handig, toegankelijk en traceerbaar systeem. Om een sleutel op te halen, identificeren medewerkers zich door hun unieke toegangscode in te voeren op de SmartBox, die vervolgens een lijst toont met sleutels waarvoor ze toestemming hebben gekregen om te gebruiken. De sleutelteruggave gebeurt met dezelfde code en de details van elke transactie worden geregistreerd.

Door het SmartBox-sleutelbeheersysteem van Keycafe te implementeren, kreeg Biotix volledige traceerbaarheid voor elke sleutel, waarbij automatisch werd vastgelegd wie de sleutel nam en wanneer. Dit niveau van verantwoordelijkheid en efficiëntie was precies wat Biotix nodig had. Bovendien ontdekten ze dat de gebruiksvriendelijkheid van het systeem ervoor zorgde dat zelfs hun niet-technisch onderlegde personeel hun nieuwe workflow snel kon begrijpen.

Implementatie van Biotix Environmental Solutions

• Het Keycafe-voordeel: Biotix koos Keycafe vanwege de superieure functies, het gebruiksvriendelijke ontwerp en de lage kosten in vergelijking met concurrerende sleutelbeheersystemen.
• Traceerbaar en transparant: Sleuteltoegang waarvoor authenticatie vereist is, en gedetailleerde gebruikslogboeken zorgden voor gemoedsrust bij het Biotix-beheer.
• Snelle acceptatie door personeel: Dankzij intuïtieve software en workflows konden zowel gebruikers als beheerders het systeem vanaf de eerste dag gebruiken.

Resultaat

Na twee maanden Keycafe rapporteerde Biotix een significante afname van verloren sleutels – van meerdere keren per week naar maximaal één keer per maand. Bovendien worden verloren sleutels nu veel sneller teruggevonden omdat ze te herleiden zijn tot de laatste gebruiker. Deze dramatische vermindering van het aantal sleutelgerelateerde problemen leidde tot een soepelere bedrijfsvoering, waardoor talloze uren werden vrijgemaakt die voorheen verloren gingen met zoeken en wachten.

Voor Biotix gingen de voordelen verder dan alleen sleutels. Ze ontdekten onverwachte voordelen zoals een sterker verantwoordelijkheidsgevoel bij medewerkers en het idee om bedrijfscreditcards in de SmartBox te plaatsen. Het boekhoudteam kan nu gemakkelijk achterhalen welke medewerker een aankoop heeft gedaan (en wie ze moeten achtervolgen voor een factuur!).

Het resultaat

• Operationele efficiëntie: Aanzienlijk minder tijd besteed aan het zoeken naar sleutels en het samenstellen van een bewakingsketen, wat de algehele efficiëntie vergroot.
• Verantwoordelijkheid van het personeel: Gedetailleerde toegangslogboeken verbeterden de veiligheid en zorgden ervoor dat het personeel zich bewuster werd van het gebruik van hun voertuigen.
• Voordelen die verder gaan dan sleutels: Creditcards die in de SmartBox worden geplaatst, worden op dezelfde manier bijgehouden als sleutels, wat resulteert in een transparanter uitgavenbeheer van medewerkers.