Uitdaging

Op zoek naar een zaal om te huren voor je verenigingsevenement of vergadering in Genève? Het Maison Internationale des Associations (MIA) van Genève opent zijn deuren om jou de gelegenheid te geven je evenementen te organiseren in een perfecte omgeving. Vergaderingen, conferenties, voorstellingen of concerten, het MIA van Genève verhuurt je de ruimte om onvergetelijke momenten te creëren.

Met niet minder dan 13 beschikbare huurzalen en slechts 10 medewerkers had het MIA moeite met het verwerken van de sleuteloverdracht aan zijn klanten. Het verhuren van ruimtes in de ochtend, middag en avond impliceert de voortdurende aanwezigheid van iemand bij de receptie voor een succesvol sleutelbeheer. Omdat deze taak kan worden geautomatiseerd, besloot het team initiatief te nemen om het probleem op te lossen.

Oplossing

De MIA in Genève leerde het Keycafe sleutelbeheersysteem kennen via mond-tot-mondreclame. Het aanleveren van sleutels aan klanten buiten de kantooruren is altijd een uitdaging geweest voor het MIA. Het verhuren van ruimtes 's avonds laat vormde zowel uit persoonlijk als uit logistiek oogpunt een probleem voor het personeel, maar met de komst van Keycafe en hun slimme sleutelbeheersysteem is daar verandering in gekomen.

De SmartBox van Keycafe, die de sleuteltoegang voor zowel personeel als gasten automatiseert, heeft de manier veranderd waarop het MIA sleutels ter beschikking stelt aan klanten die een ruimte hebben geboekt. Zodra een boeking is bevestigd, ontvangen klanten een code rechtstreeks op hun telefoon waarmee ze de sleutels van hun ruimte kunnen ophalen, zonder menselijke tussenkomst of de aanwezigheid van personeel ter plaatse. Na afloop van hun evenement worden de sleutels gewoon weer teruggegeven aan de SmartBox, klaar voor de volgende boeking.

Resultaat

De installatie van het Keycafe systeem in de MIA in Genève verliep vlekkeloos en de werknemers begrepen onmiddellijk het praktische nut van het systeem. Het is niet meer nodig om 's nachts langer te werken voor het afgeven van sleutels, wat voor het bedrijf een aanzienlijke besparing op personeelskosten betekent. Klanten halen hun sleutel nu direct op de door hen gereserveerde tijden op.

Voor MIA zijn de resultaten overweldigend positief. Aan het eind van de dag zijn de kopzorgen in verband met het plannen van nachtdiensten van medewerkers voorbij en hebben MIA-klanten nu een aanzienlijke autonomie, omdat ze zelf de sleutel van hun ruimte kunnen ophalen. Het resultaat is minder werkdruk voor het personeel en meer flexibiliteit voor de gasten.