Uitdaging

Van het inrichten van pop-up winkels tot het leveren van opslag, van het bouwen van tentoonstellingen tot het maken van op maat gemaakte banners, E-Demonstrations is er trots op dat het kan voldoen aan elke evenementgerelateerde vraag, hoe last-minute ook. E- Demonstrations, gevestigd in Antwerpen in België, biedt zo ongeveer alles wat een organisatie zich kan wensen bij het organiseren van een evenement, en levert alles van decors tot eten tot op maat gemaakte evenementen-apps.

Auto's en vrachtwagens spelen een grote rol in de diensten van het bedrijf, waaronder gewone evenementenvoertuigen, "white label" voertuigen die van branding op maat voorzien kunnen worden, aanhangwagens en meer. Alles bij elkaar heeft het bedrijf een vloot van meer dan 90 voertuigen. Bovendien kreeg het bedrijf onlangs een contract van de stad Antwerpen voor de bouw van noodwoningen voor Oekraïense vluchtelingen.

General manager Yo Engelen vertelt: "Tien of meer collega's moeten bellen om erachter te komen wie de sleutels van een bepaald voertuig heeft, verloren sleutels, geen duidelijk idee hebben wie welke sleutels had meegenomen en wanneer..." wanneer sleutels zoekraken.

Er moest duidelijk een oplossing komen.

Oplossing

E-Demonstrations investeerde in het Keycafe SmartBox systeem. "We hebben geen andere opties overwogen," zegt Engelen. "De gebruiksvriendelijkheid van Keycafe en het zeer snelle antwoord op onze vragen bevielen ons goed."

Het bedrijf implementeerde een aangepaste workflow die perfect werkt voor hen: "Onze beheerder maakt voor elk personeelslid een gebruikersprofiel aan en verzorgt ook het dagelijks beheer van de sleutels. Als een nieuw voertuig aan ons wagenpark wordt toegewezen, labelt ze ook de sleutels en voegt ze deze toe in het Keycafe-systeem."

Elk personeelslid gebruikt de Keycafe mobiele app om toegang te krijgen tot sleutels waarvoor ze toestemming hebben gekregen. Elke keer een sleutel opgehaald of afgeleverd wordt, wordt hun ID, de tijd en locatie van de toegang tot de sleutel geregistreerd, zodat het management een sleutelhistoriek heeft in geval van verlies van een sleutel. De beheerder kan op elk moment en vanaf elke plek de toestemmingen van het personeel beheren met behulp van de Keycafe app.

Resultaat

De duidelijkheid over toegangsrechten en de mogelijkheid om na te gaan wie welke sleutels heeft gebruikt, heeft E-Demonstrations veel tijd en frustratie bespaard. "Voorheen moesten we contact opnemen met verschillende medewerkers om erachter te komen wie een sleutel niet had ingeleverd," zegt Engelen. "Nu, als een sleutel niet is ingeleverd, kunnen we gemakkelijk achterhalen wie hem het laatst heeft ontleend."

Engelen prijst ook de eenvoud van het systeem en voegt eraan toe dat minder verloren sleutels betekenen dat het bedrijf geld bespaart omdat het geen nieuwe sleutels meer hoeft te laten maken. Nu de sleutels georganiseerd zijn en er accountability is, kan E-Demonstrations gemakkelijker inspelen op de behoeften van zijn klanten.